Il Retrospective meeting è un momento importante sia per il team che per l’Agile Coach che ha potuto osservare le interazioni tra i componenti del team durante i meeting precedenti. Durante i meeting, infatti, l’Agile Coach facilita il meeting e osserva i comportamenti delle persone e tra le persone nel team. Il Retrospective meeting è dedicato a comprendere come migliorare non tanto il lavoro fatto ma i processi, le relazioni tra le persone, il contesto, introdurre nuove pratiche, chiarire situazioni, ruoli e qualsiasi condizione possa apportare un miglioramento alle performance del team e ai risultati dell’organizzazione. Ribadiamo che l’agility coaching è un approccio al miglioramento organizzativo e che l’Agile Coach mantiene sia l’attenzione al team e alle interazioni sia all’impatto che il team apporta all’organizzazione come sistema. Il Retrospective meeting è una grande opportunità di miglioramento e per questo esploriamo nel dettaglio che cos’è e a cosa bisogna fare attenzione per svolgerlo al meglio.
Focus sul COME, non il COSA
Il Retrospective meeting coinvolge il team e l’Agile Coach e ha una durata variabile, in genere tra una e due ore a seconda della durata del ciclo e dei tempi che il team ha deciso di darsi per questo tipo di incontro. È un momento in cui il team dedica la sua attenzione ad analizzare e rivedere insieme che cosa è successo durante l’iterazione precedente. Esistono varie tipologie di Retrospective meeting nella cultura Lean Agile e variano da quelli di fine progetto che si applicano alla fine di un ciclo dove si analizzano i risultati e si prepara una presentazione al leadership team per spiegare che cosa ha funzionato, che cosa non ha funzionato e che cosa il team ha bisogno per superare gli impedimenti e migliorare le prestazioni. A quelli alla fine di ogni Sprint nella metodologia Scrum il cui tempo è prescritto dalla lunghezza dello sprint. Fino ai Retrospective stabiliti dai team che lavorano sui processi per decidere i miglioramenti da apportare al value stream, che avvengono alla fine di ogni sperimentazione. Non importa quale metodologia Agile il team stia adottando, il focus deve essere posto su COME i membri del team hanno lavorato assieme e vengono affrontate tematiche relazionali, eventuali conflitti, introdotti miglioramenti nel modo di lavorare in termini di processi, pratiche e strumenti. In pratica ed in estrema sintesi, il Retrospective meeting può essere paragonato ad una sessione di coaching in cui il team si focalizza sugli apprendimenti estratti dalle azioni precedenti e si focalizza sulle sperimentazioni da mettere in atto nelle azioni future.
Se necessario vengono riviste o aggiunte delle regole che il team si è dato durante il Kickoff meeting per migliorare le modalità di lavoro insieme. Il Retrospective meeting è anche il momento dei feedback, il momento in cui i componenti si scambiano feedback e in cui l’Agile Coach da e riceve feedback dal team.
Come svolgere un Retrospective meeting di successo
Una volta che il team ha deciso, in base all’esperienza, il tempo necessario per il Retrospective meeting, il meeting si svolge time boxed, cioè all’interno del tempo che si è predeterminato, e l’Agile Coach è responsabile del processo di facilitazione e del tempo. Quindi propone un metodo e i tempi di svolgimento facendo attenzione di avvisare il team sul tempo che sta impiegando. Un metodo semplice e molto utilizzato, tra i tanti, è quello di far lavorare il team su una lavagna suddivisa in 3 settori per identificare:
- Che cosa ha funzionato?
- Che cosa non ha funzionato?
- Che cosa possiamo fare meglio?
Ognuno scrive i propri post-it nel settore appropriato. L’Agile Coach chiede al team di clusterizzarli, ovvero di raggruppare in insiemi per similitudine e quindi avvia la discussione.
La presenza del Agile Coach è fondamentale per tenere i tempi, mantenere il focus sul COME e verificare che si affrontino le necessità più importanti. Invita i membri del team a rivedere le regole e portare eventuali azioni concrete da sperimentare nel prossimo ciclo. Infatti al termine del Retrospective meeting il team deve decidere quali sono i successivi passi da affrontare ed è buona pratica avere una lista di azioni specifiche e comportamenti da adottare in futuro.
3 caratteristiche fondamentali
Un Retrospective meeting di successo ha delle caratteristiche significative:
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Ambiente sicuro
Essenziale creare un ambiente sicuro per permettere alle persone di portare il loro migliore contributo. Qualsiasi ombra sulla sicurezza psicologica mina la possibilità di collaborazione e distrugge la capacità di creare fiducia, di realizzare le condizioni di disaccordo costruttivo e di dare feedback onesti e diretti. Un clima di sicurezza e fiducia è parte delle caratteristiche dei team agili.
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Feedback efficaci
Parte della responsabilità del Agile Coach che assiste al meeting è assicurarsi che i feedback siano condivisi nella maniera corretta. Un feedback efficace si limita a riportare ciò che è stato osservato senza aggiungere commenti personali o interpretativi. Se ad esempio un membro del team vuole portare l’attenzione sulla puntualità di un collega non dovrebbe scrivere “Sei distratto e fai tardi” ma “arrivi dopo l’orario di inizio del meeting”. Occorre cioè separare sempre il comportamento dalla persona perché un feedback sia efficace e non instauri un comportamento difensivo. Perciò evitate di chiedere perché.
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Affrontare tutte le problematiche
Quando le due precedenti caratteristiche sono presenti i membri del team possono affrontare tutti gli argomenti, anche quelli più scomodi, le vere problematiche relazionali di un team, quelle di cui è complicato parlare e che devono essere facilitate dalla presenza del Agile Coach. Sono spesso anche quelle che se risolte fanno acquisire un miglioramento significativo al team.
Via via che il team procede nel suo lavoro e acquisisce dimestichezza con questo meeting può infastidirlo la ripetitività del suo svolgimento e potrebbero perdere di significato, come abbiamo già visto per lo Stand Up meeting. In entrambi i casi è essenziale che nel team si sia instaurato l’ossessione per il miglioramento continuo. Monotonia e routinarietà sono chiari segnali che questa ossessione sta venendo a mancare e responsabilità del Agile Coach è quella di sfidare il team a migliorare sempre il processo basandosi esclusivamente sui dati.
Questo è uno dei principali meeting utilizzati dai team Agile. Ce ne sono 5 e puoi scoprirli tutti in questo articolo.