La Guida per avviare un progetto pilota Agile
Leggi come trasformare la tua organizzazione ed implementare un progetto pilota Agile che parte dalla diffusione di una nuova cultura aziendale. Quale metodologia adatterai successivamente al tuo contesto lavorativo?
Indice dei contenuti
Come si affronta un progetto pilota Agile
Qual è la premessa metodologica
Perché è necessario partire dal Mindset?
I vantaggi del progetto pilota
Come si struttura un progetto pilota Agile
Fare un progetto pilota nel settore assicurativo
Scaling Agile, l’ultima fase dopo il progetto pilota
Precisiamo subito che un progetto di trasformazione Agile si affronta in modo Agile, quindi non lo si configura come un progetto di Change Management top down a cascata prefigurandosi il risultato finale con tutte le fasi e i milestone prestabiliti.
Una trasformazione Agile è un viaggio e non un obiettivo deciso a priori. Questo perché in un sistema complesso la configurazione emerge dalla sperimentazione e perché gli obiettivi sono sempre e solo un passaggio intermedio per la successiva iterazione che incorpora le azioni di miglioramento decise alla fine di quelle precedenti. Quindi si tratta di creare un’organizzazione che impara e che, da questo apprendimento, continua a migliorare e cambiare. Questo è il senso della Business Agility.
Che cos'è un progetto pilota
Un progetto pilota è il punto di partenza per le organizzazioni che vogliono implementare le metodologie e soprattutto il Mindset Agile. È un metodo per ridurre l’impatto che una trasformazione Agile potrebbe avere nell’organizzazione e consente alle persone di apprendere e sperimentare.
In particolare il progetto pilota serve a:
- contenere rischi e costi
- sperimentare e adattare metodologie Agile
- diffondere il Mindset Agile
- apprendere dalla sperimentazione e inventare il proprio modello operativo con cui in seguito l’organizzazione potrà fare scale up
Scopri di più su cos’è il progetto pilota
Qual è la premessa metodologica
L’approccio Agile School è molto pragmatico, si fonda sull’esperienza dalla quale ha tratto i seguenti fattori chiave:
- si può comprendere Agile attraverso la formazione, ma la formazione non è sufficiente per apprendere Agile.
- Si può apprendere Agile solo attraverso la pratica, per questo occorre partire dal lavoro concreto che si vuole trasformare.
- Per poter trasformare il lavoro, le persone che compongono il team cross-funzionale responsabile del processo end to end devono avere la necessaria autonomia di azione per cambiare le attività sperimentando modalità diverse.
- Il primo passo è quello di rendere visibile il lavoro e quindi di introdurre costanti sperimentazioni di miglioramento in base a criteri di misurazione che rendono visibile la capability di risposta alla domanda del cliente e le performance del o dei team.
- Partire da una determinata metodologia Agile è un approccio scarsamente efficace poiché, in genere, focalizza le persone alla corretta applicazione del metodo piuttosto che rispondere alla domanda del cliente modificando il sistema. Di metodologie, strumenti e pratiche Agile ve ne sono più di 100, perché limitarsi ad una? Sceglieranno i team, al momento opportuno, se e quali metodologie utilizzare, così come quali tecnologie.
- Il sistema è causa per il 94% delle buone o cattive performance e del risultato in termini di impatto sul cliente finale. Per questo è necessario rendere visibile il flusso e misurare le performance anticipando costantemente le variabili
- Si inizia con una o più sperimentazioni pilota perché limita enormemente i costi ed i rischi dato che coinvolge un numero limitato di attori la cui libertà di azione, all’interno dei parametri stabiliti di comune accordo, ha un impatto circoscritto sulla struttura organizzativa e per un periodo di tempo determinato. In genere un progetto pilota non dura più di sei mesi.
- Inoltre l’approccio con le sperimentazioni pilota permette all’organizzazione di disegnare il proprio modello operativo e di sviluppare una conoscenza profonda di come lavora e come migliorare costantemente.
- Dopo le sperimentazioni pilota e quindi dopo aver acquisito un proprio modello operativo, è necessario formare Agile Coach interni per la fase di scale up.
Leggi di più sul nostro approccio
L’esperienza ci dice che la fase più delicata e importante è relativa al Mindset Agile. Sconsigliamo infatti di iniziare da una metodologia perché l’applicazione di un metodo non garantisce la comprensione del Mindset e di conseguenza la modalità con cui verrebbe introdotta spesso è un modo per “fare Agile” senza “essere Agile”. Effettuare un “copia e incolla” è il miglior modo per non rendere efficace una trasformazione Agile. Le organizzazioni che introducono una delle metodologie Agile di lavoro in team in genere ottengono qualche risultato sulle performance del team ma non toccando la struttura organizzativa e i processi con i quali lavorano non ottengono reali benefici non diventano Business Agile. Ecco perché Agile School propone di iniziare con piccoli passi e di decidere quelli successivi solo dopo aver considerato i risultati emersi durante i passi precedenti.
È importante assicurarsi che vi sia un vera comprensione di cosa comporta passare dal convenzionale paradigma di predizione e controllo, su cui gran parte delle organizzazioni sono fondate, al paradigma di autonomia condivisa. Per questo proponiamo di fare una giornata dedicata al Mindset Agile per comprendere e approfondire il paradigma di autonomia condivisa e per considerare che cosa implica una trasformazione a livello di struttura organizzativa.
