Obeya Management System®

Ad oggi è l’approccio più efficace ed efficiente per gestire progetti complessi, sviluppare nuovi prodotti, pianificare la produzione, gestire il project portfolio, allineare strategia ed execution, trasformare la cultura organizzativa e applicare concretamente la business agility.

Obeya (大部屋), che significa ‘grande stanza’ in giapponese, è uno spazio, fisico, virtuale o ibrido, di apprendimento collettivo, di scambio di informazioni, dove si prendono decisioni informate condivise.

L’approccio Obeya Management System® richiede un pensiero sistemico

Per sistema si intende un network di parti interdipendenti che interagiscono tra di loro per realizzare lo scopo del sistema, in cui:

ogni parte influenza le performance o le proprietà del sistema,
nessuna delle parti ha un influenza indipendente dalle altre sull’insieme.

In pratica un sistema è un insieme che non può essere diviso in parti indipendenti.

Ad esempio, il corpo umano è composto da un insieme di organi in cui nessuno di questi, se reso indipendente dagli altri, può svolgere la propria funzione. Così come un’auto privata del motore non porterà nessuna da nessuna parte e neppure il motore da solo sarà in grado di farlo. Allo stesso modo un organizzazione è composta da un insieme di dipartimenti, funzioni, ruoli, professionisti, persone che interagiscono tra di loro per produrre un output, nessun dipartimento da solo è in grado di produrre quel output e, peggio, il miglioramento di una parte del sistema può avere effetti nefasti sull’intero sistema.

L’organizzazione come sistema sociale

In una visione dell’organizzazione meccanicistica non vi è variabilità, le parti agiscono sempre gli stessi comportamenti, vengono assegnati obiettivi e modalità esecutive, come nelle burocrazie o nella catena di montaggio fordista. Una visione biologica dell’organizzazione vede una maggiore variabilità di comportamenti ma le parti non possono cambiare la funzione, ai lavoratori vengono assegnati gli obiettivi, non li possono scegliere, possono scegliere come ottenerli. Una visione sociale implica che le performance dell’organizzazione dipendono certamente dalle prestazioni delle sue parti ma non prese separatamente, altrimenti il sistema non funzionerebbe. Le parti scelgono autonomamente obiettivi e comportamenti in base allo scopo dell’organizzazione.

I sistemi sociali sono composti da componenti intenzionali, il che significa che le parti scelgono fini e mezzi. I sistemi non possono essere controllati ma possono essere disegnati e ridisegnati. Questo significa aumentare o diminuire la varietà di scelte disponibili per le parti. La centralizzazione diminuisce la varietà: più il processo decisionale è centralizzato meno sono le possibilità di scelta disponibili. La decentralizzazione aumenta la varietà rendendo disponibili un ampia gamma di scelte al livello locale.

Il miglioramento delle performance organizzative dipende dalla capacità del sistema di creare sinergie tra le parti, questo significa che le loro interazioni producono maggior valore di quello che possono produrre come singole parti, il che richiede un aumento della varietà di scelta. Secondo W. Edwards Deming le performance dipendono per il 94% dal sistema e solo il 6% dal fattore umano. Secondo la metodologia Six Sigma meno del 5-15% delle volte la causa speciale è dovuta alle persone.

1. MODELLO CLASSICO

Struttura organizzativa gerarchica divisa per funzioni e dipartimenti con manager funzionali a capo dei dipartimenti e funzioni di staff a riporto diretto del CEO. Procedure standardizzate in manuali, job description con specializzazioni verticali all’interno dei dipartimenti. Catena di comando e strategia top down a cascata. Funzione R&D controllata da steering committee e progetti realizzati attraverso project manager che distribuiscono incarichi all’interno dei dipartimenti. Ogni dipartimento elabora il proprio lavoro e i propri progetti. Knowledge management centralizzato e formalizzato in manuali. Corrisponde al sistema meccaniscistico / burocratico.

2. MODELLO A MATRICE

Struttura organizzativa gerarchica divisa per funzioni e dipartimenti con manager funzionali a capo dei dipartimenti e funzioni di staff a riporto diretto del CEO. I Project manager organizzano i team a secondo delle caratteristiche dei clienti e le tipologie di progetto pescando le competenze all’interno dei dipartimenti. Team instabili costituiti da persone che lavorano part time su molteplici progetti suddividendo il loro tempo per progetto e sono al contempo impiegate nel lavoro routinario sotto le direttive del manager di dipartimento. I progetti seguono una pianificazione formalizzata in modalità waterfall. Knowledge management parzializzato in capo ai singoli dipartimenti. Corrisponde al tentativo di passare dal sistema meccanicistico a quello biologico.

