Nel settembre del 1993 Toyota decise di costruire un nuovo tipo di auto. Lo scopo generale era di:
- costruire un nuovo metodo per produrre l’auto per il XXI secolo
- costruire un nuovo metodo per sviluppare l’auto per il XXI secolo
con l’obiettivo di minimizzare il volume del veicolo, massimizzare gli spazi interni e economizzare il consumo di carburante.
Il progetto è iniziato dando l’incarico a Takeshi Uchiyamada, un ingegnere che non aveva mai lavorato nel disegno di sviluppo dei veicoli proveniente dall’area di test, con un team di 30 componenti. La richiesta era che venisse presentato il concept in tre mesi, che chiaramente non erano sufficienti per fare un prototipo ma si predisposero a mostrare un blueprint a metà scala. E di presentare il prototipo alla fiera automobilistica due anni dopo (tenete conto che prima di allora nessuno aveva sviluppato un prototipo in meno di cinque anni).
Come risultato del progetto non solo il team sviluppò quella che sarebbe diventata l’auto ibrida più venduta del mercato, lo fece in meno della metà del tempo dei concorrenti e presentò il prototipo finito al pubblico con due mesi di anticipo rispetto alla data prevista di lancio. A questi risultati si aggiunge il fatto che ha ideato una metodologia di lavoro che conosciamo con il nome di concurrent engineering e un approccio di lavoro chiamato Obeya, che sarebbe diventato lo standard in Toyota.
Perché Obeya è l'approccio più efficace per gestire più team , funzioni e dipartimenti che concorrono all'innovazione
Obeya è una stanza dove si incontrano periodicamente a intervalli regolari, in tempi prestabiliti (la routine è importante) i componenti del leadership team e i team operativi per rivedere i progressi fatti, prendere decisioni condivise e anche costruire la documentazione in tempo reale del processo di sviluppo di un nuovo prodotto. In pratica, Obeya corrisponde alla stanza di controllo dove vengono prese le decisioni strategiche, si verifica lo stato di avanzamento, si risolvono i problemi e si stabiliscono le azioni pratiche e i tempi di esecuzione, un sistema che migliora sensibilmente la comunicazione, abilita decisioni accurate e rapide, mantiene l’allineamento, crea integrazione nel team e velocizza lo scambio di informazioni.
Obeya è il miglior approccio per introdurre innovazione
perché fa in modo che ogni persona sia al corrente in tempo reale
di che cosa sta accadendo e possa portare il proprio contributo.
In tempo reale, è possibile cambiare la direzione del progetto mettendo tutti al corrente di nuove possibilità di sviluppo.
Nessun reparto ricerca e sviluppo separato dal resto dell’azienda, ma team composti da ogni funzione e provenienti da ogni dipartimento di cui l’azienda è composta, che conoscono la filiera di processo che porta valore al cliente finale e quindi i bisogni e desideri e aspettative del proprio mercato di riferimento.
Senza Obeya sarebbe impossibile applicare il simultaneous engineering trasformando un processo di progettazione lineare in un funnel di opportunità che vengono selezionate condividendo il consenso delle scelte attraverso i test in modo che le scelte finali siano le migliori scelte possibili che apportano la maggiore innovazione e la migliore qualità al prodotto.
In una parola, Obeya crea innovazione.
Obeya Management System è il cervello dell’organizzazione, il framework in cui l’organizzazione mette a terra il proprio lavoro, un sistema di execution che rende reale la strategia, un sistema operativo organizzativo che crea con cadenza regolare l’attività manageriale al posto di avere interventi episodici.
Un sistema operativo organizzativo è costituito di strumenti, processi, lavoro standard, attività a cadenze periodiche e meccanismi che abilitano la fattibilità del lavoro nei tempi e nelle modalità richieste. Un sistema operativo organizzativo efficace muove l’organizzazione verso i suoi obiettivi per realizzare il proprio scopo e la propria missione. È un sistema integrato di team e dipartimenti che supera gli interessi ed obiettivi di ogni singolo dipartimento per costruire allineamento e collaborazione in un’unica direzione. Crea a cadenza regolare l’allineamento con la direzione strategica dettata dal leadership team andando oltre agli interventi sporadici dei manager e le Convention aziendali.
La trasparenza del sistema allinea a livello orizzontale team e dipartimenti e a livello verticale le linee di comunicazione bidirezionali top-down in termini di linee guida, scopo e obiettivi, bottom-up rendendo visibile le performance, i problemi e la velocità di soluzione che i team stanno applicando ai problemi.
Stabilisce obiettivi, assegna responsabilità, alloca risorse, allinea team e dipartimenti per dispiegare la strategia. Fornisce la struttura che abilita le persone a fare il proprio lavoro e fornisce le strutture di supporto alle attività a valore che portano valore al cliente. Crea miglioramento continuo, costante sperimentazione, apprendimento organizzativo, sviluppo delle persone, innovazione e creazione di nuovi prodotti e servizi, un sistema di feedback loop continuo.
Obeya Management System è il sistema operativo organizzativo che realizza la strategia attraverso meeting di routine focalizzati che riducono drasticamente le riunioni convenzionali, in genere più del 70%, attraverso l’allineamento di team e dipartimenti e l’allocazione delle responsabilità per creare nuovo valore ai clienti supportando le operation quotidiane, attraverso la creazione di meccanismi di coordinamento che permettono alla pianificazione e ai team di muoversi insieme, di adattarsi rapidamente ai cambiamenti esterni sincronizzando le attività critiche e fornendo in breve tempo un forte vantaggio competitivo.
Obeya Management System è un sistema di apprendimento continuo,
è il luogo dove le persone aggiornano le loro informazioni
costantemente sempre a disposizione dei componenti dei vari team.
È il luogo dove viene reso visibile il lavoro, dove vengono rese evidenti le interdipendenze, dove vengono superate le barriere dipartimentali e dove i team creano i meccanismi di coordinamento, dove i team decidono l’agenda, la frequenza e la tipologia di meeting necessari, Obeya Management System fornisce un framework di meeting focalizzati e di modalità di facilitazione contestualmente ad una ampio insieme di strumenti.
Obeya supera e trascende il project management poiché sono i team stessi che si auto-coordinano in base alle informazioni a disposizione di tutti e alle decisioni che vengono prese in modo condiviso durante i meeting di Obeya.
Come favorire la creatività
Il problema con le metodologie deriva dal radicato pregiudizio, diffuso da società di consulenza e business school, che sia possibile fare ‘copia e incolla’ di una metodologia sulla base della logica ‘one fit all’ per ottenere un cambiamento organizzativo efficace.
Le metodologie in sé non hanno nulla di sbagliato e sono spesso utili
ma non come mezzo da cui partire.
Questo approccio convenzionale al change management ha implicazioni significative per le organizzazioni che ormai da diversi anni stanno provando a realizzare una trasformazione Agile senza riuscirci.
Iniziano con Scrum e dopo un paio di anni si accorgono che Scrum si focalizza solo sui singoli team e che il coordinamento tra più team è complesso da realizzare. Allora introducono Spotify oppure SAFe e dopo un paio di anni si riempiono la bocca dichiarando di avere tribe e squad ma di nuovo capiscono che di Agile c’è poco. Allora introducono O&KRs e dopo altri due anni si accorgono che è terribilmente complicato e che non ha grande efficacia sull’agilità organizzativa.
In questo modo dopo diversi anni Agile diventa l’elefante nella stanza,
i team fanno agile senza che l’organizzazione lo sia.
Il problema con le metodologie è che focalizzano le persone sull’obiettivo sbagliato, ovvero sulla corretta implementazione della metodologia, piuttosto che focalizzarle sul valore che portano al cliente e come lo portano.
Inoltre le organizzazioni convenzionali iniziano dall’approccio sbagliato, iniziano dal disegno organizzativo e creano nuove posizioni, nuovi ruoli e introducono nuove metodologie. Più vengono imposto ruoli, posizioni e metodologie, meno le persone sono disposte a seguirle, anzi, pronte a fare ostruzionismo se non addirittura a boicottarle.
