Ogni organizzazione che lavora per progetto, presto o tardi si troverà a fronteggiare le problematiche relative alla gestione di molti progetti contemporanei. Le risorse, soprattutto umane, così come quelle economiche non sono infinite, così accade che si debbano stabilire delle priorità per decidere quale progetto realizzare prima, e quali team assegnare su quale progetto e quali investimenti attivare. Il tutto possibilmente con la massima adattività alle mutazioni del contesto.
La rapidità di decisione diventa quindi uno dei punti nodali nel processo di gestione del Portfolio, e cercando quali siano le informazioni utili per il supporto alla decisione guardiamo a due ambiti: la strategia aziendale e le informazioni che arrivano dal campo, cioè dai progetti in corso.
Project Portfolio
Si arriva in modo naturale a parlare quindi di Project Portfolio, l’insieme di progetti e programmi (un insieme di progetti in cui ciascuno contribuisce al raggiungimento dell’obiettivo del programma) che un’organizzazione gestisce in correlazione al piano strategico aziendale. Ciascun progetto o programma è quindi associato a obiettivi di business e in relazione al proprio contributo alla strategia aziendale viene valutato. In base al valore i progetti vengono ordinati nel Portfolio. A questo punto il management ha le informazioni per poter decidere quali progetti attivare, quali risorse utilizzare e quali investimenti attivare.
Project portfolio Management vs Agile Project Portfolio Management
Ed il tempo inizia a scorrere. E’ quindi necessario organizzarsi per la gestione degli aggiornamenti. Ogni quanto? Di quali informazioni avremo bisogno? Come avviene l’allineamento e la condivisione? Chi come e quando decide il nuovo ordine dei progetti?
Le decisioni da prendere sono:
- su quali progetti lavorare (confermare il commitment)
- quali trasformare (ad esempio rivedendo l’ambito di un progetto o modificando il team)
- quali sospendere (su questi non si lavorerà nella prossima iterazione),
- quali smantellare (per esempio per sopraggiunto disallineamento alla strategia o mutate esigenze di mercato).
La frequenza con cui viene rivisto il portfolio e la qualità dei dati in termini di aderenza alla realtà del business fa la differenza tra i contesti AGILE e gli altri.
- Nei contesti non AGILE per avere delle informazioni che comprendano il feedback dei clienti è necessario attendere nella maggioranza dei casi la fine del progetto. Ma non è possibile attendere la fine di un progetto per rivalutare l’aderenza del portfolio alla strategia dell’organizzazione. A quel punto è inutile più che troppo tardi: sarà stato speso praticamente tutto il denaro, assegnato le persone a questo progetto, ed escluso altri potenziali progetti. Volendo accorciare i tempi si utilizzano necessariamente delle metriche tradizionali come efficacia ed efficienza e delle “stime al completamento”, quindi delle previsioni le cui debolezze, così come le differenze con la gestione Agile dei progetti sono state trattate.
- Nel caso delle organizzazioni AGILE o dove viene applicato l’Agile Project Management possono essere stabilite delle iterazioni “time-boxed” allineate alle iterazioni dei progetti (o a loro multipli). In questo modo ad ogni iterazione si hanno informazioni effettive che consentono di decidere quali progetti rimangono attivi, e questi sono tutti e soli i progetti prioritari allineati alla strategia dell’organizzazione. Nella riunione di valutazione devono essere presenti tutti gli stakeholder necessari così che nell’organizzazione tutti sappiano quale team lavora su quale progetto.
Il Project Portfolio in sintesi è sia lo strumento attraverso cui vengono assegnati i team ai progetti prioritari che lo strumento attraverso cui viene data visibilità all’organizzazione (trasparenza) di quali progetti sono in corso d’opera (e di quelli sui cui non si sta lavorando) e dei progressi ottenuti. E soprattutto “è uno strumento dinamico che viene rivisto periodicamente in cui sono ridiscusse le priorità in funzione dei risultati ottenuti e dei cambiamenti da affrontare”.
Come adottarlo nella propria azienda
Secondo la filosofia Agile la sperimentazione è uno dei capisaldi irrinunciabili così come stabilire delle metriche e quindi misurare i miglioramenti seguendo il leitmotiv “fatto è meglio di perfetto”. Quindi, una volta compresi i fondamenti dell’ Agile Project Portfolio Management non resta che definire scopo (area pilota) ed obiettivi e quindi iniziare la sperimentazione.
Si inizia da ciò che si è in grado di gestire e si utilizza il Project Portfolio per fornire indicazioni al proprio team per finire i progetti, aumentare la propria capacità e fornire risposte migliori ai propri manager.
Una volta adottato quali sono i benefici che contente di ottenere? Approfondisci in questo articolo gli importanti benefici dell'Agile Project Portfolio Management.