Come un’organizzazione ospedaliera si sta evolvendo in un’organizzazione pronta per il futuro grazie all’approccio Obeya
Noordwest Ziekenhuisgroep un esempio concreto
Premessa
Noordwest Ziekenhuisgroep è un'organizzazione ospedaliera con sedi ad Alkmaar, Den Helder, Heerhugowaard, Limmen, Schagen e Texel. Con 770 posti letto, più di 4.500 dipendenti, 550 volontari e circa 340 medici specialisti, Noordwest Ziekenhuisgroep è una delle più grandi organizzazioni ospedaliere dei Paesi Bassi.
Noordwest Ziekenhuisgroep è un ospedale clinico di prim'ordine. Per diversi trattamenti è tra i primi nei Paesi Bassi sia per livello qualitativo che per numerosità di interventi. Nella regione più ampia del Noord-Holland Noord, Noordwest Ziekenhuisgroep è in prima linea nell’introduzione di nuovi metodi di ricerca, tecniche e metodi di trattamento. Le dimensioni dell'ospedale consentono anche di svolgere molta ricerca scientifica.
La missione
Noordwest Ziekenhuisgroep crede fortemente che tutti dovrebbero poter contare sulle cure. Prendersi cura l'uno dell'altro nel Noord-Holland Noord. Questa è la missione del Noordwest. Ora e domani.
Il contesto
Il settore sanitario olandese sta affrontando una sfida enorme. La domanda di assistenza sanitaria è in crescita e, allo stesso tempo, gli operatori sanitari scarseggiano.
Ciò richiede scelte strategiche e una riorganizzazione delle modalità di erogazione dell'assistenza sanitaria.
Per mantenere l'assistenza sanitaria all'altezza degli standard, accessibile e conveniente per il futuro, nel 2022 sono stati stipulati accordi tra il governo olandese e un gran numero di parti del settore sanitario: l'Integral Care Agreement (IZA).
Il Noordwest Ziekenhuisgroep è uno dei primi ospedali che ha avviato nel 2023 il proprio programma di trasformazione IZA: Stroomversnelling (“avanzamento rapido”).
L'esecuzione di questo programma di trasformazione a livello ospedaliero è gestita in modo molto efficace, trasparente e innovativo con Obeya.
In questo articolo verrà fornita un'anteprima dei fattori chiave di successo per la gestione di un programma di trasformazione complesso utilizzando Obeya.
Inoltre, verrà spiegato come è stato possibile creare una cultura di sicurezza (psicologica), apertura e apprendimento all'interno del programma utilizzando Obeya.
Fattori chiave di successo
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Obiettivi e ownership chiari
L'intero programma di trasformazione ha una durata di 4 anni ed è organizzato intorno a 4 obiettivi strategici con obiettivi chiari, KPI e una struttura di 20 temi.
Ciascuno dei 20 temi ha un product owner, un business owner e un medical lead che sono congiuntamente responsabili del raggiungimento degli obiettivi del loro tema. Sono inoltre responsabili di garantire che i risultati siano integrati in modo sostenibile nelle modalità di lavorare quotidiano.
Il product owner, business owner e medical lead hanno a disposizione un team multidisciplinare per mezza giornata alla settimana.
Tutti questi team si riuniscono in presenza nello stesso giorno per favorire al massimo la condivisione e lo scambio di conoscenze.
In questo modo, vengono utilizzate le scarse risorse a disposizione nel settore sanitario per realizzare questo tipo di grandi programmi nel modo più efficace.
Fonte immagine: Obeya Association
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Rituali e routine efficaci
Il metodo di lavoro Obeya è un'estensione del metodo di lavoro Lean e Agile, che è stato utilizzato all'interno di Noordwest Ziekenhuisgroep negli ultimi anni.
La struttura del programma Agile utilizzata all'interno di Noordwest Ziekenhuisgroep è stata tradotta nelle riunioni e nei rituali desiderati. Ogni martedì mattina si tiene una riunione di gestione del programma e ogni martedì pomeriggio si tengono le riunioni del team nell'Obeya.
Il lavoro in corso è pianificato secondo una cadenza trimestrale con tutte le parti interessate per rispondere alle interdipendenze e alle priorità mutevoli.
I progressi sono gestiti su base settimanale. I problemi sono risolti su base giornaliera.
