Abbiamo già parlato di che cos’è un progetto pilota di trasformazione Agile e perché è vantaggioso per le aziende e come gettare le basi per la fase di Scale Up. Ora vediamo in maniera più dettagliata come si struttura.
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Per assicurarsi una comprensione allargata del Mindset Agile è bene dedicare una mezza giornata alla comprensione di che cos’è Agile: la sua storia, esempi di organizzazioni Agile, la descrizione del contesto attuale, come passare dal paradigma di predizione e controllo a quello di autonomia condivisa e definire la Business Agility. È bene che al workshop partecipino gli sponsor, i membri del team e gli interlocutori del team coinvolto nel progetto pilota. L’obiettivo è quello di creare un’allineamento comune allo scopo della messa a terra del progetto pilota e definire i confini del progetto comprendendo vincoli e soprattutto che cosa implica per il team e per il manager fare un progetto pilota.
In un’altra mezza giornata si procede all’incontro di fondazione del progetto pilota, ovvero il kick-off meeting. Il team e i loro responsabili definiscono ad un livello più ampio i confini del progetto, la filiera di processo da cui partire, tutti gli attori che sono coinvolti e i tempi. Entrando più nello specifico definiscono chi è il cliente finale, qual è il valore dal punto di vista della domanda del cliente, come disegnare il processo AS IS, quali metriche misurare e perché.
Ecco riassunto in 3 punti lo scopo della prima giornata della struttura del progetto pilota:
Chiaramente dopo la giornata sopra descritta il management ha tutti gli elementi necessari per decidere se proseguire con la messa a terra del progetto oppure se l’azienda non è pronta ad affrontare una trasformazione di questo tipo.
Quando il management dà l’ok il progetto si organizza intorno a meeting settimanali in cui il team lavora con l’Agile Coach alla realizzazione concreta del progetto pilota.
A questo punto si susseguono alcune fasi del processo di implementazione:
In estrema sintesi si tratta di trasformare la modalità in cui le persone lavorano agendo concretamente sulle loro attività attraverso l’introduzione di metodologie e strumenti adatti a produrre un risultato misurabile, al posto di partire da una metodologia e misurare l’attinenza al metodo. Questo significa che la scelta delle modalità operative, con il supporto del Agile Coach, dipende dai bisogni del team in relazione al progetto e ai risultati.
Alla fine del periodo del progetto pilota si osservano i risultati e manager e sponsor decidono se proseguire con il prossimo passo con la fase di Scale Up, ovvero la diffusione del nuovo modello operativo in tutta, o quasi tutta, l’organizzazione. In pratica si tratta di costruire un caso di successo interno che indica la strada per la trasformazione Agile.
Durante il progetto pilota si agisce sulle interazioni che caratterizzano le relazioni tra le persone. I comportamenti delle persone possono cambiare solo se le persone hanno la possibilità di cambiare le attività e quindi di agire sulle modalità con cui lavorano e, di conseguenza, di agire sui processi. Solo i risultati sui cambiamenti delle attività permettono alle persone di corroborare nuovi comportamenti funzionali e di mettere in pratica il mindset Agile.
Per ultimo arrivano tecnologie e strumenti. Quando le persone possono concretamente cambiare le attività e le interazioni tra di loro, identificano quali strumenti e tecnologie utilizzare per facilitare e rendere più efficiente il loro modo di lavorare. É fondamentale implementare Agile in modo agile, ovvero che il team sperimenti le metodologie Agile più efficace al fine del progetto e che le adattino al proprio modo di lavorare e alla propria realtà organizzativa. Per questo le metodologie, strumenti e pratiche Agile sono moltissime e continuano a proliferare (noi ne abbiamo trovate più di 100), ognuno si crea il proprio adattamento e la propria metodologia.
La struttura del progetto pilota e il progetto pilota in sé è fatto apposta perché ogni organizzazione possa sperimentare l’approccio al cambiamento che più le si addice. Approfondisci in questo articolo perché una trasformazione Agile, e quindi la Business agility, non hanno una ricetta da seguire.