Per molte aziende la velocità e l'efficienza nell'offrire soluzioni ai clienti sono essenziali per il successo. In questo contesto, vediamo il caso studio di un’azienda, con oltre 80 dipendenti che produce guarnizioni su misura per le macchine dei propri clienti che si trovano principalmente nei settori Food e Pharma, ma anche per applicazioni altamente performanti come nel motorsport e nell’aereonautica.
L’azienda si è trovata di fronte alla sfida di ottimizzare il proprio processo di offerta per rimanere competitiva. Attraverso una trasformazione guidata dall'approccio Agile, l’azienda ha rivoluzionato il modo in cui sviluppa e propone i propri prodotti, ottenendo risultati tangibili e aprendo la strada a nuove opportunità di crescita. Questo articolo esplora il percorso intrapreso dall’azienda, dalle sfide affrontate ai benefici ottenuti e guardando avanti alle prossime fasi di sviluppo aziendale.
Dalla creazione del team ai risultati tangibili
L’azienda ha iniziato una sperimentazione Agile con l’obiettivo di velocizzare il processo di offerta per diventare più competitivi e centrati sul cliente. Organizzata convenzionalmente per dipartimenti, l’azienda utilizza macchinari a controllo numerico il cui software è utilizzato per la programmazione della produzione, una volta sviluppato il disegno tecnico in CAD. Inoltre l’azienda aveva già introdotto Lean Manufacturing negli anni precedenti, tuttavia la cultura Lean Agile non era estesa all’intera popolazione aziendale ed è stata inserita come metodologia senza alcuna diffusione della cultura alla base del mindset Lean Agile.
Grazie al supporto di un Agile Coach esterno, l’azienda ha formato un team multifunzionale composto da membri provenienti da tutti i dipartimenti, il cui compito era ridisegnare il processo di offerta considerando l'intera filiera, dalla richiesta all’arrivo dell’offerta al cliente. Adottando nuovi criteri di misurazione orientati all’esperienza del cliente e identificando le variabili significative, il team ha sviluppato un configuratore sperimentale. Oggi, grazie a questo configuratore web, i commerciali sono in grado via tablet di predisporre un’offerta in tempo reale alleggerendo il lavoro dei vari dipartimenti e rendendosi autonomi, soprattutto riducendo i tempi di risposta a 30 minuti rispetto alla situazione precedente in cui variavano da 2 a 20 giorni.
Non è stato un percorso privo di sfide. L’azienda ha dovuto superare la mentalità dipartimentale per creare un team multifunzionale e abituare i membri del team a lavorare in modo collaborativo. Tuttavia, i benefici sono stati significativi:
- la creazione di un configuratore l’elaborazione delle offerte,
- una riduzione drastica dei tempi di risposta,
- un focus più marcato sull'analisi dei dati
- e un'apertura mentale che ha stimolato ulteriori progetti futuri.
Dopo la sperimentazione, l’azienda intende consolidare la relazione con i clienti, utilizzando le Buyer Personas (rappresentazioni fittizie dei clienti) per personalizzare la comunicazione e ampliare il business. L'introduzione e l'utilizzo di un CRM (Customer Relationship Management) sono parte del progetto per facilitare l'attività commerciale e continuare sulla strada del successo.
Conclusioni
Con l’aiuto di Agile School l’azienda è stata in grado di:
1) migliorare il servizio e diventare customer centrici;
2) fornire soluzioni tecniche altamente performanti nel minor tempo possibile;
3) creare un team in grado di prendere decisioni autonomamente e creare un ambiente in cui i membri possono sperimentare prendendosi dei rischi, fallire e apprendere dagli errori;
4) analizzare le domande dei clienti: quali sono ripetitive e quali falliscono e perché.
Il caso studio di questa azienda dimostra l'efficacia dell'approccio Agile nel trasformare radicalmente il processo di offerta e nel conseguire risultati tangibili. Attraverso la formazione di un team multifunzionale e l'implementazione di strumenti innovativi, come il configuratore sperimentale, l'azienda ha ottenuto una riduzione significativa dei tempi di risposta e ha migliorato la sua capacità di fornire soluzioni su misura in tempi rapidi. Nonostante le sfide incontrate lungo il percorso, il cambiamento di mentalità e la cultura aziendale hanno favorito un ambiente di lavoro più collaborativo e orientato al cliente.
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