Tutti i rituali e gli eventi si svolgono nell’Obeya, il luogo in cui imparare, condividere, gestire e agire insieme!
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Team multidisciplinari alla guida
Quando si rivoluziona il modo di erogare l'assistenza sanitaria, è essenziale garantire che la qualità resti al primo posto.
Quando sono stati formulati gli obiettivi del programma, si sono considerati quale organizzazione del programma e quali team erano necessari per raggiungere questi obiettivi.
La chiave è stata nel mettere al comando team multidisciplinari, in modo che le giuste competenze siano messe a disposizione per progettare nuovi processi di lavoro, percorsi di cura o nuove soluzioni innovative.
Ciò garantisce anche che venga creato un gruppo di early adopter in grado di assumere un ruolo pionieristico.
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Sperimentare, testare e scalare
Inoltre, è stato creato un approccio programmatico incentrato su piccoli passi incrementali.
Vengono condotti progetti pilota per testare nuovi processi di lavoro e/o percorsi sanitari e vengono messi a punto su piccola scala per poi scalare rapidamente e in sicurezza.
Questo approccio è combinato con valutazioni interne ed esterne, questo per garantire il successo dell'upscaling.
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Cooperazione regionale
L'ospedale non è l'unico luogo in cui vengono fornite le cure. L'ospedale fa parte di una rete regionale di fornitori di assistenza che si fanno carico di una parte dell'assistenza sanitaria. Medici di base, case di cura, case di riposo, assistenza domiciliare, ma anche paramedici dell'assistenza primaria.
Anche loro devono affrontare le stesse sfide. Nel nuovo approccio Obeya, ci si assicura di coinvolgere queste parti fin dalla fase iniziale. In questo modo, si possono creare soluzioni a prova di futuro e fornire assistenza sanitaria a pazienti e clienti con capacità, attività e processi trasversali a tutte le parti della regione.
Infine, quando si vede che in altre regioni sono state sviluppate buone iniziative che possono essere copiate vengono sperimentate. Dopo tutto, sarebbe un peccato reinventare la ruota.
Come abbiamo creato una cultura di sicurezza, apertura e apprendimento massimo con Obeya
Sicurezza (psicologica)
La sicurezza (psicologica) è fondamentale per garantire che i membri del team si sentano a loro agio nell'esprimere le proprie idee, preoccupazioni ed errori senza paura di punizioni o scherni.
La sicurezza psicologica è fortemente incorporata nel modo di lavorare Obeya:
- Incoraggiare il dialogo aperto: un dialogo aperto in cui tutti possono parlare apertamente non è in genere molto naturale. In Obeya vengono facilitate discussioni regolari in cui il contributo di tutti viene valorizzato. I membri del team sono invitati a condividere attivamente feedback o opinioni dissenzienti per incoraggiare un dialogo aperto.
- Normalizzare la vulnerabilità: inutile dire che commettere errori non è una cosa molto comune negli ospedali. Gli errori possono costare vite umane. Durante le sessioni di Obeya viene incoraggiata la vulnerabilità (quali ammettere gli errori e chiedere aiuto). In questo modo si dà l'impressione che sia giusto che anche gli altri facciano lo stesso. È stata creata una mentalità in cui i fallimenti o gli errori sono visti come opportunità di apprendimento, non come occasioni di biasimo.
- Apertura ai problemi: gli ospedali in generale hanno una forte cultura gerarchica. Così si è istituita una prassi di riconoscimento dei membri del team quando sollevano i problemi in anticipo, mostrando loro che questi comportamenti sono apprezzati.
Apertura e trasparenza
La stanza Obeya è stata progettata per fornire a tutti una rappresentazione chiara e visiva degli obiettivi, dei progressi e delle sfide del programma. Questa trasparenza ha aiutato ad allineare i team per concentrarsi sugli obiettivi condivisi e collaborare.
- Elementi visivi: condividere apertamente i progressi e i problemi bloccanti non era molto comune prima dell'inizio del programma. Con Obeya sono stati condivisi apertamente i progressi, i KPI, i problemi bloccanti e le pietre miliari. Ciò ha reso facile per tutti vedere come si stava evolvendo il programma.
- Stand-up settimanali: l’abitudine agli stand-up settimanali era diffusa solo a livello di team non di programma. Obeya ha introdotto riunioni settimanali in stand-up in Obeya a livello di programma per rivedere il lavoro, discutere le sfide e coordinare gli sforzi. È stato fatto in modo che ogni voce venisse ascoltata.
