Il Daily Meeting rientra in una delle cerimonie e rituali Scrum e viene anche chiamato Stand up perché si svolge in piedi avendo solo 15 minuti per farlo.
Definizione e scopo dello Stand Up meeting
Lo Stand up meeting è il meeting giornaliero derivante dalla metodologia Scrum in cui il team si riunisce alla stessa ora e nello stesso posto per allinearsi sugli sviluppi lavorativi compiuti di giorno in giorno e risolvere eventuali impedimenti che si possono presentare.
Ha una durata di 15 minuti in cui il team risponde alle domande:
- Che cosa abbiamo fatto ad oggi?
- Che cosa faremo durante la prossima iterazione?
- Ci sono degli impedimenti?
E se ci sono degli impedimenti quali sono e di che cosa abbiamo bisogno per superarli?
Il meeting prosegue poi solo per i membri che hanno bisogno di risolvere problemi tra di loro senza coinvolgere tutto il resto del team.
Il problema con tutti i rituali e cerimonie è quello di diventare fini a se stesse e quindi svuotare di senso il meeting. Questo è effettivamente il meeting Agile meno compreso dai membri dei team che si trovano costretti a svolgerlo quotidianamente spesso senza trovarne una reale utilità e senza percepirne il valore aggiunto che potrebbe invece dare.
Buone pratiche per il team
Ecco alcune buone pratiche che i team possono adottare per svolgere al meglio lo Stand Up meeting:
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Iniziare con la presenza di un facilitatore
La presenza di un facilitatore può essere di grande aiuto per un team che ha da poco iniziato ad utilizzare una o più metodologie Agile per svolgere il proprio lavoro. Grazie a lui i membri del team si possono concentrare del tutto sui contenuti del meeting e lasciare che sia il facilitatore a tenere i tempi, fare domande specifiche, verificare il focus della conversazione, osservare le dinamiche relazionali e supportare il team nel risolvere eventuali impedimenti.
Mano a mano che il team prende dimestichezza nello svolgere lo Stand Up meeting potrà diventare autonomo e non avrà più bisogno della presenza del facilitatore.
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Domandarsi quanto spesso è necessario svolgerlo
Nonostante la maggior parte delle organizzazioni utilizza le metodologie Agile nel dipartimento IT e abbia poi utilizzato le stesse metodologie in altre parti dell’organizzazione dove i team lavorano su processi operativi, processi di vendita, marketing, di customer care e via dicendo. È bene che i team ragionino su quanto spesso è utile per loro svolgere questo meeting perché la risposta a seconda del processo e delle attività di lavoro cambia. Può essere utile svolgerlo quotidianamente, ma anche una volta a settimana oppure ogni due settimane, l’importante è il senso che questo meeting ha per il team.
Ricordiamoci che ogni organizzazione è unica e ognuna trova il proprio modo di essere Agile ragionando su che cosa è davvero utile fare per portare valore al cliente finale senza essere legate a regole e prescrizioni di metodologie Agile già esistenti.
Dopo aver visto le caratteristiche e buone pratiche, ti proponiamo come puoi ravvivare lo Stand up meeting a partire da subito e alla fine di questo articolo ti sveliamo che cosa importa in un team Agile che rende cerimonie e rituali obsoleti e li sostituisce con meeting Agile efficaci.
Come ravvivare lo Stand Up meeting
Da che il lavoro da remoto è diventato sempre più parte della vita lavorativa dei team sono nati moltissimi strumenti di cui ci possiamo servire per ravvivare lo Stand Up meeting. Lavorare su una lavagna condivisa è già un buon modo per rendere tutti partecipi, cosa che si può fare anche in presenza. Ma ancora una volta un ruolo fondamentale è svolto dal facilitatore.
In questo articolo abbiamo racchiuso degli accorgimenti che il facilitatore può adottare per ravvivare il significato dello Stand Up meeting e che una volta che il team sarà diventato sufficientemente pratico potrà portare avanti in autonomia.
Si tratta di avere ben a mente una check list per i tre diversi momenti di cui è composto il meeting, ovvero:
- Apertura del meeting
- Gestione del meeting
- Chiusura del meeting
L’essenziale dei meeting Agile
I membri di un team sanno di che cosa hanno bisogno e che cosa è più utile alle loro attività lavorative se hanno compreso qual è il valore che devono portare al cliente finale. Lasciandogli autonomia nella scelta di quali meeting e ogni quanto svolgerli possono uscire dalla monotonia dello Stand Up meeting e trovare soluzioni innovative per renderlo efficace. Oltre all’ossessione per il cliente il team Agile sviluppa due altre forme di ossessioni: quella per i dati, su cui si basano i feedback di impatto sul cliente e l’ossessione per il miglioramento continuo, senza la quale manca uno dei drive principali al team. Anche il cosiddetto Daily Meeting o Stand Up ha senso solo se il team ha come scopo il miglioramento continuo e ha bisogno di confrontarsi per procedere più speditamente e meglio. Come accade per la retrospettiva, dove si introduce un altro elemento fondamentale, la sperimentazione. Solo sperimentando il team potrà ottenere miglioramenti costanti e dare un senso a tutti i meeting Agile.
Dunque sperimentazione e domandarsi che cosa è realmente utile fare, avere il supporto di un facilitatore ed acquisire autonomia con il tempo guidati dalle tre ossessioni: cliente, dati e miglioramento continuo. Questi gli elementi essenziali e se vuoi approfondire nuove modalità di svolgimento dei meeting Agile puoi considerare di diventare un facilitatore e Agile Coach scoprendo in questo articolo quali sono le competenze che possiede.