Ringraziamo l’autore Jim Benson che ci ha permesso di tradurre il suo articolo in Italiano. Potete leggere il suo post originale sul sito di Modus Institute.
Gli ambienti tossici non sono sempre evidenti. Molte organizzazioni o team sembrano funzionali in superficie ma, in realtà, sono afflitti da piccoli problemi che rendono difficile per i dipendenti raggiungere il successo. Tutti possono ricordare almeno un lavoro che era diventato un inferno a tal punto di non avere senso continuarlo nel lungo termine.
La parte più dolorosa della tossicità è che spesso è causata da presunte best practice di leadership, management, Lean, Agile, ecc. L'ambiente che stiamo costruendo semplicemente non corrisponde alle esigenze del team, dei singoli professionisti che ne fanno parte e del lavoro da svolgere. Lo squilibrio che ne deriva genera tossicità, ma la risposta è spesso quella di duplicare il comportamento tossico.
Questo problema è talmente grande che uno studio condotto nel 2021 ha rivelato che quasi un terzo dei lavoratori lascia il proprio posto di lavoro a causa della cultura tossica del luogo di lavoro.
Anche con i migliori sforzi e le migliori intenzioni, molte aziende non riescono a sostenere una cultura florida all'interno dell'ambiente di lavoro. Sono molti i fattori in gioco. Sia che non conoscano le regole di una corretta gestione o che si sforzino troppo, il risultato è lo stesso: una cultura di professionisti che cercano di produrre un lavoro di cui sono orgogliosi in un ambiente che lavora contro di loro.
Spesso gli ambienti tossici esistono perché i profitti, la produttività e i "risultati" guidano la pianificazione e l'allocazione delle risorse a scapito del benessere, dell'apprendimento e della professionalità dei membri del team. I tentativi di migliorare la cultura, i processi o i prodotti vengono bloccati perché non si adattano alle metriche. Questo genera rapidamente una cultura di "impotenza appresa", in cui i dipendenti diventano demotivati e poco ispirati a lavorare (e con ragione).
È doloroso da osservare. La mancanza di passione si riflette nell'esecuzione del loro lavoro, perché fondamentalmente non gli è permesso di lavorare in modo professionale.
Il successo della vostra organizzazione ricade sulle spalle dei professionisti al suo interno e la mancanza di autonomia e di rispetto impone loro di odiare il proprio lavoro. Se volete prosperare, dovete aiutare i team a creare l'ambiente giusto per consentire ai dipendenti di migliorare. Con l'ambiente giusto, i professionisti miglioreranno naturalmente tutto ciò che riguarda il business.
In questo momento, la spinta naturale a migliorare viene ostacolata.
Uno spazio prospero è quello che riconosce i comportamenti tossici e li elimina. Questo è il miglioramento. La capacità di migliorare porta naturalmente a team motivati che forniscono un valore migliore e più frequente, producendo un ROI più elevato e una crescita aziendale. Una cultura sana e intenzionale è fondamentale per crescere ed espandersi continuamente.
Segni che lavori in un ambiente tossico
La cosa peggiore di un ambiente tossico è che i comportamenti scorretti non solo si normalizzano, ma sono richiesti dal sistema che avete creato. Spesso la struttura creata per essere efficiente, agile o lean è stressante, negativa e incoraggia comportamenti non etici o non professionali.
Come diceva Deming, "Un cattivo sistema batterà sempre una buona persona". Nessuno si prefigge di costruire cattivi sistemi, ma quasi sempre sono frutto di negligenza e pigrizia. Possiamo facilmente identificare alcuni campanelli d’allarme che indicano che avete creato un sistema fetido.
La domanda è... cosa farete al riguardo? Chiederete alle persone di iniziare a comportarsi meglio? Lo scriverete in un piano di miglioramento delle prestazioni? Li rimprovererete? Spero di no.
Ci auguriamo che vi siate seduti con loro e che abbiate una vera conversazione sulla tossicità che stanno vivendo, sul suo impatto e su come potete attenuarla. Quando leggete quanto segue, non guardate al comportamento degli altri come a qualcosa che stanno facendo, ma come a qualcosa che attualmente possono solo fare.
Scarsa comunicazione
La comunicazione è il fondamento di un buon team. Le persone hanno le informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno? Sanno di quali informazioni hanno bisogno gli altri? Dove si perdono abitualmente le informazioni?
