La cucina regno del caos
Quando i miei figli hanno studiato all'estero sono andati ad abitare insieme e noi andavamo a trovarli spesso facendo dei weekend lunghi. Naturalmente ci cedevano, a turno, il loro letto grande abbastanza per starci comodamente in due. E naturalmente avevano una cucina abbastanza attrezzata che utilizzavamo spesso. Il problema era il livello di disordine della cucina che impediva di trovare le cose più elementari quando servivano. Pur avendoli mandati da adolescenti a fare un corso di cucina professionale, appresero a cucinare ma non il concetto di mise en place, cioè di preparazione.
Consapevole del fatto che se avessi messo in ordine io la loro cucina non avrebbero comunque trovato nulla, poiché l'ordine sarebbe stato fatto secondo i miei personali criteri (inoltre avrei creato una cattiva abitudine: "tanto c'è qualcuno che ci pensa"), decisi di farlo insieme utilizzando le 5S.
Cosa sono le 5S
5S è una pratica giapponese che è parte integrante dell'approccio Lean Thinking. Si tratta di una serie di regole che vanno applicate regolarmente e che partono dal presupposto che le persone non debbano necessariamente sapere dove sono gli strumenti di cui hanno bisogno per fare il loro lavoro e che debbano essere facilitate nel trovarli, prelevarli e nel riporli in modo che chiunque altro ne abbia bisogno sia in grado di identificare al volo dove sono.
Le 5S sono:
Seiri = Sort = decidere che cosa tenere e cosa gettare.
Seiton = Systematize = ordinare dando una priorità all'utilizzo e all'ergonomia.
Seiso = Clean = pulire e mantenere pulito.
Seiketsu = Standardize = standardizzare, ovvero mantenere.
Shitsuke = Self-discipline = ripetere il processo periodicamente, l'ordine non si mantiene da solo e le esigenze cambiano con il tempo.
L'applicazione pratica
Primo passaggio: Seiri (Sort)
Così iniziammo. Tirammo fuori dai cassetti tutti gli strumenti, le posate, le pentole, gli elettrodomestici e iniziammo il processo di decisione. Che cosa viene utilizzato tutti i giorni? Nel processo che si conduce in una fabbrica andrebbe attaccato un cartellino verde. Che cosa invece viene utilizzato ogni tanto ma è utile tenere perché potrebbe servire? In questo caso in fabbrica si attacca un cartellino giallo con la data in cui è stato selezionato durante il processo di 5S e, quando viene utilizzato nuovamente con la data di nuovo utilizzo. Perché? Perché il criterio di selezione delle 5S applica la regola: se non è stato utilizzato nemmeno una volta negli ultimi sei mesi probabilmente non verrà mai utilizzato. Questa regola evita di cadere nella trappola del 'non si sa mai' per cui si finisce per accumulare quantità di oggetti inutili che non verranno mai utilizzati e che occupano spazio e creano confusione. Infine gli oggetti inutili che vanno eliminati. In fabbrica vengono contraddistinti con un cartellino rosso con la data del 5S e il nome della postazione e posizionati in un apposito luogo per permettere ad altri operatori di vederli e capire se possono essere a loro utili prima di essere gettati dopo sei mesi.
Secondo passaggio: Seiso (Clean)
Prima di applicare il secondo passaggio, Seiton, cioè quello di prioritizzare dove vanno collocati, quando si svuotano dei cassetti di strumenti, pentole ed elettrodomestici che sono da molto tempo rimasti lì, si scopre che si è accumulata una certa quantità di briciole e di ogni altro tipo di sporco creato dall'attività culinaria e dalla polvere locale della città in cui si vive. Il fatto di averli completamente vuoti è un'ottima occasione per applicare Seiso e fare una pulizia completa prima di reintrodurre gli strumenti. Andrebbe fatto periodicamente, come prevedono gli ultimi due passaggi delle 5S.
Terzo passaggio: Seiton (Systematize)
È arrivato il momento di applicare Seiton, ovvero prioritizzare dove mettere pentole e strumenti secondo l'ordine di utilizzo e di comodità. Naturalmente è una sperimentazione, non sappiamo se le posizioni prescelte ci torneranno comode. Per questo 5S è una pratica ciclica, che va esercitata a ritmo costante periodicamente inseguendo la perfezione che, in quanto tale, è irraggiungibile e richiede adattamenti costanti nel percorso di miglioramento continuo.
Purtroppo ci fermammo a questo primo ordine senza introdurre la costanza del miglioramento e quindi la ciclicità periodica delle 5S.
Il Visual Management System
Un altro aspetto significativo è che le 5S prevedono l'implementazione di Visual Management System e viceversa, un Visual Management System non può fare a meno delle 5S che ne sono il presupposto. Significa che, una volta assegnati i posti agli strumenti, scrivo il loro nome ben visibile e traccio la loro sagoma per non creare confusione tra strumenti simili ma diversi. In questo modo chiunque, anche qualcun di esterno all'azienda, potrebbe identificare dove si trovano gli strumenti e dove riporli dopo il loro utilizzo.
La board di prenotazione e il sistema kanban
Per completezza, nei luoghi di lavoro dove il Lean Thinking è molto avanzato, ci sarebbe anche una board con la prenotazione di utilizzo da parte degli operatori durante la giornata lavorativa. Questo perché chi sa di aver bisogno di un determinato strumento per fare un lavoro non lo inizia se non sa che quello strumento non è disponibile, si prenoterà per un altro orario e intanto si dedicherà ad un altro lavoro non perdendo tempo in attese. C'è un altro motivo, se uno strumento venisse utilizzato a tal punto da rallentare il lavoro complessivo delle persone questo sarebbe un chiaro segnale della necessità di acquisirne un altro. Se invece si tratta di materiali di consumo, vale lo stesso criterio di 5S e Visual System, viene invece utilizzato un sistema kanban, quando qualcuno prende il materiale e ne rimangono solo un certo numero di scorte, la persona che lo preleva mette il cartellino kanban nella board degli ordini dove l'addetto al procurement preleva periodicamente i cartellini dei materiali da riordinare.
La lezione: non è un metodo, è un mindset
Torniamo alle nostre 5S. Inutile dire che l'intervento fu una tantum, come spesso accade nelle organizzazioni, non riuscii a infondere ai miei figli l'aspetto più importante, la standardizzazione, la disciplina, la ciclicità, il miglioramento continuo.
Durante la visita di alcuni siti produttivi in Giappone scoprii che non viene utilizzata la dizione 5S ma 3S, questo perché se si applicano bene le prime 3S le rimanenti 2S, seiketsu e shitsuke (standardize e sustain) ne fanno già parte.
Il metodo 3S o 5S, infatti, non è qualcosa che si applica una volta sola, è un mindset, un approccio, una filosofia di vita. Non è una questione di metodo, si tratta di interiorizzare la pratica facendola diventare una cultura organizzativa, una pratica di vita legata con la filosofia di migliorare il luogo di lavoro e allo stesso tempo le persone. Attraverso l'applicazione costante delle 3S le persone evidenziano i problemi, trovano le soluzioni, le sperimentano. Le 3S inducono le persone a cambiare prospettiva, a non pensare solo alle soluzioni migliori per sé ma anche per gli altri, per la collettività.
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