3. MODELLO AGILE

Struttura organizzativa flat caratterizzata da un leadership team, costituito dal CEO e dai riporti diretti responsabili dei dipartimenti o delle tribù. I dipartimenti o tribù sono costituiti da una molteplicità di team stabili e indipendenti che lavorano secondo una metodologia Agile (Scrum, XP, SAFe, LeSS, DAD, O&KRs.) in cicli di lavorazione brevi. Un Product Owner è responsabile della relazione con il cliente, dell’aggiornamento e prioritizzazione del backlog delle lavorazioni. Modello adottato dalle aziende di sviluppo software, poi diffuso nell’organizzazione anche se mai interamente. Il fatto che queste metodologie si focalizzano sui singoli team non permette le caratteristiche di adattabilità organizzativa della business agility. In pratica queste organizzazione adottano uno o più metodologie Agile senza essere agile complessivamente. La conoscenza rimane in capo ai singoli team tanto che queste organizzazioni hanno l’esigenza di creare dei momenti di condivisione delle conoscenze organizzandosi in ‘gilde’. Corrisponde al sistema biologico che permette di scegliere come raggiungere obiettivi assegnati ma non di scegliere gli obiettivi e di scegliere le funzioni.

4. MODELLO OPERATIVO E2E VALUE STREAM

Struttura organizzativa flat caratterizzata da un leadership team, costituito dal CEO e dai riporti diretti, che ha il compito di elaborare la strategia, gestire il project portfolio e decidere le priorità. I team di lavoro sono costituiti attorno al value stream e ogni team è responsabile end to end del processo che porta valore al cliente. Alcuni componenti sono stabili altri chiamati a supporto specialistico. Quando è presente un owner di progetto si tratta di un single-threaded manager che copre un singolo progetto. Spesso queste organizzazione assumono una configurazione loosely-coupled e sono le uniche in grado di realizzare pienamente la business agility. Spesso per allineare strategia ed execution e per gestire la complessità organizzativa adottano l’approccio Obeya Management System®. Queste organizzazioni realizzano forme evolute di apprendimento organizzativo, intelligenza collettiva e innovazione distribuita passando da una gerarchia di autorità ad una gerarchia di competenze. Incarna il sistema sociale con elevata varietà di scelte e decentralizzazione decisionale.

Cosa è il Visual Management System

Il Visual Management System è un metodo aziendale che trasmette informazioni rilevanti in modo visivo e immediato consentendo alle aziende di organizzare e gestire in modo visuale i loro processi. Si basa sull'utilizzo di etichette, segnali, marcature, display informativi e guide visive al posto delle tradizionali istruzioni scritte.

Proprio come i cartelli stradali sono più facili da comprendere rispetto a un testo scritto, anche le immagini utilizzate sul luogo di lavoro risultano più accessibili rispetto alle istruzioni scritte. Pertanto, l'impiego di grafiche efficaci in ambiente lavorativo può avere un impatto positivo sulla sicurezza, sulla produttività, sulla qualità e sulla puntualità delle consegne.

Un sistema in cui le informazioni aggregate in modo semplice e chiaro, compresi i KPI di performance e gli scostamenti corredati di sistemi di alerting rendono visibile a tutti l’andamento del lavoro e le azioni necessarie per modificare lo status quo. Il Visual Management System permette di osservare, apprendere e agire insieme, la parte visiva a supporto delle capacità cognitive che permette di prendere decisioni condivise. Un sistema di gestione visiva è anche una rete di teams che collega la strategia alle execution, rende visibile il flusso di lavoro attraverso il sistema che consegna valore al cliente, il che rende possibile vedere quando il flusso non scorre e riunire le persone giuste per farlo scorrere prima che sia troppo tardi.

Grazie alle sue caratteristiche di gestione visiva dei dati, monitoraggio in tempo reale, collaborazione efficace, pianificazione e personalizzazione, il Visual Management System si distingue come una soluzione all'avanguardia per l'ottimizzazione dei processi aziendali e la collaborazione tra team.

