Quante volte ci è capitato di partecipare a riunioni che durano ore, in cui le discussioni si prolungano e al termine non è stato raggiunto nessun obiettivo e nessuna decisione è stata presa? In più qualche malcapitato deve redigere un voluminoso report sulla riunione che non avendo portato ad alcuna decisione pratica appare ancor più inutile. In Agile i meeting sono time boxed, ovvero si svolgono in un tempo prestabilito da cui non si può uscire. Per rispettare i tempi ogni meeting è focalizzato ad un aspetto preciso e il facilitatore sta attento che la discussione verta sugli aspetti rilevanti del meeting rimandando quelli che non c’entrano ad altri meeting. Inoltre il facilitatore tiene il tempo e si assicura lo svolgimento del processo, ecco perché il facilitatore deve avere bene presente un’agenda che tenga conto del tempo e degli strumenti di facilitazione per ogni tipologia di meeting Agile.
Le fasi di un meeting Agile
Innanzitutto è importante sottolineare che un meeting si compone di un prima, la preparazione e ideazione di una strategia, un durante nel quale ci sono due piani a cui fare attenzione, ovvero i contenuti del meeting e le relazioni tra gli individui presenti, e un dopo, verificando quali risultati ha portato.
Le fasi di un meeting Agile sono:
- Apertura: il momento in cui il facilitatore da il benvenuto a tutti i partecipanti della riunione e può brevemente elencare come si svolgerà e qual è lo scopo da raggiungere.
- Raccolta ed elaborazione delle informazioni: qui avvengono le interazioni tra i partecipanti supportati dagli strumenti come le lavagne di lavoro condivise oppure scegliendo di dare il tempo in minuti che ogni componente ha a disposizione per esprimere la sua opinione e condividerla.
- Definizione delle azioni: ad esempio attraverso l’attività di prioritizzazione dei contenuti emersi durante l’elaborazione delle informazioni e il raggruppamento per tipologie simili.
- Chiusura: attività che può essere svolta dal facilitatore riassumendo quello che è stato detto dai partecipanti e dare una direzione alle azioni future, ma molto spesso capita che sono i membri del team che riescono a trarre le conclusioni su quanto hanno condiviso. L’importante è uscire dalla riunione con un piano di azione in cui tutti abbiano chiaro cosa fare e chi lo farà.
Che cos’è un’agenda
L’agenda è un elenco di attività che i membri di un team devono svolgere all’interno di un determinato meeting. Grazie alla stesura di un’agenda gli individui hanno la possibilità di capire che cosa aspettarsi da un meeting, sapere qual è lo scopo e l’obiettivo da raggiungere, stabilisce un ritmo e funge da strumento di gestione del tempo. Gli elementi essenziali da inserire nell’agenda sono dunque:
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Qual è lo scopo della riunione e quali sono i risultati da ottenere
Per un Daily meeting si tratta della condivisione dello stato di avanzamento dei lavori e la verifica della presenza di eventuali impedimenti. Per un Kickoff meeting la creazione del team e stabilire scopo, interazioni e competenze necessarie all’avvio di un nuovo progetto. Per altre tipologie di meeting chiediti perché lo stai svolgendo: vuoi condividere dei feedback con i tuoi colleghi? Dovete prendere una decisione assieme? Oppure hai bisogno dei chiarimenti su come svolgere un lavoro?
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Quali sono gli argomenti da trattare
Dipendono ovviamente dallo scopo della riunione ma ci sono degli elementi comuni a tutti i meeting. Si tratta della condivisione prima delle informazioni ed elementi necessari ad aggiornare i membri del team e della definizione delle azioni dopo, quindi le attività che ognuno si è auto-assegnato da svolgere una volta terminata la riunione.
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Chi vi deve partecipare
Anche questo dipende dalla tipologia e dallo scopo del meeting. Ci sono progetti in cui il team di lavoro ha la necessità di confrontarsi con attori esterni al team per raccogliere determinate informazioni che non sarebbe in grado di elaborare da solo e quindi questi attori vanno coinvolti.
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Quanto dura la riunione
Bisogna considerare quanto tempo ci vuole per introdurre l’argomento della riunione, rispondere ad eventuali domande, valutare potenziali soluzioni e concordare le azioni di follow-up.
L’agenda è essenziale e non sempre è possibile preparala prima di una riunione, a volte occorre farla al momento all’inizio della riunione. La cosa fondamentale è farla.
Cosa sapere per passare alla pratica
Ora che abbiamo visto la teoria su che cos’è un’agenda e quali sono le principali fasi di un meeting hai bisogno di passare alla pratica e sperimentare tu stesso come scrivere un’agenda e testarla durante uno dei tuoi meeting di lavoro.
Per questo hai a disposizione ulteriori articoli di approfondimento sulle caratteristiche dei principali tipi di meeting Agile e su alcuni degli strumenti di cui si serve un facilitatore per potenziare un team: