L'Obeya Host è una figura introdotta da Obeya Association che svolge un ruolo cruciale nel facilitare e sviluppare le interazioni durante gli incontri Obeya. Questa figura aiuta i team a trasformare gli apprendimenti in decisioni sostenibili attraverso conversazioni informate, fungendo da guida e supporto per garantire che ogni incontro sia produttivo e mirato.
Il ruolo dell'Obeya Host
L’Obeya Host è il custode di uno spazio progettato per permettere alle persone di auto-organizzarsi intorno a una conoscenza profonda. Questa conoscenza si sviluppa attraverso l'apprendimento del funzionamento del sistema, del prodotto da sviluppare o del processo da innovare ed il compito principale dell'Host è garantire che questa conoscenza si trasformi in soluzioni concrete e che tali soluzioni vengano sperimentate per produrre nuovi apprendimenti.
Questa figura non si limita a facilitare le riunioni, ma crea un ambiente che consente al gruppo di condurre conversazioni significative e mirate. Il successo di queste conversazioni dipende dalla preparazione e dalla capacità dell'Host di assicurarsi che tutti i membri comprendano il processo e siano pronti a impegnarsi attivamente.
- Oltre il semplice ruolo di facilitatore
Abbiamo visto che un Obeya Host è responsabile della creazione di un ambiente che favorisce la collaborazione e stimola la risoluzione creativa dei problemi. Il suo compito principale è quindi quello di fornire uno spazio in cui le persone si sentano a proprio agio, massimizzando l'intelligenza collettiva del gruppo. Questo include creare un ambiente caratterizzato dalla sicurezza psicologica, dove le persone non hanno paura di esprimere le proprie idee e di affrontare situazioni conflittuali. Ma una parte fondamentale del lavoro di un Obeya Host riguarda anche la gestione degli stakeholder e il loro coinvolgimento nei processi decisionali.
- I tre momenti chiave dell'Obeya Host
Il lavoro dell'Obeya Host si articola in tre momenti chiave:
- Preparazione: prima del meeting, l'Host deve preparare l'ambiente, gli strumenti e i partecipanti. Questo include la creazione di un'agenda chiara e la definizione degli obiettivi dell'incontro.
- Svolgimento: durante il meeting, l'Host facilita la conversazione, utilizzando tecniche come il powerful questioning e l'ascolto attivo per guidare il dialogo. Inoltre, l'Host deve essere pronto a gestire eventuali conflitti e a mantenere un ambiente positivo e produttivo.
- Post-Incontro: dopo il meeting, l'Host deve assicurarsi che le decisioni prese vengano documentate in Obeya e che i follow-up necessari vengano eseguiti. Questo include la raccolta di feedback e la pianificazione dei passi successivi.
- Competenze chiave di un Obeya Host
Per svolgere efficacemente il ruolo di Obeya Host, è necessario allenare diverse competenze:
- Sicurezza psicologica: conoscere le barriere alla sicurezza psicologica e come costruire la fiducia, il feedback costruttivo e l'empatia.
- Dinamiche di gruppo: comprendere lo sviluppo del team, facilitare i processi decisionali, gestire i conflitti e migliorare la comunicazione.
- Pensiero analitico e dialogo partecipativo: capacità di analizzare le situazioni e facilitare il dialogo in modo partecipativo e inclusivo.
- Sensibilità sociale, ambientale e organizzativa: essere consapevoli dell'impatto sociale, ambientale e organizzativo delle decisioni prese e orientarsi verso il cliente.
Immagine degli step di qualifica liberamente tratta da Obeya Association
Caso studio del ruolo chiave di Obeya Host
Nel contesto di una trasformazione Agile nel settore farmaceutico, l’adozione dell’approccio Obeya ha portato a una serie di risultati significativi, resi possibili grazie al ruolo fondamentale dell'Obeya Host. La sua presenza è stata determinante nel creare le condizioni necessarie per permettere al team di condurre conversazioni significative, risolvere problemi e raggiungere obiettivi condivisi.
Con le sue competenze viste prima, ha giocato un ruolo chiave nel far emergere un cambiamento di mindset all'interno del team. Invece di concentrarsi sulla difesa degli obiettivi dipartimentali, il gruppo ha iniziato a orientarsi verso uno scopo comune. Ha facilitato la creazione di un ambiente collaborativo dove il dialogo aperto e trasparente ha permesso ai membri del team di uscire dai propri confini funzionali e di concentrarsi sul portare valore al progetto.
Grazie al contributo attivo dell'Obeya Host, è stato possibile mettere in luce le interdipendenze tra team, funzioni e dipartimenti, favorendo un coordinamento più efficace. L'Host ha facilitato la condivisione della road map e dei planning loop, consentendo una gestione fluida delle tempistiche e una presa di decisioni informate e rapide, necessarie per il successo del progetto.
Uno degli aspetti più importanti è stato lo sviluppo di un ambiente psicologicamente sicuro, obiettivo essenziale che l’Obeya Host ha guidato con cura. Questa sicurezza ha spostato l’attenzione del team dall’individuazione delle colpe personali all’analisi degli errori del processo, incoraggiando un approccio preventivo e condiviso ai problemi.
Grazie alla sua presenza il team ha rapidamente raggiunto un alto livello di collaborazione, comunicazione efficace e trasparenza. Ha anche permesso di stabilire e mantenere un linguaggio comune all'interno del gruppo, rafforzando l’allineamento su obiettivi e strategie.
Infine, l'Obeya Host ha avuto un impatto positivo anche sui rapporti tra le diverse unità aziendali, migliorando la fiducia tra il personale sul campo e l’headquarter.
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