I vantaggi del Visual Management in Obeya Management System®

1) Comunicazione efficace

Obeya Management System® è un sistema di comunicazione e cooperazione cross-funzionale e anche inter-dipartimentale. Semplifica enormemente i processi decisionali grazie all’organizzazione spazio-temporale e visiva delle informazioni e alla routine di eseguire i meeting visualizzando le lavagne presenti nella stanza.

2) Aggiornamenti in tempo reale

Lo spazio Obeya consente la gestione di progetti complessi ed è perfetto nei contesti in cui è necessario mettere in atto un processo creativo, prendere decisioni e allineare tante persone coinvolte in tempo reale.

3) Visualizzazione degli errori

In Obeya grazie alla visualizzazione dell’intero progetto e alla routine dei meeting i membri dei team hanno la possibilità di sviluppare conoscenza ascoltando l’esperienza di altri colleghi mentre si allineano per svolgere il lavoro. Visualizzano gli errori e le problematiche che possono sorgere insieme alla pianificazione del progetto. L’inclusione di molteplici punti di vista diversi migliora la qualità delle decisioni.

4) Ambiente sicuro

Riunirsi periodicamente nello stesso luogo crea un particolare ambiente di fiducia, cooperazione e spirito di squadra. Le persone visualizzano facilmente su cosa stanno lavorando i propri colleghi, quanto tempo ci mettono e il risultato che raggiungono.

5) Allineamento tra manager e team

Quando manager e responsabili hanno la necessità di comprendere a che punto è arrivato il progetto, quali risultati sono stati ottenuti fino a quel momento, se ci sono dei ritardi e cosa aspettarsi in futuro tutto ciò che devono fare è guardare le lavagne di Obeya e solo nel caso in cui ci sia qualche informazione poco chiara incontrarsi con i membri del team per dei chiarimenti.

Cosa è l’Architettura Collaborativa - Collaboration by Design

In un sistema sociale, come un’organizzazione, le diverse parti: dipartimenti, funzioni, specialisti, team, si coordinano tramite processi robusti ma adattivi. Questi processi funzionano grazie all’interazione umana tra le parti, la quale si costituisce attraverso accordi invisibili dall’esterno ma concretizzati in regole di comportamenti all’interno, cicli di feedback rapidi e routine di meeting di confronto e allineamento. È noto che è possibile copiare i processi di un’organizzazione ma è impossibile copiarne le interazioni che fanno funzionare quei processi e li evolvono continuamente. Per questo molte organizzazioni agili aprono le porte ad altre organizzazioni per mostrare ciò che fanno. Sanno che le loro persone non faranno mai domani ciò che hanno fatto ieri. Alla base delle interazioni umane vi è la capacità di disegnare e costruire l’architettura collaborativa.

L’architettura collaborativa è la modalità con cui team, funzioni e dipartimenti costruiscono la collaborazione attraverso un processo rapido di condivisione e costruzione di consenso intorno ad un scopo, degli obiettivi comuni, un value stream e l’impegno al miglioramento continuo. Obeya Management System® prevede pochi meeting focalizzati per ottenere risultati in tempi brevi (8 settimane) in cui il team costruisce il Visual Management System e crea l’Architettura Collaborativa. Il primo fattore permette la trasparenza e la condivisione delle informazioni, il secondo crea le interazioni tra dipartimenti, team e persone. La parte visiva è un supporto alle nostra capacità cognitive. La sostanza è come agiamo sulla base di quelle informazioni. Il valore viene creato tramite il comportamento e il processo decisionale creato dal team. Occorre iniziare a lavorare insieme per comprendere il sistema che è l’organizzazione e sviluppare una conoscenza profonda di come funziona. Si tratta di passare da una gerarchia di posizioni e funzioni ad una gerarchia di competenze.

L’architettura collaborativa si ottiene attraverso tecniche di collaborazione sociale, Collaboration by Design, che permettono in tempi brevi di creare un ambiente collaborativo dove persone ordinarie possono raggiungere risultati straordinari, di costruire la struttura di comunicazione tra team per permettere ai team di prendere decisioni condivise che includono simultaneamente più fonti di informazione e più prospettive per trasformarle in azioni concrete che portano valore aggiunto al cliente, al progetto, al prodotto o al processo.