Una vera comunicazione incoraggia la collaborazione e la trasparenza. Un ambiente tossico nasconde, sovverte o corrompe le informazioni, rendendo spesso difficile o addirittura impossibile sapere quando o come rispondere professionalmente a una situazione. Ad esempio, potrebbe esserci una mancanza di chiarezza sulle priorità aziendali, dettagli mancanti, azioni da intraprendere poco chiare e situazioni in cui nessuno è in grado di assumersi la responsabilità. Questo porta a confusione e a una scarsa esecuzione dei compiti, con la conseguenza che i team aspettano di sapere cosa fare.
In altri casi, non c'è alcuna comunicazione. I comandi arrivano inaspettati e dittatoriali, lasciando un flusso di lavoro disorganizzato e imprevedibile. I team non hanno chiarezza o visualizzazione per promuovere un'azione appropriata. I team lavorano al buio e lottano per capire cosa devono fare e come.
Quando i team e i professionisti vengono seppelliti da richieste di lavoro vaghe e dall'impossibilità di incidere sulla qualità o sulla struttura del lavoro, si isolano. Spesso sono bloccati alle loro scrivanie, concentrati sul loro lavoro personale. Quando gli altri li interrompono con altre richieste, domande o riunioni, si sentono giustamente sotto pressione. Lavorano più faticosamente per ottenere risultati professionalmente scadenti.
Ciò si traduce naturalmente in azioni di tipo passivo-aggressivo, in cui si ricorre al sarcasmo, agli insulti e alle mezze frasi per chiudere le conversazioni, per aggirare un possibile lavoro da effettuare o semplicemente per proteggersi. Questo rende l'ambiente tossico ancora più velenoso. I membri del team non riescono a concentrarsi sul flusso di lavoro perché il sistema poco definito li costringe a piccoli drammi liceali che li distraggono dal fornire valore.
Cattiva leadership
Leadership e management sono considerati sinonimi, ma non lo sono. La leadership è un argomento complesso che viene sempre semplificato in modo eccessivo, lasciando alle persone parole d'ordine come "ascoltare attivamente", "empatia" o "servant leader". Dato che mettiamo leadership e management nello stesso blocco, creiamo leader che falliscono nel gestire contemporaneamente persone e progetti. In questi casi, i progetti vincono e le persone perdono.
La leadership sana è contestuale. Se si verificano situazioni in cui ci sono persone che sono rimaste ferite fisicamente o emotivamente l’empatia e la capacità di trovare soluzioni per permettere alle persone ferite di rimanere nel gruppo è uno skill fondamentale. Se l’organizzazione non sa con sicurezza cosa fare o come agire, potrebbe essere necessario essere più decisi per stabilire una direzione che i team siano in grado di attuare.
A volte la leadership consiste nell'aumentare le opzioni, a volte nel limitarle, ma sempre nel facilitare la creazione e il mantenimento di un ambiente organizzativo professionale in cui le persone che "guidate" hanno le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno e possono agire di conseguenza quando arrivano. Dovreste essere un generatore di autonomia.
La leadership diventa tossica quando viene confusa con il management e perde la sua umanità. La colpevolizzazione, il micromanagement, la convinzione di avere tutte le risposte o di prendere le decisioni, la centralizzazione dell'autorità, la creazione di una burocrazia inutile, le strutture di reporting complesse, la dipartimentalizzazione, le promozioni o i percorsi di carriera arbitrari, la sottovalutazione dei centri di costo o delle risorse condivise, il lavoro che arriva senza preavviso, i cambiamenti radicali del focus aziendale senza dialogo, l'incapacità dei professionisti di cambiare il corso di un progetto, l'alienazione della creazione del prodotto dal cliente... L'elenco continua. Si tratta di una leadership scadente che si riconduce a un'unica causa:
Leadership dispotica.
Il management collaborativo, in cui le decisioni vengono prese da professionisti informati in tutta l'organizzazione, risolve tutti questi problemi. Ognuno di essi. Quando il processo decisionale dell'organizzazione è condiviso da menti e professionisti diversi che avete assunto, le decisioni sono più solide, le soluzioni creative sono più ponderate e persino il morale migliora.
Elevato turnover dei dipendenti
Trascorriamo la maggior parte del nostro tempo al lavoro. Nessuno vuole trovarsi in uno spazio disfunzionale che prosciuga le sue energie e si ripercuote su tutti gli altri aspetti della sua vita.
