Kanban è uno dei termini che si è largamente diffuso nei contesti lavorativi in cui si parla di team Agile o Scrum e Agile Project Management. Per non fare confusione sul corretto utilizzo delle metodologie Kanban e Scrum vediamo cosa le accomuna e cosa le differenzia partendo dalla definizione e dall’origine del Kanban Board.
Che cos’è il metodo Kanban?
La parola kanban nasce in Toyota e vuol dire “cartellino”, e si applica attraverso una gestione a vista di cartellini che evidenziano il consumo e quindi il fabbisogno di rifornimento di materiali alle fasi antecedenti del processo. Questo metodo consente di attuare una gestione pull dei materiali nel processo produttivo, per questo viene definito anche Pull System e permette di avere un punto di osservazione differente dal sistema convenzionale push.
Lavorare in logica PULL significa mettere in produzione Just in time quanto richiesto dal cliente rispettando il principio di produrre quello che serve, quando serve, nella quantità che serve.
Viene visivamente raffigurato con una lavagna (Kanban Board), una serie di colonne che rappresentano le fasi del processo e per ogni fase si stabilisce il numero massimo di cartellini che può contenere. Questo significa limitare il WIP, ovvero Work In Process, per non creare colli di bottiglia e conseguenti sprechi dovuti ai ritardi di consegna.
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Il Kanban Board è ad ogni modo molto più di una semplice lavagna e dei post-it da spostare a seconda del processo, serve infatti per:
- Visualizzare il flusso di lavoro
- Eliminare le interruzioni
- Gestire il flusso
- Rendere esplicite le politiche di processo
- Mantenere aperti i circuiti di feedback
- Migliorare la collaborazione
Grazie all’utilizzo del Kanban Board si possono eliminare i tempi morti, contenere le scorte, semplificare le procedure, sviluppare la gestione a vista e raggiungere un elevato livello di qualità. Per ottenere questi benefici i team operativi devono tuttavia conoscere anche 6 regole fondamentali per il suo utilizzo, ovvero:
- Non consegnare materiale difettoso al processo a valle
- Il prelievo viene effettuato dal cliente (processo a valle)
- Produrre solo la quantità prelevata
- Il programma di produzione deve essere livellato
- Il Kanban serve per l’ottimizzazione
- Stabilizzare e razionalizzare il processo
La principale differenza tra Kanban e Scrum
Scrum è il framework Agile più diffuso nel mondo del software mentre abbiamo appena visto come il Kanban Board nasce all’interno del contesto di manufacturing. Tuttavia ogni team e azienda che lavora utilizzando diverse pratiche e strumenti Agile ne prende alcune (quelle che meglio dovrebbero adattarsi al proprio contesto lavorativo) dalla grande “cassetta degli attrezzi” che Agile fornisce poiché di metodologie, strumenti e pratiche ne esistono più di 100 tra cui è possibile scegliere.
Perché è necessario chiarire la differenza tra il metodo Kanban e il framework Scrum? Ciò che accomuna Scrum e Kanban è la visualizzazione, soprattutto quando il board kanban è utilizzato con le classiche fasi TO DO - WIP - DONE. Anche se si dice che Scrum sia PULL perché i componenti del team “tirano” nello sprint board gli items, di fatto scrum è un sisteam PUSH dove un product owner decide che cosa deve essere prodotto. Sono quindi due modalità molto differenti tra loro.
Istruzioni di Scrum
In Scrum si lavora per Sprint, periodi di tempo che variano da una a quattro settimane dove il Product Owner è responsabile del Product Backlog, che contiene tutti gli Items che servono per fabbricare il prodotto.
- Il Product Owner stabilisce le priorità e, durante lo Sprint Planning meeting, il team decide quali items introdurre nello Sprint Backlog spostando gli items nel board e dando un peso ad ogni Items per definire quanti possono esserne fatti durante quello Sprint.
- Ogni giorno il team effettua il Daily Meeting davanti al board che visualizza lo stato di avanzamento dei lavori e ogni membro del team sposta gli items in lavorazione.
- Alla fine dello sprint si fa lo Sprint Review per verificare cosa è stato fatto e quello che non è terminato ritorna nel Backlog per il prossimo Sprint.
- Sempre alla fine dello Sprint il team effettua anche il Retrospective Meeting per vedere le aree di miglioramento, identificare gli impedimenti e discutere come superarli.
Istruzioni del Kanban
Il Kanban è originario del manufacturing ed ha la forma dell’immagine che potete vedere sopra. I cartellini vengono inseriti quando qualcosa viene ordinato a valle. Se rimangono al livello della parte orizzontale verde il flusso è sostenibile. Se aumentano fino a raggiungere la parte arancione significa che il WIP, Work in Process sta per essere superato. Quando entrano nella parte rossa il WIP è superato il flusso rischi colli di bottiglia, occorre chiedersi quale è il problema per cui si è creata questa situazione.
In Kanban utilizzato nei progetti prevede un Backlog con tutti gli items esattamente come in scum con un board dove sono definiti i passaggi visti sopra: WIP - TEST - DONE, ma non vi sono sprint. Gli items, al posto di essere spostati sulla lavagna in un determinato periodo di tempo, lo Sprint, continuano a fluire sulla lavagna man mano che vengono concluse le lavorazioni.
A seconda delle priorità gli Items entrano direttamente in WIP e una volta testato l’Items viene spostato in DONE lasciando libero lo spazio nell’area di TEST che chiama quindi un altro item dal WIP. Allo stesso modo quando in WIP non vi sono più Items significa che è arrivato il momento di selezionare altre attività dal Product Backlog.
Non ci sono Sprint, né meeting di Sprint Planning, in Kanban si lavora in processo continuo. Ci sono però il Daily meeting e le Review di prodotto avvengono più spesso, due o tre volte più spesso, mentre il Planning meeting avviene all’inizio del progetto e il Retrospective avviene periodicamente, ma su periodi di tempi decisi dal team e non dagli sprint.
Conclusione
Ecco in breve delle considerazioni sul diverso utilizzo che si fa del Kanban Board a seconda che si usi Scrum o no:
- Il Kanban introduce il concetto di flusso quindi per fare in modo che le attività fluiscano nei vari stadi del board occorre che il WIP sia limitato, ovvero che in ogni stadio vi siano un numero massimo di items in lavorazione e, fino a quando non sono terminati, non si possono introdurre altre attività.
- Un altro aspetto importante correlato al limite del WIP, sono le attività BLOCKED, bloccate da un impedimento. Kanban, al posto di aspettare il Retrospective meeting per identificare gli impedimenti e capire come superarli, una volta che un Item è bloccato ricerca immediatamente le cause del blocco per trovare la soluzione e sbloccarlo con il supporto del Agile Coach.
- Il facilitatore in Scrum è chiamato Scrum Master e si occupa di far rispettare i rituali, mentre in Kanban viene chiamato Agile Coach e si occupa di facilitare il team nel prendere decisioni e superare impedimenti.
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