Perché Obeya Management System®?

Per rendere adattiva l’intera organizzazione prendendo decisioni rapide condivise che permettono all’organizzazione di cambiare gradualmente. Il cambiamento diventa una parte normale, non invadente, delle operazioni quotidiane di sperimentazione e di miglioramento continuo attraverso decisioni condivise. Prendere decisioni inclusive significa includere simultaneamente più fonti di informazione e più prospettive. Prendere decisioni condivise significa creare un ampio sostegno il che fa risparmiare tempo prezioso. Permette di prendere decisioni migliori. Più velocemente. E soprattutto trasformarle in azioni e verificarne la validità.

Ad oggi è l’approccio più efficace per ottenere scale up in tutta l’organizzazione. Obeya Management System® trascende ogni metodologia Lean Agile e le include, ogni team sceglie come lavorare e quale metodologia utilizzare a seconda delle sue esigenze a patto che performance, valore, qualità e azioni di miglioramento continuo siano condivise con tutti attraverso il Visual Management System.

Regole dell’approccio Obeya Management System®

1. Rendere visibile l’invisibile

(lavoro, problemi, conoscenza)

2. Less is more:

- 1 secondo per capire cosa non funziona e dove

- 3 secondi per comprendere qual é il problema

- 10 secondi per sapere chi se ne sta occupando e quando

- rappresentare solo le informazioni necessarie in modo evidente e comprensibile a tutti

3. Piramide rovesciata

(confini e responsabilità chiare e condivise):

Leadership team responsabile di cosa e perché (Project Portfolio)

Team operativi responsabili di come e chi (Knowldege-based Project, Product, Process Development & Planning Loop nelle Operation)

4. Zero sprechi:

- Zero email

- Zero report

- Zero meeting aggiuntivi al di fuori di quelli stabiliti

Quando un'organizzazione si impegna a cambiare, valori e principi fungono da guide comportamentali, indicando come affrontare le sfide in vari contesti. Ma come trasformare questi principi in azioni efficaci? È qui che entrano in gioco le otto discipline che sono il ponte tra l'ideale e la realtà, trasformando i principi in comportamenti efficaci.

Immaginiamo che i valori siano le regole del gioco e i principi siano la mappa del percorso. Tuttavia, solo attraverso la pratica quotidiana tali indicazioni diventano parte integrante dell'organizzazione.

La pratica costante, la messa in atto di comportamenti desiderati, è la chiave per eccellere in ogni aspetto delle operazioni, che si tratti di interazioni interne, relazioni con i clienti o collaborazioni con fornitori e stakeholder.

La pratica è il catalizzatore della maestria, portandoci verso l'eccellenza in ciò che facciamo. Pensiamo alla pratica come alla ginnastica per la mente e il comportamento organizzativo. Ma come trasformare questa pratica in abitudine e, infine, in disciplina?

Prendiamo il semplice gesto di lavarsi i denti. Da bambini apprendiamo questo comportamento attraverso la pratica quotidiana, che è guidata dalla disciplina imposta da genitori e insegnanti. Col tempo, quella disciplina diventa un'abitudine consolidata, una routine automatica che portiamo avanti senza pensarci.

Lo stesso principio si applica a Obeya Management System®. Per renderlo sostenibile e stabile, bisogna introdurre le otto discipline.

Quale è il livello di sicurezza psicologica nella tua organizzazione?

Il concetto di sicurezza psicologica è diventato particolarmente noto grazie ad Amy Edmondson che parla di organizzazioni senza paura e consiste nella capacità di creare ambienti organizzativi in cui le persone dimostrano di correre dei rischi e di parlare apertamente degli errori, senza paura, cercando nuove strade per prevenirli.

Il progetto Aristotele commissionato da Google per comprendere quali fossero i fattori che portavano a prestazioni elevate all'interno dei team. La ricerca durò 2 anni in cui vennero presi in considerazione 250 fattori su 180 team e partiva dall’ipotesi che un team performante dipendesse da una combinazione di persone altamente performanti, un manager esperto e risorse. Alla fine scoprirono che il primo e più importante fattore era la sicurezza psicologica.

Fai la survey per scoprire qual è il livello di sicurezza psicologica nella tua organizzazione.

