Per comprendere le origini del Visual Management System, dobbiamo fare un salto indietro negli anni '50, quando, ad opera di Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, viene sviluppato, in quasi trent’anni di lavoro, quello che ha preso il nome di Toyota Production System (TPS) e che é alla base di quello che gli americani avrebbero chiamato Lean production e delle sue evoluzioni.
Le prime forme di Visual Management System furono il kanban, i cartellini che indicavano da valle a monte che cosa dovesse essere prodotto e in quale quantità.
Un altro elemento del Visual Management System era l’andon costituito da una corda o da un pulsante rosso che permettevano all’operatore di fermare la macchina e il concetto di 5S, che permette di migliorare gli standard di lavoro e quindi anche le performance operative.
Negli anni successivi, dalle 5S e da altri metodi di lavoro introdotti dal TPS, il concetto di gestione visiva si è ulteriormente sviluppato, dando vita al Visual Management System come lo conosciamo oggi. Le aziende hanno iniziato a sfruttare l'uso di grafici, diagrammi, indicatori di performance e altri strumenti visivi per comunicare informazioni chiave in modo rapido ed efficace.
La digitalizzazione porta con sé la necessità di avere uno strumento digitale che le aziende possono utilizzare per gestire i loro flussi collaborativi e per ottimizzare le riunioni regolari dei team distribuiti. Paradossalmente, la digitalizzazione è diventata un "must have" per il futuro del Visual Management System nel nostro nuovo mondo ibrido.
Approfondisci in questo articolo le origini del Visual Management System
- Uno dei principali benefici del Visual Management System è la sua capacità di migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team.
- Grazie alla visualizzazione chiara e immediata delle metriche di performance e dei dati rilevanti, i responsabili e i membri del team possono individuare rapidamente le aree che richiedono attenzione e prendere provvedimenti tempestivi.
- I responsabili e i membri del team possono visualizzare chiaramente i compiti assegnati, le scadenze e i progressi. Questa trasparenza migliora l'accountability individuale e di gruppo, in quanto ogni membro del team è consapevole delle proprie responsabilità e del contributo necessario per raggiungere gli obiettivi.
- Permette una migliore gestione del tempo. I membri del team possono pianificare le loro giornate in modo più efficiente, concentrarsi sulle attività più importanti e ridurre gli sprechi di tempo.
- Incoraggia l'innovazione e il continuous improvement all'interno dell'azienda.
Scopri di più sui benefici del Visual Management System
L'Information Radiator è un concetto chiave all'interno delle organizzazioni Agile. In parole semplici, si tratta di un metodo visivo e immediato per condividere informazioni cruciali con tutto il team. L'obiettivo è rendere queste informazioni facilmente accessibili, facilmente comprensibili e costantemente aggiornate. È come una lavagna o un pannello esposto sulla parete della stanza del team, dove tutti possono vedere e interagire con i dati più importanti. Chiaramente se il team si trova a lavorare a distanza si tratta di una lavagna digitale.
Il concetto di information radiator è strettamente collegato al Visual Management System, a Obeya e all’architettura collaborativa.
Scopri perché parliamo di information radiator collegato al Visual Management System
Come applicare concretamente il Visual Management System
L’architettura collaborativa è il sistema di controllo, allineamento, condivisione e coordinamento di ogni approccio Lean Agile.
Le informazioni e le azioni hanno bisogno di essere chiare. Un'architettura collaborativa fornisce questa struttura per rendere la routine e le informazioni rapide e disponibili a tutti in modo che tutti possono agire con fiducia e sicurezza.
Lo scopo dell’architettura collaborativa è rendere la conoscenza tacita esplicita.
L’architettura collaborativa, il sistema di controllo, allineamento, condivisione e coordinamento Lean Agile, il framework di Agile Management per eccellenza e lo spazio in cui avviene ha un nome, si chiama Obeya. Obeya è il luogo dove si crea l’architettura collaborativa ed è il luogo che rende disponibili tutte le informazioni necessarie, le performance, l’andamento dei lavori, le azioni di miglioramento. É l’essenza e la sintesi del concetto di information radiator, irradiare le informazioni. Lo strumento è il Visual Management System.