Un elevato turnover è un segnale importante di un ambiente tossico. Significa che mancano direzione, organizzazione, opportunità e c’è una cattiva leadership. Quando qualcuno se ne va, gli altri sanno perché. Le persone che rimangono condividono le loro lamentele e operano a livelli di professionalità costantemente più bassi, perché il sistema ha dimostrato nella pratica, attraverso le persone che se ne vanno, di non occuparsi dei problemi e di non volerli risolvere.
Burnout e stress
Tutti noi abbiamo sperimentato almeno in parte burnout e stress. Sappiamo cosa si prova e come ha influito sulle nostre performance personali e sulla nostra soddisfazione professionale. Gli ambienti tossici generano questo tipo di stress. Mancanza di chiarezza o minacce dirette da parte della leadership, del team o del nostro flusso di lavoro lascia le persone incerte o spaventate da ciò che accadrà domani. Perdono il sonno, arrivano al lavoro meno capaci di concentrarsi e dedicano sempre una parte considerevole della loro capacità cognitiva alla paura invece che al lavoro. Questa è una reazione al sistema, non un difetto personale. Il vostro sistema promuove attivamente questo risultato.
Non c'è spazio per la crescita e il miglioramento della carriera
I professionisti vanno al lavoro per imparare e migliorare. Vogliono migliorare se stessi e il prodotto. La crescita professionale e il miglioramento personale non sono solo un vantaggio, ma un requisito primario per la soddisfazione professionale e dovrebbero essere un parametro primario per la salute di qualsiasi team o professionista.
La tossicità si manifesta attraverso l’incertezza sui percorsi di carriera e attraverso la totale mancanza di rispetto nei confronti del valore dei professionisti. Abbiamo lavorato con una donna che ha fatto risparmiare alla sua azienda oltre 2 milioni di dollari con dei miglioramenti. Loro l'hanno ringraziata. Poi, quando ha chiesto di frequentare un corso di formazione da 1.500 dollari, le è stato detto che l'azienda aveva altre priorità. Le hanno fatto sapere che valeva meno di un decimo dell'1% del suo investimento nell'azienda. Ora lavora altrove.
La mancanza di un percorso di carriera coerente affligge il lavoro basato sulla conoscenza e lascia le aziende esposte a ogni tipo di causa discriminatoria. Quando le promozioni o gli aumenti di stipendio sembrano arbitrari, è perché molto probabilmente lo sono. Ciò significa che le persone non sanno cosa dovrebbero fare per ottenere il riconoscimento dei loro sforzi, della loro crescita e del loro valore per l'azienda. Il risultato di questo semplice sistema è che quando le persone vengono promosse, altre si arrabbiano. Anche in questo caso, non si tratta di un'eccessiva emotività, ma del fatto che hanno lavorato duramente e il sistema tossico è stato arbitrario o, peggio, ha fatto dei favoritismi.
7 elementi di un ambiente di lavoro sano
Il segreto per sostenere team ad alte prestazioni è la creazione di una cultura del lavoro sana o "ambiente giusto". Le organizzazioni che danno priorità al successo a lungo termine devono dimostrare di avere a cuore i propri dipendenti, sia che i membri del team siano in sede che in remoto.
Attenzione: questo richiede riflessione e lavoro, non la semplice lettura di un elenco. Siete pronti a scoprire come e a tuffarvi?
Guidare con l’esempio
I leader sono sotto i riflettori e camminano su una linea sottile tra partner e decisore. Devono essere parte del team e rappresentare l'intera azienda. I team hanno bisogno di una figura ispiratrice che li sostenga, che collabori con loro, elimini gli ostacoli e stabilisca la direzione quando necessario.
Dare l'esempio non significa solo essere super gentili e intelligenti. Quello è un compagno, un “buddy”.
Un leader dimostra il suo impegno:
- essendo coerente,
- fornendo risposte alle aspettative dei team, lasciando loro l’autonomia,
- tenendosi al corrente di ciò che accade nel team e al di fuori di esso,
- fare di tutto per non sorprendere il team con nuove indicazioni (in modo che quando sarà necessario il team possa accettarle),
- essendo disponibile quando sorgono problemi su questioni umane,
- vedendo quando i team sono bloccati nella paralisi dell'analisi ed essere in grado di fare il ‘tie-break’ (Ad esempio, nel tennis, il tie-break è un periodo di gioco speciale utilizzato per determinare il vincitore di un set in caso di parità nel punteggio.), di prendere una decisione esecutiva o di sbloccare il team in altro modo,
- garantendo che il team abbia le informazioni di cui ha bisogno quando ne ha bisogno, per poter esercitare la propria autonomia professionale in modo sicuro,
- scegliendo con il team metriche e obiettivi che mostrino i reali progressi e modificandoli se necessario.
