Obeya sta prendendo piede rapidamente in molti settori industriali nel Nord Europa, in Giappone e negli Stati Uniti. Viene utilizzata in ambiti che spaziano dalla costruzione di grandi edifici agli ospedali, dal manufacturing allo sviluppo del software e alle società di servizi. Per gestire e ottimizzare gli ambienti di lavoro Obeya, può essere necessaria una figura specializzata: l'Obeya Builder. Ma chi è l'Obeya Builder e quali sono le sue responsabilità?
L'Obeya Builder è una figura chiave introdotta da Obeya Association per gestire e ottimizzare le competenze, le abilità e i compiti richiesti in un ambiente Obeya. Questo ruolo, insieme ad altri come l'Obeya Host e l'Obeya Coach, contribuisce a creare un ambiente di lavoro che offre vero significato e valore, favorendo la collaborazione e il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Immagine degli step di qualifica liberamente tratta da Obeya Association
Compiti e responsabilità dell'Obeya Builder
L'Obeya Builder è responsabile dell'evoluzione dello spazio Obeya, dei suoi contenuti e della sua posizione nel contesto organizzativo. La sua missione principale è sviluppare una stanza Obeya ad alte prestazioni, che massimizzi il potenziale dei team e permetta loro di raggiungere i propri obiettivi in modo efficace ed efficiente.
- Progettazione e costruzione del sistema Obeya
Uno dei compiti principali dell'Obeya Builder è progettare e costruire un sistema Obeya efficiente e su misura per le esigenze dei suoi utenti. Questo implica creare un ambiente positivo e di supporto che promuova la collaborazione e la comunicazione, migliorando così il processo decisionale all'interno del team.
- Utilizzo del Visual Management
Per un Obeya Builder, una delle competenze fondamentali è rendere visibile il lavoro utilizzando le principali tecniche di visual management. La gestione visiva è infatti impiegata per comunicare informazioni attraverso spunti visivi, facilitando la comprensione e consentendo decisioni rapide e informate.
- Coinvolgimento nel ciclo di vita dell’Obeya
L'Obeya Builder rimane coinvolto durante tutto il ciclo di vita di un Obeya funzionale. Questo significa che deve continuamente adattare e migliorare lo spazio e i suoi contenuti in base alle esigenze del team e dell'organizzazione, garantendo che l'Obeya rimanga uno strumento efficace per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
- Organizzazione del contenuto e visualizzazione delle informazioni
Per organizzare il contenuto e la visualizzazione delle informazioni all'interno di una stanza Obeya, l'Obeya Builder segue un'impostazione di base che funge da modello:
- Pianificare: si pianificano le attività e gli obiettivi.
- Fare: si aggiungono informazioni su ciò che si deve fare per raggiungere gli obiettivi.
- Verificare: si aggiungono i dati e i contenuti che permettono di verificare (o studiare) se si è sulla strada giusta.
- Agire: dalla verifica si apprende il potenziale di miglioramento e si agisce per diffonderlo in tutta l’organizzazione.
Questo schema riflette il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), noto anche come ciclo di Deming, un sistema di risoluzione dei problemi in quattro fasi usato per migliorare i processi e ottenere un miglioramento continuo.
Risultati e benefici dell’approccio Obeya
L'adozione dell'approccio Obeya in una corporation farmaceutica ha portato a risultati tangibili, trasformando radicalmente la dinamica dei team.
Inizialmente, questa azienda aveva adottato metodologie agili con l'assistenza di grandi società di consulenza, utilizzando un approccio standardizzato come Scrum. Tuttavia, le difficoltà iniziali hanno portato alla necessità di coinvolgere Agile Coach per sostenere la trasformazione.
Il lavoro degli Agile Coach, avviato in corso d'opera, ha favorito la creazione di team veri, spostando il focus dalla difesa degli obiettivi dipartimentali verso la costruzione di uno scopo comune. Questo ha cambiato il mindset da una logica individuale e funzionale verso una collaborazione orientata al valore collettivo del progetto.
Attraverso l'auto-coordinamento facilitato dall'uso di strumenti come la road map condivisa e i planning loop in Obeya, i team hanno potuto prendere decisioni rapide e informate, gestendo meglio le interdipendenze tra funzioni e dipartimenti. La creazione di un ambiente psicologicamente sicuro ha permesso alle persone di concentrarsi sulla risoluzione dei problemi di processo piuttosto che sulla ricerca delle colpe individuali, prevenendo così il ripetersi degli errori. L'uso di lavagne in iObeya, lo strumento che permette creare stanze Obeya digitali, ha migliorato la trasparenza e la tracciabilità del progetto, creando maggiore fiducia tra l'headquarter e le persone sul campo. Questo ha contribuito a rafforzare il senso di appartenenza e a costruire un forte allineamento interno, fondamentale per il successo della trasformazione agile.
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