Ringraziamo l’autore Jim Benson che ci ha permesso di tradurre il suo articolo in Italiano. Potete leggere il suo post originale sul sito di Modus Institute.
Kanban è uno degli strumenti preferiti dagli appassionati di Agile. Ciò che contribuisce alla sua ampia adozione è la sua capacità di visualizzare, limitare il work in progress e raggiungere livelli di produttività più elevati.
Detto questo, implementare il Kanban attraverso una board e spostare i post it da una colonna all'altra non significa realmente utilizzare il Kanban. I post it sono semplicemente un sistema di controllo visivo che consente di organizzare il flusso di lavoro. Tuttavia, se non ci sono limiti al WIP e non c'è un modo per inserire nuovi task nel flusso di lavoro, significa che non si sta utilizzando correttamente il Kanban.
I limiti di WIP possono essere radicati profondamente nelle fondamenta del Kanban, ma ci sono molte altre caratteristiche che lo definiscono. Pertanto, se non si ha una buona dimestichezza con i principi e le pratiche del Kanban, potrebbe esserci ampio margine per fare marcia indietro. Quindi, se avete la sensazione che il vostro Kanban stia fallendo, ecco perché:
Il vostro team soffre
"Diteci solo cosa fare!" "Vogliamo svolgere il lavoro correttamente!". "Produciamo troppi difetti!" "Quell'altro team ci ha fregato!". “Il management ha cambiato le priorità!".
Queste potrebbero essere le cinque tipiche lamentele, ma in realtà sono solo una piccola parte delle lamentele che sentiamo regolarmente da parte dei team. Mancanza di chiarezza, azioni frustranti, lavoro al di sotto degli standard, scarse relazioni tra i dipartimenti, mancanza di comprensione di ciò che vuole il cliente... È un miracolo che si riesca a lavorare.
Per combattere questa situazione, i team di tutto il mondo si rivolgono a sistemi di visualizzazione per portare a termine il loro lavoro.
Quasi tutti gli strumenti di project management o gli strumenti per gestire il flusso di lavoro contengono qualcosa che chiamano Kanban. I corsi Lean e Agile ora insegnano abitualmente le tecniche Kanban e Personal Kanban.
Ma le persone sono convinte che il semplice spostamento di finte ‘sticky note’ su una finta lavagna darà loro la consapevolezza del flusso di lavoro, il che è doloroso da vedere.
Siamo sempre alla ricerca di una soluzione rapida.
La visualizzazione dovrebbe svolgere una funzione utile e fornire le informazioni necessarie al team. Nella maggior parte dei casi, è normale commettere alcuni errori iniziali prima di acquisire dimestichezza. Dopotutto, affinché la lavagna visiva adempia al suo scopo, deve essere accessibile, chiara e ben strutturata. Consideratela come uno strumento di comunicazione tra i membri. Se il vostro team e la vostra lavagna non sono in linea con i valori e i principi Kanban, non dovreste stupirvi se il vostro Kanban sta fallendo.
Perché il vostro Kanban sta fallendo
Quando trasformiamo il nostro lavoro in immagini, stiamo adottando il visual management. Gestione visiva è un verbo. Non basta impostarla e poi dimenticarcene. Bisogna pensarci. Nessuno strumento gestirà il vostro lavoro al posto vostro. Nessuno strumento Kanban online avrà il vostro modello di lavoro.
Ogni sistema di controllo visivo deve incorporare i sette elementi: State, Triggers, Direction, Narrative, Culture, Professionalism, e Identity. Ciò significa che voi, sì proprio voi, non qualcuno che lavora per voi, non un consulente, non un manager, non un'intelligenza artificiale, dovete pensare a questi elementi. Questo tu è il tu reale, tu personalmente, il tuo team, il tuo gruppo, la tua azienda. Se non lo fate voi, non lo farà nessuno.
Il vostro Kanban sta fallendo perché sicuramente non fornisce le informazioni necessarie a voi e al vostro team per svolgere un lavoro professionale. È probabile che vi fornisca solo alcuni dei sette elementi di cui sopra.
"Sicuramente" è una parola forte, il problema è proprio quello.