Dare l'esempio non significa chiedere di essere superumani, ma solo umani. Coinvolgete i professionisti nel loro stesso successo e la leadership mostrata con l’esempio si realizzerà.
Una buona esperienza di onboarding
Se non comprendete i vostri processi e non visualizzate il vostro lavoro, l'onboarding comporterà sempre un sistema lento e doloroso per insegnare alle persone le differenze tra il modo in cui dite di fare le cose e il modo in cui vengono effettivamente fatte. Sì, probabilmente dovreste twittarlo per ricordarvelo.
Un onboarding inefficace è un indicatore primario di un sistema incoerente. C'è una continua alternanza di nuovi assunti che entrano in azienda, si sentono frustrati e se ne vanno. Le informazioni sono nascoste, le aspettative sono vaghe e i feedback negativi arrivano spesso e inaspettatamente.
I nuovi assunti si sentono non accolti, confusi o esclusi perché il vostro modo di lavorare è specificamente tossico. Si sentono così perché non sono accolti, confusi ed esclusi.
Abbiamo scoperto che l'inserimento di persone in ambienti estremamente complessi può essere notevolmente migliorato, persino piacevole, quando i sistemi vengono visualizzati, quando le persone comprendono il flusso di lavoro, quando non solo il lavoro ma anche gli esperimenti in corso vengono visualizzati e discussi e quando tutte le persone, anche quelle nuove, possono vedere chiaramente come possono aiutare. Quanto più velocemente un professionista può entrare, sapere cosa sta succedendo e iniziare a migliorare le cose, tanto più è probabile che rimanga e diventi una parte centrale del team.
Formazione ed eventi reali
La formazione senza scopo è un'interruzione intollerabile. Sebbene si possa pensare di portare rispetto alle persone inviandole a corsi di formazione o eventi, spesso le si sta allontanando dalla famiglia e dal lavoro per fare qualcosa in cui non vedono alcun valore.
Spesso, quando le aziende inviano decine di persone ai corsi di formazione di Modus Institute, ci sono persone che non solo non vogliono essere presenti, ma non sono nemmeno state informate del contenuto del corso. Non si presentano pronti a imparare, ma confusi e arrabbiati. Questo è un chiaro segno che qualcuno sta spendendo il proprio budget per la formazione o vuole il corso per sé (decisamente un atteggiamento tossico!).
I professionisti vogliono migliorare. Lo vogliono assolutamente. Ma se volete rispettare la loro professionalità e il loro tempo in modo non tossico, sarebbe molto utile se chiedeste loro (1) se vogliono la formazione, (2) se vogliono sapere perché sarebbe utile per loro e (3) quale formazione vorrebbero e perché.
Siate professionali: Visualizzare il lavoro
Tutti gli altri sforzi saranno sprecati se il lavoro non viene gestito in modo corretto e collaborativo. Ormai dovreste sapere che se non potete vederlo, non potete gestirlo (e con "voi" intendiamo il team, non voi come manager).
Ciò che non si vede, non si può gestire.
Ci sono molti articoli sul blog di Modus Institute e nella nostra serie di video Collaborwocky sulla visualizzazione del lavoro e sulla costruzione di Obeya. Tutti si basano su un fatto fondamentale: i professionisti non possono agire senza informazioni.
La semplice visualizzazione del flusso di lavoro non è sufficiente. I vostri team hanno bisogno di più informazioni che non di attività che fluttuano su un kanban; infatti, il kanban non funzionerà o sarà estremamente ostacolato se questa è l'unica fonte di informazioni che i vostri team ricevono.
È necessario vedere il lavoro, gli esperimenti, le metriche, gli stati attuali e futuri, il piano. Visualizzare tutto questo in un unico posto, in Obeya, è il primo passo per avere un team veramente performante in un ambiente non tossico.
La collaborazione e la comunicazione non sono negoziabili
Una comunicazione semplice, diretta e onesta crea le fondamenta di un team. Inoltre, crea una comunità che contribuirà al successo del gruppo in futuro.