- Ownership di obiettivi e metriche/KPI: in passato tutti volevano essere coinvolti ma nessuno si assumeva la responsabilità. Nominare la ownership è sempre stato difficile e complesso. In Obeya ogni obiettivo, KPI, elemento di lavoro ha un proprietario. E in Obeya tutti hanno visibilità sugli obiettivi del programma, chi è responsabile degli obiettivi e quali dipendenze esistono, incluso lo stato di avanzamento. Lavorare con Obeya ha creato proprietà e responsabilità a tutti i livelli dell’organizzazione.
Massimo apprendimento
Creando una cultura di massimo apprendimento, l'Obeya è diventato un centro di apprendimento in cui i team riflettono sui successi, sui fallimenti e cercano continuamente miglioramenti.
- Miglioramento continuo: sono state stabilite revisioni regolari per identificare cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e cosa può essere migliorato.
- Lezioni apprese: sono stati messi in evidenza non solo i risultati positivi, ma anche le lezioni apprese dalle sfide o dai fallimenti.
- Mentalità di risoluzione dei problemi: i team sono stati incoraggiati ad approfondire le cause profonde durante le riunioni dell'Obeya per affrontare i problemi in modo collaborativo.
Coinvolgimento della leadership e delle parti interessate
La leadership ha svolto un ruolo cruciale nel guidare la cultura desiderata attraverso il loro comportamento e il loro coinvolgimento all'interno del programma e di Obeya.
- Coinvolgimento della leadership: i leader erano presenti alle sessioni di Obeya e alle riunioni trimestrali per supportare i team, rimuovere gli ostacoli e offrire indicazioni. I membri del consiglio, i titolari di attività e i responsabili medici hanno partecipato a discussioni strategiche assicurando l'allineamento in tutta l'organizzazione.
- Coinvolgimento delle parti interessate: le principali parti interessate (come ad esempio, il Consiglio di lavoro, i partiti regionali, gli assicuratori) hanno partecipato alle riunioni trimestrali in modo che venissero presi in considerazione diversi input e punti di vista.
Il coinvolgimento della leadership è ora parte del modo di lavorare/cadenza all'interno del programma. Prima di allora, la leadership era sporadicamente presente alle riunioni.
Cosa verrà dopo? Come si fa a far partire davvero il movimento: stroomversnelling ("avanzamento rapido”)?
L'approccio agile e Obeya è stato adottato per dare una direzione. Questo modo di lavorare fornisce l'agilità e la trasparenza necessarie. L'obiettivo finale è chiaro, ma la strada per raggiungerlo non è ancora stata completamente tracciata.
Le persone coinvolte si impegnano insieme a seguire questa strada passo dopo passo, con l'obiettivo finale di guadagnare slancio e arrivare al rapido avanzamento (“stroomversnelling”), dove le persone osano salire a bordo e intraprendere il viaggio insieme. Il tutto con l'obiettivo di mantenere l'assistenza sanitaria accessibile.
Articolo originale in lingua inglese sul sito di Obeya Association.
Autori: Janneke Ruiter, Sanne van Hoofwerff, Myrna Stevens, Eric Rozemeijer
Janneke, ex infermiera, responsabile di unità, project lead, ora lavora come coach dell'innovazione nell'organizzazione del portafoglio NWZ. 7 anni di esperienza nel modo agile di lavorare.
Sanne, ex responsabile della comunicazione. Nel 2020 responsabile del programma "Digital Hospitality Hospital" ("Digitaal Gastvrij Ziekenhuis") e ora responsabile del programma di Stroomversnelling.
Myrna, ex infermiera oncologica, product owner. Dal 2020 coach dell'innovazione del programma "Digital Hospitality Hospital" ("Digitaal Gastvrij Ziekenhuis") e coach dell'innovazione nell'organizzazione del portafoglio NWZ. 5 anni di esperienza nel modo agile di lavorare.
Eric, senior manager presso Eraneos. Obeya Sensei. Oltre 20 anni di esperienza in Lean, Agile e Obeya. È stato pioniere nell'implementazione di Obeya a livello dirigenziale nei Paesi Bassi nel 2016 e ha avuto un ruolo determinante nel dare forma alla pratica Obeya di Eraneos.