Scrum è una metodologia tra le più di 100 che il Mindset Agile offre, pertanto é opportuno implementarla seguendo dei passaggi specifici per assicurarsi la possibilità di applicarla con successo. Ecco le linee guida da seguire per un’organizzazione che vuole applicare la metodologia Scrum.
1. Verificare che si tratti di un ambito di progetto
Esiste una sostanziale differenza tra un progetto e un processo e questo comporta approcci molto differenti. Scrum nasce in ambito di sviluppo software ed è una delle metodologie Agile particolarmente indicata in ambito di progetto e sviluppo di nuovi prodotti. Se occorre affrontare invece un processo è più indicato scegliere altri approcci e il Mindset Agile ne offre una ottantina. Fate attenzione che molte aziende di servizio che lavorano su progetti in realtà utilizzano dei processi, anche se non sempre ne sono consapevoli, pertanto non sempre è facile identificare la differenza tra processo e progetto.
Un’organizzazione che vuole avviare un progetto utilizzando la metodologia Scrum deve innanzitutto capire se quello che vuole effettuate è un processo o un progetto.
2. Assicurarsi di aver ben compreso il Mindset Agile e partire da questo
È fondamentale partire dal Mindset Agile perché questo è l’unica garanzia di implementare correttamente scrum. Se pensate che scrum sia solo una metodologia per far lavorare un team efficacemente su un progetto rischiate che il team non lo implementi in modo corretto perché rimarrebbe all’interno della mentalità organizzativa convenzionale e penserebbe in termini di waterfall, obiettivi e rimarrebbe product-centrico. Ogni progetto Agile andrebbe implementato in modo Agile, ovvero con la necessaria flessibilità per adattare il metodo alle proprie esigenze.
3. Assicurarsi di conoscere la metodologia
Può sembrare banale ma prima ancora di cominciare bisogna assicurarsi che chi guida l’organizzazione sappia a cosa sta andando incontro. Sappia che Scrum è un framework di Agile, il più diffuso, e che come tale ha un Mindset alla base da seguire per fare in modo di non incontrare resistenze e di superare gli impedimenti che inevitabilmente il team dovrà affrontare in fase di sviluppo.
4. Avere uno Scrum Master o un Agile Coach
Uno Scrum Master conosce la metodologia e, almeno teoricamente, dovrebbe anche essere il garante del Mindset Agile. Il suo compito è quello di insegnare entrambi al team e di assicurarsi la corretta applicazione.
Un Agile Coach è una figura più completa e conosce anche le altre metodologie Agile, per cui, almeno in teoria, dovrebbe essere in grado di fare da mentor al team per suggerire i passaggi più indicati e di svolgere sessioni di coaching sia individuali che di team mirate allo sviluppo del team in ottica Agile.
Attenzione che uno Scrum Master o un Agile Coach sono figure di facilitazione essenziali per implementare scrum, non pensate di poter farne a meno.
5. Comprendere i ruoli di Scrum
Applicare nella maniera corretta i ruoli descritti dalla metodologia di Scrum è cruciale per quelle organizzazioni che vogliono avviare progetti applicando la metodologia Scrum. Comprendere quali responsabilità ha ogni ruolo, quali sono i suoi confini, quali competenze e quali comportamenti mette in atto è essenziale per garantire il successo del progetto.
È molto importante che ogni ruolo in Scrum svolga con impegno ciò che gli è richiesto di fare, potete leggere le responsabilità e i compiti di ognuno di essi in questo articolo.
Dobbiamo però ricordare che ogni progetto Agile pone al centro il team, ed è da esso che l’organizzazione deve partire per generare i benefici che apporta l’utilizzo della metodologia Agile.
6. Definire lo scopo del progetto
Un team auto-organizzato e responsabile deve sapere dove sta andando e per questo è importante stabilire uno scopo da raggiungere. Uno scopo condiviso è alla base del Mindset Agile, serve per creare unità tra i membri del team, dare a tutti il senso di ciò che si fa e orientare tutti a “fare la cosa giusta” per produrre valore al cliente finale.
7. Definire un accordo di team
Quali regole esistono all’interno del team? Che regole vanno seguite? Cosa devono fare i membri del team per definirsi responsabili? Rispondere di comune accordo a queste domande aiuterà il team ad essere auto-organizzato, a non avere dubbi su come procedere con il lavoro, a riconoscere ciò di cui ha bisogno per portare a termine ed avere successo nel progetto.
