Come ottimizzare il processo di progettazione

Nel mondo della progettazione tecnica e dei servizi nel settore dell'architettura e dell'interior design, l'adozione di pratiche agili ha portato una rivoluzione significativa. In questo caso di studio esaminiamo come un'azienda ha trasformato radicalmente il suo modo di lavorare, passando da un approccio basato sui singoli progetti a una visione più ampia ed efficiente dei processi.

Molte aziende che lavorano su commessa e fanno lavori specifici e personalizzati in base alle richieste del cliente seguono, solitamente, un approccio per progetti e fanno ricorso alle metodologie di Project Management convenzionali, perché pensano che ogni richiesta di un cliente sia diversa e unica e richieda una pianificazione e uno sviluppo a sé stanti.

Questo approccio ha però delle conseguenze pratiche poco efficaci e ancor meno efficienti.

1. La prima è l’adozione di strutture a matrice con manager funzionali a capo di risorse specializzate e Project Manager responsabili dei progetti che pescano part time e a tempo determinato le risorse necessarie al progetto dai dipartimenti, il che scatena una competizione interna per ottenere le migliori risorse.
2. La seconda è che il lavoro di una persona frammentato su una molteplicità di progetti porterà risultati scadenti e tutto al rallentamento del lavoro complessivo.
3. La terza è che terminato il progetto le persone vengono inserite in nuovi progetti con la stessa logica di progetto unico e di frammentazione delle risorse, il che significa che difficilmente l’azienda capitalizzerà in apprendimento organizzativo e con larga percentuale di certezza ripeterà gli errori fatti in passato.
4. La quarta è che queste organizzazioni centralizzano nelle figure manageriali e dei Project Manager le informazioni importanti. Alle persone vengono imposte le attività senza comprenderne il senso e senza quindi poter  portare contributi di valore.
5. Infine questo sistema non aiuta a far crescere le persone all’interno dell’azienda e avrà bisogno di persone straordinarie per ottenere risultati ordinari.

Il caso di studio di cui stiamo parlando è un’azienda di progettazione, acquisizione e messa in opera di impianti architettonici e di interior design. L’azienda era organizzata come appena sopra descritto e voleva compiere un salto verso una maggiore efficienza lavorativa, una migliore efficace progettuale e comprendere come avrebbe potuto far crescere più rapidamente le nuove risorse.

Cambiare prospettiva

Grazie al lavoro di un Agile Coach esterno che ha introdotto i principi agili nell’organizzazione, l'azienda ha abbandonato la logica di progetto a favore di un'ottica di processo. Questo ha permesso di concentrarsi sull'efficienza e sugli elementi critici necessari per realizzare ogni progetto.

Ecco le azioni che sono state intraprese:

• Disegno del processo di progettazione: i tempi per ogni attività sono stati identificati e pianificati, consentendo una migliore gestione delle risorse e dei tempi.
• Identificazione dei loop decisionali: attraverso l'individuazione dei loop decisionali e delle loro conseguenze, l'azienda ha eliminato attività aggiuntive, rilavorazioni e sprechi.
• Simulazione guidata e adozione di pratiche agili: una simulazione guidata ha permesso di distinguere le attività a valore aggiunto da quelle non a valore, conducendo al ridisegno delle attività e dei flussi informativi. L'azienda si è quindi concentrata sull'adozione di una metodologia Agile adattata alle proprie esigenze.

Il team di progettazione ha identificato un processo end-to-end che consente di comprendere i diversi punti di ingresso nelle differenti fasi di progettazione. Grazie a un metodo di pianificazione ben definito, ora il team riesce a tenere sotto controllo l'andamento dei progetti, stimare i tempi di svolgimento e determinare le priorità. In meno tempo, producono di più, ottenendo una maggiore efficienza operativa.

Cultura non collaborativa e visione orientata al progetto

La modalità di lavoro del team di progettisti era strutturata in modo che ogni progettista seguiva un gruppo di clienti con pochi scambi con il resto del gruppo e senza quasi condivisione di conoscenze, best practice e documentazione. L’azienda ha superato questa difficoltà attraverso l'adozione di un approccio collaborativo e orientato al team.

L’azienda partiva dalla consolidata convinzione che ogni richiesta del cliente fosse unica e irripetibile. Dopo il lavoro di mappatura del processo di progettazione e il suo miglioramento eliminando le attività senza valore, si sono resi conto che il processo era lo stesso con diversi punti di ingresso a secondo delle richieste dei clienti, richieste che potevano facilmente essere standardizzate all’interno di range progettuali, consentendo una maggiore efficienza, velocità, efficacia e coerenza nell'esecuzione dei progetti.

Conclusioni

Il caso di studio di questa società di progettazione tecnica e servizi nel settore dell'architettura e dell'interior design dimostra come l'adozione di pratiche agili possa portare a una significativa ottimizzazione dei processi, una maggiore efficienza operativa, una maggiore efficace progettuale e una migliore gestione delle risorse. Attraverso una visione orientata al processo, piuttosto che al progetto, e una cultura collaborativa, l'azienda ha superato le sfide precedenti, ottenendo risultati tangibili e duraturi.

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