Il concetto di team all'interno delle organizzazioni sta subendo una trasformazione significativa. Manager e Responsabili sono in cerca di nuovi modi per creare team responsabili e autonomi. Essi vogliono che si facciano carico di nuovi progetti, che siano propositivi e promuovano una cultura del feedback continuo. In questo articolo, esploreremo come formare un team Agile di successo, concentrandoci su alcuni elementi chiave e sui principi che contribuiscono a creare una cultura di collaborazione, autonomia e adattabilità all'interno del team.
Gli elementi chiave per costituire il team
Occorre premettere che la maggiore disfunzionalità presente nelle organizzazioni convenzionali sono i molti dipartimenti su cui è strutturata l’organizzazione. Molto spesso quindi queste organizzazioni creano team anche multifunzionali ma all’interno dei dipartimenti. Questo significa che i team creati in questo modo non hanno una visione sistemica di come funziona l’organizzazione e di come il sistema porta valore al cliente finale. Per questo è molto importante iniziare, prima della costituzione del team, da colloqui preliminare per identificare quale problema si vuole risolvere, chi è la tipologia di cliente a cui ci vuole rivolgere in base alla sua domanda e a questo punto ipotizzare un team multidipartimentale. Questo significa creare il team intorno al value strema che è la chiave per avere team efficaci che hanno un obiettivo chiaro, il valore per il cliente, e che superino le conflittualità interdipartimentali.
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Alcuni degli elementi chiave per costituire un team Agile sono:
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Costruire il team intorno al flusso del valore
Per creare un team Agile di successo, è essenziale focalizzarsi sul valore definito dal punto di vista del cliente e identificare le competenze e attività che producono questo valore. Andare oltre le tradizionali divisioni organizzative e permettere al team di formarsi attorno alle competenze e alle attività per la creazione di valore, e di concentrarsi sul processo per acquisire una conoscenza approfondita del sistema e delle sue interdipendenze.
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Ridurre le interdipendenze e promuovere l'autonomia
Per svolgere le attività in modo fluido e rapido, è essenziale ridurre le interdipendenze tra team e dipartimenti. Ciò può essere raggiunto attraverso l'adozione di team cross-funzionali. Questo significa che all’interno del team sono presenti tutte le competenze per portare a termine le attività che all’interno del processo end to end porta valore al cliente finale. In questo modo si eliminano gran parte delle interdipendenze e gli handover tra dipartimenti e le attività possono essere eseguite in flusso eliminando le attese di attività in lavorazione.
Allo stesso tempo il team deve avere il minor numero di persone possibile, rispondendo alla domanda: quale è il minor numero di persone per creare valore al cliente finale? Serve per ridurre al minimo errori, handoff, tempi di attesa e le dipendenze.
Infine, un altro degli approcci per ridurre le interdipendenze è favorire la focalizzazione del team su un prodotto o tipologia di cliente specifico. Per permettere alle persone di essere focalizzate su qualcosa di preciso con uno scopo comune, obiettivi condivisi e soprattutto con la possibilità di ricevere feedback diretti dal cliente e di potersi riorientare rapidamente per modificare l’impatto che il team ha sul cliente.
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Creare un'architettura collaborativa
Per consentire al team di lavorare in modo agile e allineare costantemente la strategia con l'esecuzione, è necessario creare un'architettura collaborativa solida. L’architettura collaborativa è un sistema sociale di visualizzazione e di comunicazione dove le persone coinvolte interagiscono tra di loro per prendere decisioni inclusive e condivise.
Serve ai team per orientarsi e focalizzarsi e si basa su alcuni requisiti minimi:
- Un Visual Management System. Un insieme di tecniche e strumenti per migliorare la gestione a vista sul posto di lavoro. La diffusione capillare delle informazioni garantisce un miglior controllo di processo ed un maggior coinvolgimento del personale nelle attività di miglioramento continuo.
- Un sistema di Feedback Loop continuo e molto rapido che di solito si ottiene con delle metriche che indicano l’impatto sul cliente.
- Dei meeting di allineamento molto brevi e ripetuti regolarmente. Stabilirà il team quanti e la loro durata.
- Degli incontri periodici di miglioramento continuo che permettono di introdurre la sperimentazione, di verificare in base alle metriche le azioni di miglioramento e di apprendere continuamente come migliorare il sistema.
- Delle metriche chiare e condivise di impatto sul cliente per comprendere dove e come apportare il miglioramento.
Auto-volontarietà come principio fondamentale
Nella formazione di un team Agile, è importante adottare il principio di non-coercizione, in cui ogni individuo ha la libertà di decidere se partecipare a un determinato team o iniziativa. L'auto-volontarietà promuove l'impegno e la responsabilità individuale nel portare a termine le attività a cui ci si è dedicati durante l’avvio del progetto.
Concentrandosi sul valore, promuovendo l'auto-volontarietà, creando un'architettura collaborativa e riducendo le interdipendenze, è possibile creare un ambiente di lavoro che favorisce la collaborazione, l'autonomia e l'adattabilità. Seguendo questi elementi chiave, potrete formare un team Agile di successo che sia in grado di affrontare le sfide del mondo aziendale odierno e di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del mercato.
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