8. Comprendere come descrivere gli items per costruire il Backlog
Gli items fanno parte degli artefatti utilizzati in Scrum e sono fondamentali nella realizzazione del prodotto.
A differenza di una semplice lista “to do” gli Items dovrebbero avere la caratteristica di essere descritte attraverso il criterio di impersonificazione, ovvero partendo dalla descrizione di chi le sta utilizzando. In una semplice frase è possibile racchiudere tutte le caratteristiche e funzionalità che c’è bisogno di realizzare per il prodotto in funzione dell’utilizzo che ne fa il cliente finale.
9. Definire la definizione di FATTO
Dopodiché un punto di partenza fondamentale per avviare il progetto con Scrum è la Definizione di FATTO: cosa deve fare il team perché un compito venga definito completato? Questa fase assume un grande rilievo poiché in questo modo ogni membro del team è al corrente della definizione, che viene condivisa e tutti la conoscono e la rispettano. FATTO deve significare la stessa cosa per tutti.
10. Cominciare dal Product Backlog e proseguire con gli eventi
Una volta definite le competenze e gli aspetti tecnici che ha bisogno il team per mettere in pratica il proprio lavoro non resta che iniziare dall’identificazione del Product Backlog e quindi iniziare il primo sprint.
Qui gioca un ruolo importante il Product Owner che è responsabile di definire gli items ma soprattutto quale priorità devono avere in relazione al cliente finale. Il confine del Product Owner termina qui, ma è molto importante che si faccia veramente carico del Product Backlog e che sia sempre disponibile a dare delucidazioni sugli items quando il team lo richiede. Non è comunque lui che può imporre ai membri del team quanto tempo impiegare per portare a termine i compiti e come suddividersi i compiti, perché vengono distribuiti su base volontaria dal team auto-organizzato facilitato dallo Scrum Master.
11. Scegliere gli strumenti
Lo Scrum Team ha bisogno di strumenti per supportare il proprio lavoro. Strumenti che promuovono la collaborazione, la trasparenza e l’aggiornamento veloce. Ne esistono di diversi tipi tra cui scegliere e non ci sono regole, ogni team decide il suo senza obblighi dall’alto. Scrum boards, Burn-down chart, Jira, Wrike, Kanban, Slack e Cardboard sono tutti esempi di strumenti utili. Noi preferiamo suggerire di sperimentare prima di tutto una grande lavagna condivisa su cui vengono attaccati e spostati gli items durante la fase di lavorazione. Anche gli strumenti vanno sperimentati per poterli adattare alle proprie esigenze di progetto.
Qual è la prima cosa da fare per avviare un progetto con Scrum?
Riassumiamo le linee guida elencate sopra:
- Verificare che si tratti di un ambito di progetto
- Assicurarsi di aver ben compreso il Mindset Agile e partire da questo
- Assicurarsi di conoscere la metodologia
- Avere uno Scrum Master o un Agile Coach
- Comprendere i ruoli di Scrum
- Definire lo scopo del progetto
- Definire un accordo di team
- Comprendere come descrivere gli items per costruire il Backlog
- Definire la definizione di FATTO
- Cominciare dal Product Backlog e proseguire con gli eventi
- Scegliere gli strumenti
Tra tutte queste linee guida una è sicuramente quella che meglio di altre guida al successo dell’implementazione nell’adozione di scrum per la prima volta: farsi accompagnare da uno Scrum Master o da un Agile Coach. Un Agile Coach darebbe il vantaggio aggiunto di essere una figura più completa che non si limita alla sola metodologia Scrum. Oggi si assiste all’implementazione di Agile nelle organizzazioni senza prendere in considerazione le prime due linee guida:
- Verificare che si tratti di un ambito di progetto
- Assicurarsi di aver ben compreso il Mindset Agile e partire da questo
e in modalità convenzionale, ovvero waterfall e topdown semplicemente pensando che è sufficiente introdurre Scrum come metodo di lavoro nei team e diffondendo Scrum Master nell’organizzazione. Tutto questo è terribilmente poco Agile e ha poco a che fare con il Mindset Agile.