La soluzione non è partire da una metodologia ma dalla comprensione di come funziona il sistema. Le metodologie, gli strumenti, le pratiche vengono in un secondo momento quando i team hanno imparato come vogliono impostare il modello operativo. A questo si aggiunge che le persone inserite nei team cosiddetti Agile continuano a lavorare come facevano prima. Il team non si può definire tale poiché è un gruppo di persone che cooperano per ottenere ognuno i propri obiettivi. La logica dipartimentale e funzionale prevale sulla logica sistemica e organizzativa, grazie anche all’influenza dei capi dipartimento con i loro obiettivi dipartimentali. Le persone sentono l’implementazione della nuova metodologia come un’imposizione e non ne capiscono il senso. Inoltre si lamentano che passano il tempo in meeting, infatti oltre ai meeting di lavoro usuali, in genere lunghi ed inefficaci, vengono a sommarsi quelli rituali di Scrum.
In tutto questo la creatività non può essere in alcun modo applicata. Non esistono le condizioni per applicarla. La creatività non si può imporre come si impone un nuovo ruolo, posizione e metodologia. La creatività ha bisogno di un ambiente di sicurezza psicologica per creare le condizioni che permettano la coltivazione della fiducia. La creatività si nutre di collaborazione ma neanche la collaborazione non può essere imposta, va creata.
Obeya Management System non è una metodologia è un sistema manageriale. Obeya Management System è un approccio che trascende tutte le metodologie Lean Agile e le include nel momento in cui i teams comprendono quale può essere più utile per organizzare il lavoro e per risolvere i problemi.
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Chi è l'Obeya Builder
L'Obeya Builder è responsabile dell'evoluzione dello spazio Obeya, dei suoi contenuti e della sua posizione nel contesto organizzativo. La sua missione principale è sviluppare una stanza Obeya ad alte prestazioni, che massimizzi il potenziale dei team e permetta loro di raggiungere i propri obiettivi in modo efficace ed efficiente.
- Progettazione e costruzione del sistema Obeya
Uno dei compiti principali dell'Obeya Builder è progettare e costruire un sistema Obeya efficiente e su misura per le esigenze dei suoi utenti. Questo implica creare un ambiente positivo e di supporto che promuova la collaborazione e la comunicazione, migliorando così il processo decisionale all'interno del team.
- Utilizzo del Visual Management
Per un Obeya Builder, una delle competenze fondamentali è rendere visibile il lavoro utilizzando le principali tecniche di visual management. La gestione visiva è infatti impiegata per comunicare informazioni attraverso spunti visivi, facilitando la comprensione e consentendo decisioni rapide e informate.
- Coinvolgimento nel ciclo di vita dell’Obeya
L'Obeya Builder rimane coinvolto durante tutto il ciclo di vita di un Obeya funzionale. Questo significa che deve continuamente adattare e migliorare lo spazio e i suoi contenuti in base alle esigenze del team e dell'organizzazione, garantendo che l'Obeya rimanga uno strumento efficace per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
- Organizzazione del contenuto e visualizzazione delle informazioni
Per organizzare il contenuto e la visualizzazione delle informazioni all'interno di una stanza Obeya, l'Obeya Builder segue un'impostazione di base che funge da modello:
- Pianificare: si pianificano le attività e gli obiettivi.
- Fare: si aggiungono informazioni su ciò che si deve fare per raggiungere gli obiettivi.
- Verificare: si aggiungono i dati e i contenuti che permettono di verificare (o studiare) se si è sulla strada giusta.
- Agire: dalla verifica si apprende il potenziale di miglioramento e si agisce per diffonderlo in tutta l’organizzazione.
Questo schema riflette il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), noto anche come ciclo di Deming, un sistema di risoluzione dei problemi in quattro fasi usato per migliorare i processi e ottenere un miglioramento continuo.
Obeya Host, più di un facilitatore
L’Obeya Host è il custode di uno spazio progettato per permettere alle persone di auto-organizzarsi intorno a una conoscenza profonda. Questa conoscenza si sviluppa attraverso l'apprendimento del funzionamento del sistema, del prodotto da sviluppare o del processo da innovare ed il compito principale dell'Host è garantire che questa conoscenza si trasformi in soluzioni concrete e che tali soluzioni vengano sperimentate per produrre nuovi apprendimenti.
