Ringraziamo l’autore Jim Benson che ci ha permesso di tradurre il suo articolo in Italiano. Potete leggere il suo post originale sul sito di Modus Institute.
I sistemi visivi sono i più potenti tra gli strumenti di comunicazione. Possiamo vederne ovunque intorno a noi. I semafori e i segnali stradali sono tra gli esempi più espliciti dei sistemi visivi che ci circondano.
Altri sistemi visivi sono quelli per scomporre processi e flussi di lavoro complessi. Le dashboard delle performance, le Kanban board, il value stream map, ecc. sono sistemi visivi estremamente pratici e funzionali che consentono ai team di gestire il proprio lavoro e di migliorare continuamente.
Le informazioni visive vengono elaborate migliaia di volte più velocemente del testo. Ecco perché molte aziende utilizzano una sorta di Visual Management System per trasmettere i processi importanti.
I sistemi visivi costituiscono un efficace mezzo per mappare e monitorare il flusso di lavoro in modo chiaro e senza ambiguità. Al posto di adottare una gestione dei processi tradizionale che alla fine risulta non funzionale e si affida alla fortuna, i team utilizzano la visualizzazione per facilitare chiarezza e trasparenza.
Esistono vari sistemi visivi che combinano strumenti come il Kanban board, etichettatura, grafici, codifica dei colori, dashboard, ecc. che favoriscono una comprensione intuitiva e una gestione efficace del carico di lavoro.
Inoltre, i sistemi visivi sono fondamentali nel Lean management poiché forniscono immediatamente tutte le informazioni necessarie con un rapido sguardo. Si possono decomporre processi complessi in componenti visivi più semplici.
La comunicazione verbale o scritta non è così affidabile e immediatamente comprensibile come quella visiva. Questi tipi di sistemi permettono a ogni membro del team di capire cosa sta succedendo in ogni singolo processo di lavoro con un rapido sguardo, senza doverci pensare troppo. In questo modo, i team possono individuare i colli di bottiglia e migliorare il processo di elaborazione del lavoro per renderlo più efficiente.
La visualizzazione, in qualsiasi forma, consente ai team di essere più informati e di vedere l'impatto del loro lavoro mentre avanza attraverso le diverse fasi del processo di lavoro. Le indicazioni visive aumentano la trasparenza, mostrando il carico di lavoro, gli standard, le aspettative e lo stato di avanzamento a chiunque, dal management ai membri dei team operativi.
Inoltre, i sistemi visivi favoriscono una maggiore responsabilizzazione dei dipendenti, poiché il lavoro è visibile a tutti coloro che hanno accesso al sistema. Questo, d'altra parte, influisce sul desiderio delle persone di migliorare le performance nel lungo periodo.
Tutto è un sistema
La vita umana è incentrata sui sistemi. Essi aiutano il nostro cervello a rispondere e a interpretare il mondo che ci circonda. Questo vale anche per il nostro modo di lavorare. I manager sono sempre stati alla ricerca di modi per gestire meglio i loro team e i sistemi visivi si sono rivelati uno strumento prezioso per ottenere il miglioramento continuo.
I sistemi visivi ci permettono di vedere schemi, complicazioni e interazioni relative al nostro lavoro. Ad esempio, quando si applica il Kanban, il team si affida al Kanban board condiviso, che trasmette queste intuizioni anche con i nostri colleghi, consentendoci di sviluppare metodi migliori per favorire chiarezza e completamento dei progetti.
La creazione di un sistema non è la meta finale, i team devono alimentarlo imparando costantemente da esso e migliorandolo. Tuttavia, le organizzazioni possono rendere confusionari e caotici i loro sistemi di gestione visiva. Fortunatamente, esistono modi per gestire e migliorare il lavoro senza “perdersi nella traduzione”.
Migliorare i flussi di lavoro con i sistemi visivi
Qualsiasi organizzazione che mira a crescere dovrebbe fare molto affidamento sui sistemi visivi per diffondere rapidamente le informazioni. Per prendere una buona decisione, è necessario avere visibilità e chiarezza per evitare errori ripetitivi. Quando i team sono poco informati, sono inclini a prendere decisioni sbagliate e a ostacolare le opportunità di miglioramento.
Per essere utile e portare valore, un sistema visivo deve essere efficace. Ciò significa fornire informazioni utili alle persone che ne hanno bisogno senza che queste perdano tempo a cercarle.
La visualizzazione deve essere chiara e strutturata. Non abusate della vostra Kanban board e non riempite di innumerevoli post it la colonna "Fare", ad esempio. Senza limitare il work in progress (WIP), vi sentirete sopraffatti, confusi e non riuscirete mai a portare a termine nulla di buono.
Vediamo alcuni modi che possono aiutarci a migliorare il nostro lavoro creando sistemi visivi semplici ma efficaci.
Semplicità
Se il sistema visivo non è sufficientemente intuitivo da essere compreso senza sforzo, allora non è funzionale. Lo scopo principale della visualizzazione è migliorare la comunicazione, quindi assicuratevi che i segnali visivi siano semplici e diretti.
