Forse non è l’approccio Agile più conosciuto, come il Lean Thinking, non è neppure una metodologia Agile come Scrum, nemmeno uno strumento come Kanban, di cui hai sicuramente sentito parlare. Ma conoscere che cos’è Obeya e come funziona può far svoltare la vita della tua organizzazione.
In questo articolo partiamo dalle sue origini, scopriamo che cosa significa e per cosa è utilizzata Obeya.
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Le origini e la storia
Nel settembre del 1993 Toyota decise di costruire un nuovo tipo di auto. Lo scopo generale era di:
- costruire un nuovo metodo per produrre l’auto per il XXI secolo
- costruire un nuovo metodo per sviluppare l’auto per il XXI secolo
con l’obiettivo di minimizzare il volume del veicolo, massimizzare gli spazi interni e economizzare il consumo di carburante.
Il progetto è iniziato dando l’incarico a Takeshi Uchiyamada, un ingegnere che non aveva mai lavorato nel disegno di sviluppo dei veicoli proveniente dall’area di test, con un team di 30 componenti. La richiesta era che venisse presentato il concept in tre mesi, che chiaramente non erano sufficienti per fare un prototipo ma si predisposero a mostrare un blueprint a metà scala. E di presentare il prototipo alla fiera automobilistica due anni dopo (tenete conto che prima di allora nessuno aveva sviluppato un prototipo in meno di cinque anni).
Come risultato del progetto non solo il team sviluppò quella che sarebbe diventata l’auto ibrida più venduta del mercato, lo fece in meno della metà del tempo dei concorrenti e presentò il prototipo finito al pubblico con due mesi di anticipo rispetto alla data prevista di lancio. A questi risultati si aggiunge il fatto che ha ideato una metodologia di lavoro che conosciamo con il nome di concurrent engineering e un approccio di lavoro chiamato Obeya, che sarebbe diventato lo standard in Toyota.
Il significato di Obeya
Obeya (termine giapponese che significa “grande stanza”) in Toyota era appunto una grande stanza dove tutti gli strumenti resi visuali erano raccolti, esposti e soprattutto mantenuti aggiornati dai vari responsabili delle diverse funzioni che componevano il team. Vi erano:
- lo stato di avanzamento di ogni area e ogni fornitore chiave,
- gli scostamenti dai target stabiliti,
- profit & loss e altri importanti indicatori di performance,
- i componenti dello smontaggio di parti dei competitors,
- i disegni del progetto,
- informazioni sulla forza lavoro.
Qualsiasi componente del team poteva revisionare questi strumenti, mentre il responsabile doveva mantenere costantemente aggiornato il proprio, qualsiasi scostamento di performance o dai tempi era immediatamente visibile a tutti.
Sistema di gestione visiva (Visual Management System e Information Radiator)
In un unico luogo, la grande stanza, il team visualizza il flusso del lavoro e le persone coinvolte nelle diverse attività in tempo reale, lo stato di avanzamento del lavoro, la panoramica delle performance e degli obiettivi, può intervenire tempestivamente su colleghi carichi di lavoro e ridistribuire le attività, ha una visione trasparente di quali possono essere i blocchi del progetto e risolvere problemi in tempi rapidi.
Obeya è lo spazio dove si costruisce l’architettura collaborativa in cui la strategia incontra le execution, le decisioni vengono prese rapidamente su base consensuale, il che evita perdite di tempo e assicura l’impegno dei team e quello individuale.
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Ora che hai visto come è nata e a che cosa serve un Obeya è sicuramente il momento di conoscere come funziona nel pratico. In questo modo avrai più informazioni per comprendere se è un approccio che fa al caso tuo e del tuo team.
Quali lavagne appendere alle pareti? Chi coinvolgo? Quali sono le informazioni essenziali? Da dove cominciare? Scarica l'estratto del libro Obeya Management System. Collaboration by Design: un approccio diverso ad Agile.