- Oltre il semplice ruolo di facilitatore
Il suo compito principale è quindi quello di fornire uno spazio in cui le persone si sentano a proprio agio, massimizzando l'intelligenza collettiva del gruppo. Questo include creare un ambiente caratterizzato dalla sicurezza psicologica, dove le persone non hanno paura di esprimere le proprie idee e di affrontare situazioni conflittuali. Ma una parte fondamentale del lavoro di un Obeya Host riguarda anche la gestione degli stakeholder e il loro coinvolgimento nei processi decisionali.
- I tre momenti chiave dell'Obeya Host
Il lavoro dell'Obeya Host si articola in tre momenti chiave:
- Preparazione: prima del meeting, l'Host deve preparare l'ambiente, gli strumenti e i partecipanti. Questo include la creazione di un'agenda chiara e la definizione degli obiettivi dell'incontro.
- Svolgimento: durante il meeting, l'Host facilita la conversazione, utilizzando tecniche come il powerful questioning e l'ascolto attivo per guidare il dialogo. Inoltre, l'Host deve essere pronto a gestire eventuali conflitti e a mantenere un ambiente positivo e produttivo.
- Post-Incontro: dopo il meeting, l'Host deve assicurarsi che le decisioni prese vengano documentate in Obeya e che i follow-up necessari vengano eseguiti. Questo include la raccolta di feedback e la pianificazione dei passi successivi.
- Competenze chiave di un Obeya Host
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- Sicurezza psicologica: conoscere le barriere alla sicurezza psicologica e come costruire la fiducia, il feedback costruttivo e l'empatia.
- Dinamiche di gruppo: comprendere lo sviluppo del team, facilitare i processi decisionali, gestire i conflitti e migliorare la comunicazione.
- Pensiero analitico e dialogo partecipativo: capacità di analizzare le situazioni e facilitare il dialogo in modo partecipativo e inclusivo.
- Sensibilità sociale, ambientale e organizzativa: essere consapevoli dell'impatto sociale, ambientale e organizzativo delle decisioni prese e orientarsi verso il cliente.
Le qualifiche di Obeya Association
Obeya Association è una comunità in cui si sviluppa la conoscenza di Obeya e si condividono le esperienze sul suo utilizzo. Una delle primissime associazioni che sta ampiamente sviluppando le tematiche che ruotano attorno ad Obeya e a rendere visibile il lavoro.
Ha sviluppato diversi livelli di qualifica:
- Obeya Fundamentals
- Obeya Builder
- Obeya Host
- Obeya Coach
- Obeya Sensei
Immagine degli step di qualifica liberamente tratta da Obeya Association
Il framework di Agile management che ogni manager dovrebbe conoscere
Agile non è la Business Agility. Scrum difficilmente aiuta a diventare Agile. Lo stesso vale per qualsiasi metodologia Agile venga adottata. Team Agile non hanno nulla a che vedere con la Business Agility. La Business Agility inizia e finisce con il cliente.
La Business Agility comporta una visione sistemica di come funziona l’organizzazione. La Business Agility richiede che il management venga coinvolto fin dall’inizio. La Business Agility consiste nel creare un’architettura collaborativa che vede la partecipazione attiva di manager e imprenditori e dei team operativi. Un’architettura collaborativa implica la costruzione di uno spazio comune di lavoro dove la strategia incontra le execution. Uno spazio dove in un solo colpo d’occhio è possibile vedere l’andamento dei lavori, gli scostamenti di performance, i miglioramenti, i risultati, i problemi da risolvere, le azioni da fare. Questo è lo spazio del miglioramento continuo, il luogo dove vengono prese le decisioni inclusive, il che significa includere simultaneamente più fonti di informazione e più prospettive. Questo spazio si concretizza in Obeya dove si prendono decisioni condivise e prendere decisioni condivise significa creare un ampio sostegno il che fa risparmiare tempo prezioso, permette di prendere decisioni migliori, più velocemente. E soprattutto di trasformare le decisioni in azioni e verificarne la validità.
L’architettura collaborativa è la modalità in cui il cambiamento diventa una parte normale, non invadente, delle operazioni quotidiane.
