Grazie alle evoluzioni sempre più rapide delle tecnologie, molte attività che prima dovevano essere svolte manualmente, possono essere automatizzate. McKinsey Global Institute stima che più dell'81% del lavoro fisico prevedibile, il 69% di elaborazione dei dati e il 64% delle attività di raccolta dei dati potrebbe essere automatizzato. Questo passaggio all’automazione però non va dato per scontato.
Infatti il sondaggio condotto da Mckinsey poco prima della pandemia di COVID-19 suggerisce che da una parte sono sempre di più le aziende che perseguono l'automazione, dall’altra questo aumento non ha aumentato il numero di successi. Infatti in questi ultimi anni non vi è stato un significativo cambiamento nella percentuale di successi.
Dalla survey emerge che solo il 61% degli intervistati afferma che la propria azienda ha raggiunto gli obiettivi di automazione.
Cosa può fare aumentare la percentuale di successo?
Sicuramente il passaggio all’automazione richiede nuove competenze che permettano una corretta ed efficiente esecuzione dei processi automatizzati, ma non solo: devono avere anche un impatto significativo.
Se vengono automatizzati processi già di per sé inefficienti o vengono automatizzate solo quelle attività inerenti ad un unico dipartimento o vengono automatizzate attività che non portano nessun vantaggio al cliente finale, si rischia di perdere tempo. È fondamentale partire dall’identificazione dei processi più critici.
Come fare?
Ecco che l’approccio e le competenze Agile, partendo soprattutto da un progetto pilota Agile possono venire incontro alle aziende che vedono l’automazione come una priorità strategica e che stanno avviando uno sforzo di automazione di attività e processi.
Come può quindi aiutare il mindset Agile in questa trasformazione?
Mindset Agile
Come abbiamo visto non sono poche le aziende che non riescono a ottenere i risultati voluti con l’automazione. Cosa gli impedisce di avere il successo sperato?
Per poter comprendere come l’automazione può portare valore è fondamentale individuare i processi critici. Per le aziende convenzionali, però, è veramente difficile svolgere queste attività per due principali motivi:
-una visione autoreferenziale;
-la divisione in silos che detta il modello operativo.
Questo approccio convenzionale infatti porta l’organizzazione a concentrarsi su tutte quelle attività, pratiche e processi che non portano valore al cliente finale e che non hanno una visione sistemica.
Sempre Mckinsey sottolinea che le aziende con maggior successo nella trasformazione sono quelle che si sono concentrate sull’automazione di attività di grande valore per l’organizzazione che non si limitano al processo di una singola funzione, ma considerano l’intera filiera ent-to-end.
Inoltre un altro fattore di successo è stata la comunicazione diffusa in tutta l’organizzazione, cosa che nelle organizzazioni convenzionali è resa difficile dalla divisione in dipartimenti.
Infatti uno dei fattori di successo più sottolineato è stata la collaborazione interfunzionale.
Il modo migliore per ottenere tutto ciò è costituire teams costituito da tutte le competenze che contribuiscono con le loro attività al flusso del valore per il cliente finale, fino ad allargare, se necessario, la collaborazione ai fornitori di servizi e venditori di terze parti per reinventare i processi critici e rendere efficace l'automazione.
Tutte queste indicazioni sembrano suggerire che un’organizzazione Agile composta da team multifunzionali, autonomi e responsabili del processo end to end e interamente centrata sul cliente ha sicuramente più facilità nella revisione dei processi e nella loro automazione.
Ma se la maggior parte delle aziende sono ancora convenzionali, come possono riuscire ad avere successo con l’automazione dei processi?
Il progetto pilota Agile
Un progetto pilota è il punto di partenza per le organizzazioni che vogliono implementare le metodologie e soprattutto il Mindset Agile. È un metodo per ridurre l’impatto che una trasformazione Agile potrebbe avere nell’organizzazione consentendo alle persone di apprendere e sperimentare.
Cosa c’entra tutto questo con l’automazione?
Un progetto pilota Agile parte con l’identificazione della filiera di processi che si vuole trasformare in ottica Agile. Molte aziende che hanno fatto un progetto pilota hanno deciso di lavorare sulla filiera che dal front end, il contatto con il cliente, risale a monte fino allo sviluppo di nuovi prodotti, comprendendo quindi molteplici funzioni che interagiscono nella filiera di processi. Si parte dalla definizione del valore per il cliente finale e si integrano le competenze in un team multifunzionale che lavora al di fuori dei silos dipartimentali per fornire nel più breve tempo possibile il valore al cliente.
Il progetto pilota Agile permette di seguire tutti i fattori che consentono il successo dell’automazione dei processi a partire dal loro ridisegno in funzione del flusso e del valore per il cliente finale in termini di efficienza ed efficacia e andando a identificare tutte quelle attività che automatizzate facilitano la relazione, le interazioni e la creazione di valore.