Le organizzazioni convenzionali creano sistemi anti-collaborativi per due motivi, la divisione del lavoro strutturato attraverso funzioni verticali e dipartimenti, il che crea conflitto di interessi e difese territoriali. Il secondo è che i manager gestiscono il potere spostando le persone da un team ad un’altro senza spiegarne il motivo, sospendono il lavoro che un team o una persona stanno facendo per qualcosa di più urgente senza spiegarne il senso, cambiano gli obiettivi in corso d’opera senza illustrare il perché.
La prassi nelle organizzazioni anti-collaborative è quella per cui i team non formano una propria identità, non si sono confrontati su cosa vogliono, quali bisogni e quali ambizioni hanno. Non sanno come aiutano o come stanno ostacolando il lavoro degli altri. Non sanno cosa accade momento per momento, giorno per giorno. Passano giorni, settimane senza che si parlino tra loro. Infatti spesso non sono team, sono un gruppo di persone ognuna con un proprio obiettivo che si trovano a lavorare insieme per ordini ricevuti o hanno interesse a cooperare insieme per raggiungere il proprio obiettivo.
Per creare un team la collaborazione è essenziale così come lo è la creazione di un’architettura collaborativa, vero oggetto di questo articolo. É ad essa che ci riferiamo quando parliamo di framework di Agile Management che ogni manager dovrebbe conoscere per implementare Agile con successo.
Continua a leggere per capire a fondo di che cosa si tratta.
Collaborazione
La collaborazione è il pilastro fondamentale dell'Agile Management, ma non solo, di ogni organizzazione che vuole creare un sistema di business che funzioni. I team devono definire la propria identità e il ruolo che ognuno gioca all'interno del team stesso. Senza una chiara comprensione di chi siamo come team e di come lavoriamo insieme, la comunicazione diventa difficile e il flusso di lavoro rallenta.
Un sistema collaborativo richiede che noi come individui e come team costruiamo un sistema che abbia consapevolezza del contesto, che migliori la nostra attività lavorativa, che informi tutti, che visualizzi le azioni, in cui ognuno si impegna a portare a termine ciò che ha dichiarato di fare. Gli individui che collaborano in un team creano valore.
La collaborazione consiste nel riunirsi di individui intorno a qualcosa da raggiungere insieme.
Nelle organizzazioni collaborative esiste un luogo dove i team possono trovare tutte le informazioni e agire in base ad esse: come collaborano, come sono informate, come interagiscono, come si aiutano tra di loro, come funziona il flusso del lavoro, che cosa migliorare e cosa è stato migliorato.
La collaborazione richiede struttura e disciplina, per costruire un sistema collaborativo occorre creare un’architettura collaborativa.
Un sistema collaborativo richiede un'architettura collaborativa
L’architettura collaborativa è il sistema di controllo, allineamento, condivisione e coordinamento di ogni approccio Lean Agile.
Le informazioni e le azioni hanno bisogno di essere chiare. Un'architettura collaborativa fornisce questa struttura per rendere la routine e le informazioni rapide e disponibili a tutti in modo che tutti possono agire con fiducia e sicurezza.
Lo scopo dell’architettura collaborativa è rendere la conoscenza tacita esplicita.
L’architettura collaborativa, il sistema di controllo, allineamento, condivisione e coordinamento Lean Agile, il framework di Agile Management per eccellenza e lo spazio in cui avviene ha un nome, si chiama Obeya. Obeya è il luogo dove si crea l’architettura collaborativa ed è il luogo che rende disponibili tutte le informazioni necessarie, le performance, l’andamento dei lavori, le azioni di miglioramento. É l’essenza e la sintesi del concetto di information radiator, irradiare le informazioni. Lo strumento è il Visual Management System.
Obeya
Obeya è una stanza in cui si incontrano regolarmente i membri del leadership team e i team operativi per rivedere i progressi, prendere decisioni condivise e costruire la documentazione in tempo reale del processo di sviluppo.
In Obeya vengono esposte le informazioni cruciali come lo stato di avanzamento, gli scostamenti dalle condizioni obiettivo e altri indicatori di performance. Questa pratica permette un'allineamento costante sulla strategia, decisioni rapide ed efficaci, e favorisce la fiducia e la collaborazione all'interno del team.
L'architettura collaborativa, che si concretizza in Obeya:
- offre una soluzione pratica per la trasformazione da manager "comando e controllo" a manager Agile;
- consente un contatto costante tra il leadership team e i team di lavoro;
- velocizza il processo decisionale;
- minimizza i rischi
- favorisce il miglioramento continuo dell’organizzazione
- crea le basi per l’innovazione distribuita.
Obeya e l’architettura collaborativa permettono la realizzazione della Business Agility e sono gli approcci principali del management Agile. Senza Obeya, senza architettura collaborativa i manager non si costituiranno come team strategico, ognuno si focalizzerà sui propri obiettivi dipartimentali perdendo il punto di vista dell’organizzazione come sistema, non avranno contatto coi propri team e la strategia difficilmente sarà allineata con le execution.
Implementare questo framework di Agile Management richiede anche un cambiamento culturale. Le persone sono più produttive e collaborative quando hanno un profondo senso del loro lavoro e vedono piccoli progressi quotidiani. Il framework di Agile Management spiegato nelle righe precedenti, fornisce l'ambiente e le strutture necessarie per supportare questo tipo di mindset e consente ai team di raggiungere obiettivi comuni.