Scopri come applicare il Visual Management grazie all'architettura collaborativa
Che cosa significa Obeya
Obeya è una stanza in cui si incontrano regolarmente i membri del leadership team e i team operativi per rivedere i progressi, prendere decisioni condivise e costruire la documentazione in tempo reale del processo di sviluppo.
In Obeya vengono esposte le informazioni cruciali come lo stato di avanzamento, gli scostamenti dalle condizioni obiettivo e altri indicatori di performance. Questa pratica permette un'allineamento costante sulla strategia, decisioni rapide ed efficaci, e favorisce la fiducia e la collaborazione all'interno del team.
Obeya nasce nel settembre del 1993 Toyota decise di costruire un nuovo tipo di auto e lo fa dando l’incarico a Takeshi Uchiyamada, un ingegnere che non aveva mai lavorato nel disegno di sviluppo dei veicoli proveniente dall’area di test, con un team di 30 componenti.
Come risultato del progetto non solo il team sviluppò quella che sarebbe diventata l’auto ibrida più venduta del mercato, lo fece in meno della metà del tempo dei concorrenti e presentò il prototipo finito al pubblico con due mesi di anticipo rispetto alla data prevista di lancio.
Scopri di più sulle origini e sul significato di Obeya
1) Comunicazione efficace
Obeya è un metodo di comunicazione e cooperazione cross-funzionale e anche inter-dipartimentale. Semplifica enormemente i processi decisionali grazie all’organizzazione spazio-temporale e visiva delle informazioni e alla routine di eseguire i meeting visualizzando le lavagne presenti nella stanza.
2) Aggiornamenti in tempo reale
Lo spazio Obeya consente la gestione di progetti complessi ed è perfetta nei contesti in cui è necessario mettere in atto un processo creativo, prendere decisioni e allineare tante persone coinvolte in tempo reale.
3) Visualizzazione degli errori
In Obeya grazie alla visualizzazione dell’intero progetto e alla routine dei meeting i membri dei team hanno la possibilità di sviluppare conoscenza ascoltando l’esperienza di altri colleghi mentre si allineano per svolgere il lavoro. Visualizzano gli errori e le problematiche che possono sorgere insieme alla pianificazione del progetto.
4) Ambiente sano
Riunirsi periodicamente nello stesso luogo crea un particolare ambiente di fiducia, cooperazione e spirito di squadra. Le persone visualizzano facilmente su cosa stanno lavorando i propri colleghi, quanto tempo ci mettono e il risultato che raggiungono.
5) Allineamento tra manager e team
Quando manager e responsabili hanno la necessità di comprendere a che punto è arrivato il progetto, quali risultati sono stati ottenuti fino a quel momento, se ci sono dei ritardi e cosa aspettarsi in futuro tutto ciò che devono fare è guardare le lavagne di Obeya e solo nel caso in cui ci sia qualche informazione poco chiara incontrarsi con i membri del team per dei chiarimenti.
Approfondisci ogni vantaggio in questo articolo
Il libro su Obeya Management System
Dopo il libro “ Master of Business Agility per Managers & Imprenditori” Fabio Lisca torna, con questo libro pubblicato il 26 ottobre 2023, in cui parla del sistema di gestione Agile che allinea strategia ed execution. Probabilmente l’introduzione più completa ad Obeya Management System, un approccio che trascende e include qualsiasi metodologia Lean Agile.
Ad oggi il sistema più rapido ed efficace per realizzare una trasformazione Agile ad iniziare dai principali problemi che le organizzazioni incontrano nell’intraprendere una trasformazione Lean Agile per comprendere come si superano applicando passo dopo passo un approccio che crea condivisione e decisioni rapide, permette l’auto-coordinamento tra team, funzioni e dipartimenti, non mette in discussione la struttura organizzativa, i dipartimenti, le posizioni organizzative, i ruoli funzionali, il ruolo del management, semplicemente crea le condizioni perché collaborino su prospettive comuni e progetti condivisi.
Una guida pratica per applicare nella propria organizzazione Obeya Management System, dalle tecnologie di architettura sociale al Visual Management System, per portare risultati efficaci in meno di 3 mesi ed introdurre in seguito le discipline necessarie a creare e diffondere la cultura del miglioramento continuo per costruire crescita sostenibile, innovazione distribuita, inclusione decisionale e permettere un’evoluzione costante dell’organizzazione.