Il generale Dwight Eisenhower diceva che “i piani non sono nulla, la pianificazione è tutto”.
In Agility pianificare e ripianificare in continuazione é essenziale tanto quanto è importante non seguire piani. Se prevale un piano le persone tendono a seguire il piano e perdono il focus su ciò che è importante. Se invece possono continuamente ripianificare, allora possono focalizzare l’attenzione su ciò che importa e cambiare le priorità per adattarsi a ciò che serve.
Siamo talmente abituati a pensare in termini di piani di lungo periodo e strategie che non ci rendiamo conto che questa abitudine ci fa perdere di vista il vero obiettivo. Per esempio, se il mio obiettivo domani è di andare a Roma e la mia strategia oggi è quella di prendere il treno e domani ci fosse uno sciopero, non sarei in grado di arrivare a Roma se mi attenessi alla strategia decisa. L’obiettivo rimane invariato, la strategia si adegua alle condizioni del contesto.
Nel caso di un progetto vale lo stesso. Il modo per arrivarci viene deciso attraverso frequenti pianificazioni dove la chiave è l’utilizzo di strumenti che permettono a tutti di visualizzare l’andamento del progetto e le stime delle attività lavorative da svolgere. Si potrebbe decidere di creare una sorta di Roadmap con questa finalità.
Gli step da seguire nella pianificazione
Poniamo di far parte di un team di un’azienda del settore moda e di dover ideare un nuovo modello di borsa. Possiamo delineare 8 step necessari alla sue realizzazione. Prendiamo l’esempio di una borsa ma potrebbe essere qualsiasi tipo di prodotto o di servizio.
1) Visualizza il risultato
Prestazioni, esperienza utente, comfort, nuove caratteristiche, materiale…Sono tutte caratteristiche del prodotto per cui il team deve decidere quanto tempo dedicare. Un trimestre? Sei mesi? Grazie alle decisioni di quali temi hanno maggior priorità il team sarà in grado di concentrare tempo ed energie per le giuste attività.
2) Identificare gli elementi da implementare
Per esempio, per un nuovo tipo di tasca interna sarà necessario ideare una cerniera, le dimensioni, testare la capienza…
3) Scomporre in passaggi più piccoli
Una volta identificata la caratteristica che ha bisogno di cambiamenti si può scomporre il risultato finale che si vuole ottenere in parti più piccole, azioni che richiederanno ognuna del tempo da parte del team.
4) Stimare
Dopo la suddivisione in passaggi più piccoli ci sarà bisogno di una stima di tempi per ogni passaggio. Creare una roadmap di questo tipo è un ottimo modo per capire come il prodotto si evolve nel tempo ed è il momento in cui la comunicazione con gli stakeholders diventa fondamentale. Per riuscire a coordinare l’arrivo del materiale, quali attrezzi utilizzare e via di seguito.
5) Incrementare piccoli rilasci di prodotto
Al termine di ogni iterazione i team Agile rilasciano un pezzo di prodotto finito, una versione funzionante, ed è necessario stimare sulla roadmap le date in cui vengono rilasciate queste versioni in modo approssimativo.
6) Tabella di marcia
Ora il team ha tutto il necessario per creare una previsione realistica da utilizzare come linea guida per iniziare, proseguire e completare il processo di produzione. Dato che all’interno del paradigma di autonomia condivisa non vengono imposte scadenze dall’alto, ogni team ha una sua velocità e solo dopo aver fatto esperienza è in grado di fare previsioni. Infatti se un team è nuovo e non ha ancora testato le proprie performance non gli è possibile fare previsioni.
7) Condivisione delle stime
L’arrivo del materiale o imprevisti impegni degli stakeholders possono portare a uno squilibrio delle previsioni delle tempistiche per portare a termine il prodotto. Per questo confrontarsi tra i membri del team fa nascere nuove idee di stime e quindi la correzione di quelle ideate prima. Confrontarsi non solo tra membri dei team ma anche con clienti e stakeholders può innalzare le probabilità che le stime siano corrette.
8) Miglioramento continuo
Uno dei valori fondamentali delle metodologie Agile è la consegna frequente di valore e il miglioramento continuo. Per questo anche quando il prodotto è finito c’è sempre tempo per apportare una miglioria e prolungare la pianificazione che è stata elaborata fino a questo momento. Raccogliere feedback del clienti serve proprio a questo, permette di modificare in corso d’opera il prodotto, non sprecare budget ed essere sicuri che una volta sul mercato quel prodotto abbia successo.
Perché la pianificazione è importante?
Al contrario di quello che si potrebbe pensare, nell’Agile Project Management la pianificazione non è solo importante, è fondamentale. In Agile si pianifica continuamente e in maniera molto dettagliata. La differenza con il project management tradizionale è che non si perde tempo iniziale per elaborare una pianificazione sul lungo periodo con la relativa documentazione, in Agile la pianificazione è continua, rapida e si evolve con il contesto adattandosi ad esso. Questo significa iterazioni rapide, riduzione del rischio, modifica del prodotto in corso d’opera, miglioramento continuo, feedback frequenti ed evitare sprechi.
Ora che hai appreso l'importanza della pianificazione nel Agile Project Management leggi i vantaggi che esso può portare alla tua azienda.