Il tempo è la nostra più importante risorsa non rinnovabile. Un anno passato é già storia. Come abbiamo scelto di trascorrere quelle 8.760 ore ci definisce nel presente e dà forma al nostro futuro. Cosa abbiamo imparato? Siamo cresciuti? Abbiamo approfondito le nostre relazioni? Creato valore? Come trascorriamo il nostro tempo è importante. L’aspetto di come impieghiamo il tempo sul lavoro è significativo.
Il Management Lab stima che la burocrazia negli Stati Uniti abbia un costo di circa 3.000 miliardi di dollari all’anno, ovvero un settimo dell'intera economia americana. Non è solo un costo economico, è un costo morale. Le persone stanno consumando tempo prezioso in attività che non contano, tempo che avrebbero preferito trascorrere con le loro famiglie, amici, comunità e organizzazioni sociali.
E cosa succede del tempo trascorso al lavoro? Julian Birkinshaw e Jordan Cohen, dopo tre anni passati a studiare i knowledge workers, sono giunti ad un’importante conclusione: le persone devono smettere di eseguire compiti irrilevanti e sostituirli con un lavoro che davvero aggiunga valore. La loro ricerca ha rilevato che le persone dedicano in media un impressionante 41% del loro tempo a compiti irrilevanti e discrezionali che non portano loro soddisfazione e che potrebbero essere svolti con competenza da altri. Hanno anche evidenziato che se gli executives si impegnassero consapevolmente potrebbero ridurre drasticamente le ore di lavoro che non aggiungono valore. E questo é incoraggiante.
Il fondatore del Gruppo Crankset, Chuck Blakeman, ha utilizzato con successo per anni un processo che chiama Freedom Mapping. Invita i leaders e lo staff a identificare i vari componenti dei loro processi e a porsi due domande fondamentali: 1) Nell’eseguire questo compito sto veramente usando il mio tempo nel migliore dei modi? 2) Se la risposta é no, come posso fare in modo che non succeda più?
Michael Grove, forza trainante di HumanCentric Labs, ha sviluppato un'applicazione software (CollabWorks) che scompone i ruoli in attività che portano più o meno valore. Questo consente alle persone di ottimizzare il loro lavoro individuando come loro stessi possono creare valore. Questo processo incide notevolmente sul tempo e sull’energia dei manager tradizionali permettendo loro di diventare coaches e mentori. Man mano che le persone si dedicano con trasparenza ad attività di maggior valore, l'organizzazione trae beneficio dal complesso dei loro sforzi e le performance risultano più elevate. Il risultato? La burocrazia diventa essenzialmente irrilevante e piano piano svanisce.
Birkinshaw e Cohen nella loro ricerca hanno evidenziato le due forze trainanti che perpetuano il circolo vizioso del tempo sprecato: le persone si aggrappano a compiti che le fanno sentire impegnate e importanti, e i capi caricano le persone di lavoro in nome dell'efficienza (fino a quando non collassano, ovviamente). Vincere queste forze richiederà a livello personale una comprensione obiettiva e a livello manageriale una leadership visionaria.
La posta in gioco è alta, il tempo scivola via velocemente e mai ritorna.
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