Le divisioni interne e la mancanza di comunicazione tra i vari dipartimenti possono ostacolare l'innovazione, rallentare i processi e ridurre la capacità di un'azienda di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato. Una soluzione efficace per superare queste barriere è l'implementazione dell’approccio Obeya.
Il termine Obeya significa "grande stanza”in giapponese. Questo approccio, sviluppato originariamente in Toyota, si basa sulla creazione di uno spazio fisico o virtuale dove team interfunzionali possono collaborare, condividere informazioni e prendere decisioni in modo rapido e trasparente. Obeya funge da hub centrale per la gestione dei progetti, promuovendo una visione olistica e facilitando la sinergia tra diverse funzioni aziendali. Obeya si fonda su due pilastri che si rinforzano tra di loro: un sistema di gestione visuale e un’architettura collaborativa, il che significa far funzionare insieme l’aspetto tecnico/processo con quello sociale/persone.
Per iniziare ad utilizzare Obeya è necessario un approccio strutturato e un progetto reale per implementare i diversi passaggi in modo concreto. Ecco brevemente come iniziare:
Decidete se l'Obeya sarà un ufficio fisico dedicato o una piattaforma digitale. Entrambe le opzioni hanno i loro vantaggi e possono essere utilizzate in base alle esigenze specifiche dell’azienda. Assicuratevi che lo spazio scelto sia facilmente accessibile a tutti i membri del team e che tutte le informazioni rilevanti siano visibili.
Stabilite obiettivi chiari e misurabili per il progetto che dovrebbero essere allineati con la visione e la strategia dell’azienda. Identificate anche i Key Performance Indicators (KPI) che saranno utilizzati per monitorare i progressi e il successo del progetto.
Utilizzate bacheche, grafici, diagrammi e altri strumenti visivi per rappresentare lo stato del progetto, i punti critici e le aree di miglioramento. Mantenete i dati aggiornati in tempo reale per riflettere accuratamente la situazione attuale.
Pianificate incontri regolari dove i membri del team possono aggiornarsi reciprocamente, discutere le sfide e prendere decisioni. Ogni incontro dovrebbe avere un'agenda chiara e essere focalizzato sui problemi più importanti.
Incoraggiate la trasparenza e la comunicazione aperta tra i membri del team. Create un ambiente sicuro in cui tutti si sentono liberi di esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni.
C’è bisogno di persone che facilitano l'implementazione dell’approccio Obeya. Questo aiuta i team a capire e applicare i principi di Obeya, garantendo che la collaborazione e la comunicazione siano ottimizzate. È perciò buona prassi utilizzare persone che possiedono competenze in gestione visiva, facilitazione e comunicazione, una profonda comprensione dei processi e delle dinamiche di team, e una conoscenza di diverse metodologie, pratiche e strumenti che possono essere utili ai team nelle diverse fasi del progetto, sviluppo prodotto o processo.
Utilizzare l’approccio Obeya può trasformare il modo in cui le aziende operano, abbattendo i silos e promuovendo una cultura di collaborazione e innovazione.
Obeya abbatte i silos principalmente creando un ambiente di lavoro dove la trasparenza e la collaborazione sono fondamentali. In Obeya, tutte le informazioni rilevanti per un progetto sono accessibili a tutti i membri del team in un unico posto, indipendentemente dal dipartimento di appartenenza. Questo facilita una visione condivisa degli obiettivi e dello stato del progetto, eliminando le barriere informative che spesso separano i diversi dipartimenti aziendali.
Adottando questa metodologia e con l'aiuto di un Obeya Coach, le aziende possono affrontare le sfide di business con maggiore agilità e resilienza, migliorando la comunicazione, accelerando le decisioni e aumentando l'innovazione.
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