Come ottimizzare la gestione dei progetti in azienda

Viviamo in un era in cui i cambiamenti tecnologici sono molto frequenti e veloci, con una condivisone di informazione e conoscenza come non si era mai visto. L’abilità delle organizzazioni di innovare, creare nuovi prodotti e servizi e migliorare quelli esistenti è ormai considerato fondamentale per rimanere competitiva e soddisfare i clienti.

La ricerca di innovazione costante è diventata una regola da seguire e Agile le ruota intorno.  Le organizzazioni si trovano così ad affrontare radicali cambiamenti nella gestione dei progetti e il convenzionale paradigma di predizione e controllo costituisce il principale impedimento.

I fattori da sviluppare sono la capacità dei team di performare meglio, di creare nuovi e funzionali prodotti e servizi, di coinvolgere clienti e fornitori nel processo di realizzazione e miglioramento.

Queste necessità devono essere accompagnate da una nuova cultura organizzativa, una gestione appropriata basata sull’autonomia e condivisione, strumenti, pratiche e tecniche che li favoriscano e stimolino l’intera struttura organizzativa.

Per questo le organizzazioni oggi si stanno avvicinando all’Agile Project Management

Cos’è l’Agile Project Management

Come indicato dal nome è qualcosa di più del project management convenzionale, rinchiuso nella logica di gestione dei progetti Waterfall e ancorato a un modo di pensare che risiede nel paradigma ormai superato di predizione e controllo.

Agile Project Management significa rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato con progetti che consegnano valore ai clienti in maniera frequente.

Rispondi a queste domande per capire se hai bisogno anche tu di passare alla gestione dei progetti Agile

1. Stai creando case studies e facendo analisi di mercato e ricerche sui clienti prima di spendere grosse somme di denaro per sviluppare un prodotto / servizio?
2. C’è un focus sulla massimizzazione dei ricavi una volta che il prodotto è stato lanciato?
3. Il tuo processo permette costanti miglioramenti e modifiche in corso d’opera?
4. Quale parte del processo occupa troppo tempo in questo momento e potrebbe essere ridotto?

I benefici della gestione dei progetti Agile

• Collaborazione e comunicazione:

  nei progetti Agile uno dei punti chiave è la comunicazione costante di decisioni, cambiamenti e progressi. Infatti è buona pratica fissare degli incontri in tempi prestabiliti che hanno anche lo scopo di trovare potenziali ostacoli e soluzioni. La comunicazione e la collaborazione non sono fondamentali solo all’interno dei team, ma anche con gli stakeholders e i fornitori.

• Adattivo:

  come recita uno dei 4 valori su cui Agile si basa “Rispondere al cambiamento al di sopra di seguire un piano”, l’Agile Project Management è perfetto per quei tipi di progetti di cui non si riescono a definire facilmente i parametri o che ha requisiti che cambiano in fretta. Rispondere in maniera adattiva alle necessità del progetto abbassa i rischi e aumenta l’abilità del team di consegnare un prodotto o servizio che incontri i bisogni dei clienti.

• Focus su consegna di valore e bisogni dei clienti: 

  uno dei 10 principi chiave che guidano le modalità operative del Mindset Agile. Si inizia sempre dalla Customer-centricità attraverso i bisogni dei clienti soddisfatti attraverso un consistente miglioramento continuo della customer experience. Il cliente è il punto di partenza e il punto di arrivo. Si tratta di partire dalle sue reali esigenze e dalla sua esperienza nell’utilizzo del prodotto per realizzare prodotti e servizi in tempi rapidi che il cliente possa sperimentare e, attraverso i suoi feedback, l’organizzazione possa costantemente migliorare. In Agile non esiste un prodotto / servizio finito, solo incrementi di miglioramento. Il focus è la creazione di valore per il cliente finale.

• Minor rischio:

  come conseguenza dell’aumento di collaborazione e comunicazione i team hanno la capacità di creare budget realistici, iterazioni time-boxed, rispondere rapidamente al cambiamento e quindi ridurre i rischi rispetto a quelli che si potrebbero incontrare in lunghi e complicato progetti tradizionali.

• Responsabilità condivise:

  contrariamente alla gestione dei progetti tradizionale, nella cultura Agile la responsabilità è divisa tra i membri dei team e non ricade mai sulle spalle di una sola persona. Condividendo le responsabilità, i membri dei team sono più concentrati e hanno una maggior lucidità sui compiti che gli appartengono.

Il caso General Electric (GE) 

La GE sotto la guida del CEO Jack Welch dal 1981 al 2001 ha trovato il proprio modo di reinventarsi velocemente.

Dopo aver trasferito negli anni ’90 la propria produzione in Cina e di conseguenza la propria conoscenza della mano d’opera, la GE si è trovata ad affrontare alti costi salariali e di trasporto.

Ciò che la rende un ottimo esempio agile è stata la decisione di prendere al volo la situazione e affrontare un cambiamento e trasformarlo in un’opportunità per ripartire da zero. Infatti vicino alla sede centrale ha creato una nuova fabbrica con nuovi dipendenti addetti alla produzione ed ingegneri che producevano frigoriferi e stufe.

I risultati che è riuscita ad ottenere sono sorprendenti:

• i prodotti creati sono stati offerti ad un prezzo al dettaglio inferiore del 20% rispetto alle versioni cinesi;
• hanno guadagnato l’accorciamento del ciclo di sviluppo del prodotto e la generazione di un laboratorio di innovazione;
• i tempi di consegna sono diminuiti drasticamente: da 5 settimane a 1 giorno;
• come conseguenza hanno ridotto i costi d’inventario.

Tutto ciò è stato possibile poiché aprendo la nuova fabbrica la GE non ha trasportato il vecchio modello di lavoro. Ha lasciato che se ne generasse uno nuovo. Uno in cui gli addetti alla produzione lavoravano in un ambiente aperto a stretto contatto con designer, esperti di marketing e ingegneri.

GE è diventata in grado di rispondere in modo rapido ai cambiamento della domanda dei clienti e di rispondere in modo rapido ai loro bisogni. Non a caso il motto del CEO era “Cambia prima che tu debba farlo”.

Come e quando iniziare

È importante capire che Agile non è semplicemente una questione di metodologia, ma più precisamente una questione di cultura e di mindset. Per questo le aziende che vogliono migliorare la gestione dei propri progetti devono prima di tutto capire come cambiare paradigma, passare da quello di comando e controllo a quello di autonomia condivisa.

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