Ad esempio, se state usando il Kanban board come sistema visivo, limitatevi alle colonne che vi servono davvero. Se la board richiede un impegno maggiore per essere mantenuta rispetto al valore che restituisce, avete esagerato.
Inoltre, gli strumenti visivi sono ottimi per suddividere grandi progetti e processi complessi in parti più piccole. È possibile renderli molto più chiari utilizzando il Kanban, i grafici, i diagrammi e così via, a seconda del sistema visivo applicato, dell'ambito del progetto e delle esigenze del team.
Prioritizzazione
I nostri sistemi visivi devono essere progettati per essere reattivi quando si verificano delle interruzioni. Di solito, rispondiamo in modo molto negativo al sorgere di attività impreviste. Ecco perché i sistemi di visualizzazione sono utili per elaborare una strategia di gestione degli imprevisti. In questo modo l'inconveniente è meno stressante e più facile da gestire.
Ad esempio, non è una pratica efficace pianificare l’utilizzo della capacità del team al massimo. Riservate del tempo per le interruzioni impreviste in modo da poter reagire con precisione e affrontarle senza stress.
Pianificazione
I team devono seguire una direzione. Senza un piano, come facciamo a sapere dove siamo diretti? I sistemi visivi ci aiutano a delineare gli obiettivi e le aspettative. In questo modo, il rischio di sbagliare strada e di intraprendere azioni di scarso valore è ridotto al minimo.
Un'ottima pratica per garantire la sincronizzazione tra i membri del team, ad esempio, è quella di organizzare frequenti riunioni retrospettive. Il team esamina cosa funziona e cosa non funziona, al fine di pianificare in modo più efficace e avere aspettative più realistiche. Questa pratica può contribuire a una distribuzione più intelligente del carico di lavoro e a una visione condivisa dei piani futuri.
Quattro fasi per costruire un sistema visivo sano
Creare un sistema che funzioni davvero, a lungo termine può essere insidioso e complicato. Richiede struttura, visibilità, pertinenza e aggiornamenti regolari. In particolare, ci sono quattro fasi che portano alla costruzione di un sistema visivo che funzioni per voi e per la vostra organizzazione.
Vedere il sistema
Potete gestire e migliorare con successo il vostro modo di lavorare solo se lo vedete. Quindi, rendetelo il più visibile possibile. Tracciate una mappa di ogni processo e tenete traccia di ciò che accade in tempo reale. I team devono essere in grado di vedere il flusso di lavoro, collaborare, vedere i progressi, i colli di bottiglia e le opportunità di miglioramento.
I sistemi visivi ci aiutano a capire in che modo i nostri attuali modi di operare stanno fallendo e cosa invece sta funzionando. La conoscenza di queste preziose informazioni guiderà le organizzazioni nel trovare la strada del miglioramento.
Condividere il sistema
Assicuratevi che le informazioni siano diffuse e arrivino alle persone giuste al momento giusto. Abbandonate le pratiche inutili e focalizzatevi sulla trasmissione delle informazioni tramite visualizzazioni semplici e chiare.
L’ownership condivisa è fondamentale per mantenere il team allineato agli stessi obiettivi. Le persone iniziano a lavorare davvero insieme, ad assumersi la responsabilità e a gestire in modo molto più efficiente qualsiasi carico di lavoro imprevisto.
Costruire il sistema
Ci affidiamo ai sistemi ogni giorno, ma dobbiamo prestare attenzione a come li strutturiamo. Questo può compromettere l'intero flusso di lavoro o far aumentare drasticamente le performance del team. La strada da seguire è quella di costruire un sistema visivo che rifletta gli obiettivi e la cultura dell'organizzazione e che possa essere modificato. Le persone devono essere in grado di capirlo, agire e migliorarlo insieme.
Potenziare il sistema
Seguire le pratiche di costruzione di un sistema visivo può mostrarci cosa si può fare meglio, mettere in evidenza le capacità professionali del team, stimolare la conversazione per il miglioramento, rafforzare le relazioni con i clienti e rendere il team la forza trainante del business.
Approfondimento sui sistemi visivi
L'applicazione di sistemi visivi può essere preziosa per ottenere un miglioramento continuo. Se un progetto non viene visualizzato, il valore e gli insegnamenti che ne derivano scompaiono, così come l'opportunità di migliorare.
Non esiste il ‘one size fit all’. Tuttavia, finché puntiamo alla semplicità, a un filtro di definizione delle priorità e a una solida pianificazione incorporata nei tuoi sistemi visivi, non passerà molto tempo prima che arrivino i buoni risultati.
Nei nostri programmi di certificazione e accreditamento Lean Agile Visual Management, insegniamo come applicare le pratiche Lean e Agile per costruire nuovi modi di lavorare per i singoli e i team. Potrete sviluppare la vostra competenza in una serie di pratiche che vi permetteranno di rispondere al cambiamento, di costruire culture sane e di portare a termine rapidamente un lavoro di qualità.