Fornite cicli di feedback reali, pratici e attivi all'interno e all'esterno del team. Costruite Obeya per fornire una base per la collaborazione e la comunicazione in tempo reale: un unico luogo per tutte le informazioni.
Costruite un sistema per cui i professionisti si forniscano reciprocamente feedback in tempo reale, quando appropriato. Non è più necessario lasciare che le cose marciscano o che ci si rivolga al proprio capo. Le persone parleranno davvero tra loro. Questo è possibile non pretendendo che lo facciano, ma costruendo un sistema in cui le conversazioni siano sicure e naturali.
Il team stesso è un silos se non collabora apertamente, attivamente e costantemente con altri team e clienti. I silos sono tossici. Per evitarlo, il team deve avere una buona comprensione del proprio value stream reale e, come gruppo, ha esplorato le aspettative reciproche e degli altri team. Laddove vi sia una sovrapposizione di flusso di lavoro, aspettative, responsabilità, competenze in materia, ecc., dovrebbe esserci una pianificazione e una collaborazione intenzionali tra i team. L'assenza di collaborazione aumenta le divisioni e genera tossicità.
Team diversi con autonomia
Costruite un team di persone diverse, competenti e attente. Includete il maggior numero possibile di voci diverse. Di fronte alla complessità o ai problemi, i team eterogenei presentano punti di vista interessanti che attingono al loro background individuale. La prospettiva è letterale: ogni persona affronta il problema da un punto di vista molto diverso.
Inoltre, una ricca insieme di talenti e background contribuisce a una migliore collaborazione e a un maggiore valore aggiunto. Durante l'abbinamento o la pianificazione del lavoro, le diverse prospettive rendono molto più probabile che i singoli professionisti individuino un problema prima che inizi. Inoltre, questo crea l'aspettativa che il ruolo del professionista, come membro del team, sia quello di un collega, sempre interessato ai propri colleghi, al prodotto e ad un rilascio di qualità..
Senza l'aspettativa di collaborazione, l'autonomia richiede sempre un grande sforzo per essere messa in pratica. L'individuo deve prima superare la barriera: Vale la pena parlarne? Verrò sgridato? In un ambiente collaborativo, l'autonomia è semplicemente parte del processo.
I professionisti vogliono solo divertirsi
Tutti i team ad alte prestazioni che abbiamo visto hanno una personalità. La personalità di ogni team si manifesta facendo qualcosa di divertente. Non abbiamo mai visto lo stesso "divertimento" due volte per i team che hanno una cultura collaborativa.
Tuttavia, abbiamo visto tonnellate di team tossici andare al bowling.
Se state costruendo l'ambiente giusto, il team renderà naturalmente il suo ambiente di lavoro uno spazio eccitante. Non siete il loro direttore di crociera, non è vostro compito definire il loro divertimento. Non si tratta di una classe di terza media che va in gita.
Abbiamo visto cani nei rimorchi da costruzione, cacce al tesoro di hamburger quando qualcosa viene rilasciato con successo (stavano raccogliendo tutti gli hamburger di Milwaukee uno per uno), serate di giochi da tavolo e persone che danno lezioni di cucina ai loro colleghi. È sempre stato parte della loro autonomia definire e agire sul proprio divertimento.
Finché è legale e meno costoso che andare in orbita su un missile, lascia che accada.
Rendere il lavoro un posto migliore
Probabilmente siete stanchi di persone tenute indietro e stressate, di lavoro non portato a termine, di problemi in corso e di avere a che fare con un'infinita politica sul posto di lavoro.
In modo molto pratico, le organizzazioni possono imparare, discutere e scoprire modi per migliorare la vita lavorativa. Soprattutto, possono affrontare e risolvere i processi di lavoro stagnanti per fornire prodotti di qualità ai clienti. Sono due facce della stessa medaglia: non possiamo avere buone operation senza una buona cultura e viceversa.
In Modus Institute ci concentriamo sulla collaborazione, sulla creazione di un motore che sia guidato contemporaneamente dalla cultura e dalle operation. Il lavoro viene svolto da individui in team per creare valore. Ciò significa che è imperativo creare e mantenere l'ambiente giusto. Abbiamo creato fondamenta per un lavoro prevedibile basato sulla realtà. Le interruzioni ci saranno sempre, ma possono essere meno stressanti se si tratta adeguatamente l'ambiente di lavoro.
Il tuo ambiente di lavoro sta già prosperando?