Le tre tipologie di Obeya

Leadership Team & Project Portfolio Management

Il Leadership ha un ruolo determinante poiché ha la responsabilità di decidere la strategia, comunicarla, decidere i progetti, prodotti, processi strategici da sviluppare e, in base alla capacity, determinare priorità, obiettivi, scopo e confini e trasferirle ai team di sviluppo.

Occorre però che il leadership si costituisca come un team intorno alla Obeya Strategica e non come un gruppo di manager dipartimentali con scopi e obiettivi propri.

Knowledge-Based Project, Product, Process Development Teams

Sono i team che ricevono il mandato dal leadership team e lo sviluppano in autonomia. Utilizzano diverse board, tools e pratiche a seconda della tipologia di progetto, prodotto, processo da sviluppare. Il team si costituisce attorno al value stream il quale stabilisce anche il perimetro di intervento. Secondo la regola della piramide rovesciata il team è formato da persone che lavorano stabilmente su quell’unico progetto, prodotto, processo fino al termine; persone che possono lavorare stabilmente al massimo su due progetti, prodotti, processi contemporaneamente. Specialisti a supporto del team vengono coinvolti quando vi è bisogno, compresi i fornitori. Il team è interamente responsabile dei risultati, compresi gli aspetti economici legati ai costi e ai ricavi, responsabile della selezione e scelte dei fornitori e richiede l’intervento del leadership team quando sussistono decisioni strategiche o quando impedimenti di ordine superiore non possono essere risolti direttamente dal team.

Operational Teams & Planning Loop

Questo è l’ambito dell’Obeya di produzione, sia di manufacturing che di servizio, dove vengono evidenziati i principali processi, le interdipendenze operative, le mappa di processo, i KPI legati alla qualità, sicurezza, costi, controllo statistico di processo, etc. e dove vengono create le Kobeya (piccole stanze) in ambito operativo. Si tratta di rendere visibile il lavoro in tutta l’organizzazione e in particolare nel Gemba dove avvengono le cose. È l’applicazione estensiva del Visual Management System che permette anche di identificare gli errori, di standardizzare e misurare le attività, di introdurre il miglioramento continuo per raggiungere l’eccellenza operativa.

I punti di forza dell’approccio Obeya Management System®

Obeya Management System® è un approccio sistemico che trascende ed include qualsiasi metodologia, strumento o pratica scegliendola in base alla sua funzionalità rispetto allo scopo e agli obiettivi del progetto. Il focus non è sul metodo ma sullo scopo. Ad oggi Obeya si è rivelato l’approccio più efficace al coordinamento simultaneo di team, funzioni e dipartimenti su uno stesso scopo.

Non essendo una metodologia non risente della rigidità che l’introduzione di un metodo comporta. Il team può facilmente scegliere ed utilizzare metodologie, strumenti e pratiche prendendole sia da quelle già in uso nell’organizzazione, sia dai sistemi di gestione più convenzionali basati sul paradigma di predizione e controllo (Road Map, Milestone, Gantt, Pert, Six Sigma, Business Case) che da quelli basati sul mindset Lean Agile e il paradigma di autonomia condivisa che offrono centinaia di metodi, strumenti e pratiche.

È un approccio sistemico ed inizia prendendo in considerazione come funziona il sistema, rende visibile il lavoro e fa emergere in tempo reale i problemi da risolvere, li risolve rapidamente e fa in modo che non accadano in futuro (upstream).

Coinvolge e responsabilizza fin dall’inizio tutti coloro che portano valore al progetto.

Drastica diminuzione del tempo speso in meeting, eliminazione delle email intragruppo, le informazioni e i dati sono visibili in tempo reale spesso quotidianamente nelle diverse Obeya eliminando la dispendiosa usanza di costruire report.

Non mette in discussione metodologie e pratiche in uso, le integra. L’evoluzione della struttura organizzativa avviene con un impatto graduale e sperimentale in accordo con il management e le esigenze operative.

I partecipanti lavorano su un progetto reale e possono concretamente mettere in pratica la teoria interiorizzandola. Questo rende autonomi persone, team e funzioni in tempi brevi.

L’approccio Obeya richiede da 6 a 8 settimane per diventare la nuova norma per la maggior parte dei team.

La gestione dell’innovazione con Obeya Management System® permette una riduzione del time to market dal 50% al 80%.