Lo sapete anche voi perché probabilmente è difficile convincere il vostro team a utilizzare in modo affidabile il Kanban online, strumenti che possono essere utili, ma non possono essere la vostra unica visualizzazione.
Ci stiamo semplicemente concentrando sulle informazioni sbagliate o su quelle troppo scarne. Il vostro team, i vostri professionisti, hanno bisogno di qualcosa di più. Hanno necessità di avere accesso alle informazioni pertinenti al momento opportuno per prendere decisioni valide e portare a termine un lavoro di qualità.
Il sistema di controllo visivo deve visualizzare, in tempo reale, il carico di lavoro che viene monitorato. I team non devono solo sapere chi sta facendo cosa, ma anche chi è bloccato, quali compiti sono complessi da eseguire, chi collabora con chi e quali fattori esterni possono influenzare il loro lavoro.
Perché ci affidiamo eccessivamente alle statistiche
I KPI e le metriche sono presenti in tutti i team Kanban. Sì, il vostro throughput (una misura della quantità di lavoro completato o dell'output prodotto in un determinato periodo di tempo, come ad esempio il numero di compiti completati in una settimana o il numero di articoli prodotti in un’ora) e il vostro tempo ciclo (il tempo medio richiesto per completare un singolo lavoro, dall'inizio alla fine) sono metriche estremamente importanti, ma non sono realmente indicative della salute del team. Le metriche di produttività consentono di conoscere le scadenze, ma non la qualità, né l'apprendimento, né gli esperimenti in corso del team.
Facciamo eccessivo affidamento sulle metriche di produttività semplicemente perché è facile e rassicurante farlo. Pensiamo che raccontino una storia di successo, quando invece sono solo una piccola parte dei progressi del team. Il vostro team potrebbe dimostrarsi estremamente produttivo, anche in modo progressivo, per un certo periodo di tempo, ma poi potrebbe trovarsi a dover affrontare una regressione inevitabile e una serie di nuove emergenze apparentemente infinite a causa di un blocco nello sviluppo delle capacità o nella comprensione del team.
Non fraintendetemi, dobbiamo misurare la nostra produttività, ma non dobbiamo ossessionarci. Sono molti i fattori che influenzano e formano i nostri livelli di efficienza, le misurazioni possono raccontare storie preziose, ma c'è dell'altro. Vediamo quali altri elementi possono aiutarvi a migliorare il vostro flusso di lavoro nel miglior modo possibile.
Cosa volete davvero sapere dal vostro Kanban:
C'è molto da imparare dai fallimenti. Cerchiamo costantemente di adattarci a modi migliori di lavorare e di capire come rimanere flessibili. Quindi, per rendere apprezzabile il valore dell'applicazione del Kanban e far sì che funzioni bene per il team, è davvero necessario riflettere su questi punti chiave:
- Quali problemi il vostro team sta attivamente risolvendo?
- Come collabora, internamente ed esternamente?
- Come sta migliorando?
- Come sta imparando?
- Come comprende il prodotto, il cliente e il resto dell'organizzazione?
- Quali sono gli apprendimenti che emergono durante il lavoro?
Identificare le risposte vi porterà già un passo avanti. Fare chiarezza supporta la visualizzazione e rispondere a queste domande vi aiuterà a creare visualizzazioni efficaci.
Cosa fare per vedere il lavoro
Chiedete a voi stessi e al vostro team: quali informazioni cerchiamo regolarmente? Quali domande ci poniamo continuamente? In quali occasioni ci siamo sentiti disorientati? Quali insegnamenti abbiamo assimilato ripetutamente, ma continuiamo a rivedere? Quali occasioni di collaborazione consideriamo come vincoli? In che modo il nostro team si comporta come un dipartimento? Chi frustriamo? Chi ci frustra?
Quindi, basta semplicemente creare visualizzazioni per risolvere queste domande. Ottenere le informazioni giuste per prendere la decisione giusta. Fare il lavoro giusto con le persone giuste. Fa un rapido giro di boa. Guarda il lavoro più in profondità di quanto il tuo flebile Kanban attualmente consenta.
Se lo fate, le persone useranno le visualizzazioni. Useranno il vostro Kanban. Se non lo fate... continuerete ad arrancare.