È essenziale che a questa giornata partecipino sia il management, sia le figure intermedie, sia chi è interessato a prender parte al progetto. Si tratta di un primo passaggio di consapevolezza. Dopo questa giornata manager e sponsor del progetto decidono se ha senso per loro proseguire in un progetto di trasformazione Agile oppure no. Ovviamente la giornata è già focalizzata alla tipologia di struttura organizzativa e alle modalità di lavoro di una specifica organizzazione per portare esempi concreti di che cosa implica una trasformazione Agile.
Va infatti sottolineato che la parte essenziale di una trasformazione Agile non sono tanto i processi o le tecnologie ma le persone, i loro comportamenti e le interazioni.
È essenziale affrontare questo cambiamento per assicurarsi il successo della trasformazione, e questo cambiamento implica un cambio radicale nel modo di pensare e vedere l’organizzazione e le persone, implica un cambio di Mindset. Per questo è così importante iniziare proprio dal Mindset.
Se si decide di proseguire il passo successivo è un progetto pilota.
Scopri di più scaricando il primo capitolo del libro Il quinto paradigma
I vantaggi del progetto pilota
È importante partire con un progetto pilota per diversi motivi, vediamoli:
- Il primo è per non cominciare dal punto di vista del paradigma convenzionale di predizione e controllo che inquadrerebbe la trasformazione Agile in un progetto di Change Management, top down, a cascata. Se si vuole adottare il paradigma di autonomia condivisa vale la pena iniziare adottando i valori, i principi e le logiche che lo sottendono.
- Il secondo è che un progetto pilota limita enormemente i costi ed i rischi poiché coinvolgerebbe un numero limitato di attori la cui libertà di azione, all’interno dei parametri stabiliti di comune accordo, avrebbe un impatto circoscritto sulla struttura organizzativa e per un periodo di tempo determinato. In genere un progetto pilota non dura più di sei mesi.
- Il terzo motivo è che durante il progetto pilota il team, con il supporto periodico di un Agile Coach esterno, introduce varie metodologie Agile e le sperimenta. Sperimentandole adatta quelle metodologie alle proprie modalità operative e alla peculiarità della struttura organizzativa apprendendo come forgiarle alla propria realtà. Questo è anche il motivo per cui le metodologie Agile continuano a proliferare, ogni organizzazione adattandole alla propria realtà ne crea di nuove che poi offre alla comunità. Se si parte da un Mindset Agile si crea un proprio metodo adattando delle metodologie esistenti e si evita il “copia e incolla”.
- Il quarto motivo è che grazie al periodo di sperimentazione del progetto pilota il team impara come implementare Agile nella propria realtà operativa e nella propria struttura organizzativa e questo apprendimento è esattamente ciò di cui ha bisogno l’organizzazione per fare scale up e portare Agile in tutta l’organizzazione. È a questo punto che è opportuno formare Agile Coach interni che diventano il cuore della trasformazione Agile, seguiti periodicamente da un Agile Coach esterno che li supporta nelle fasi di implementazione e nel dissolvere gli impedimenti.
- Il quinto motivo è che Agile non è anarchia e mancanza di controllo. Al contrario Agile è disciplina e misurazione costante dei risultati. Risultati su cui si basano le decisioni per i miglioramenti nelle iterazioni successive. Disciplina e misura possono attuarle solo un team altamente motivato a cui è stato dato il potere di sperimentare e apprendere dagli errori.
- Il sesto motivo è che l’organizzazione, con il supporto del Agile Coach, sceglierà quale filiera di processi vuole integrare per produrre valore al cliente finale trasformandoli in un flusso che accorcia i tempi di attraversamento e, in base alla definizione di quel valore, decidere quale metriche di misurazioni reali è opportuno misurare.
- Il settimo motivo è che un’azienda sufficientemente grande può attivare più progetti pilota che coinvolgono filiere di processi differenti, trasversali a funzioni e dipartimenti. Questo permette di creare dei punti di incontro in cui i rappresentanti dei vari team scambiano tra di loro gli apprendimenti delle loro sperimentazioni nutrendo quella cross-impollinazione di idee e conoscenze che generano innovazione e accelerano il miglioramento organizzativo.
Scopri di più sui vantaggi del progetto pilota
Il primo passo: scegliere dove agire
Un progetto pilota parte con l’identificazione della filiera di processi che si vuole trasformare in ottica Agile. Molte aziende che hanno fatto un progetto pilota hanno deciso di lavorare sulla filiera che dal front end, il contatto con il cliente, risale a monte fino allo sviluppo di nuovi prodotti, comprendendo quindi molteplici funzioni che interagiscono nella filiera di processi. Si parte dalla definizione del valore per il cliente finale e si integrano le competenze in un team multifunzionale che lavora al di fuori dei silos dipartimentali per fornire nel più breve tempo possibile il valore al cliente.
Il secondo passo: mettere insieme il team
Agile significa team multifunzionali auto-organizzati ed è opportuno che i team si auto-compongano su base volontaria, ovvero che sia chi vuole partecipare a decidere di far parte del team. Per fare questo in genere si spiega la natura del progetto, lo scopo, le modalità di lavoro e quindi si diffonde una call to action nella quale si chiede chi abbia voglia di prendere parte al progetto.
Il terzo passo: il kick-off meeting
Il kick-off meeting avviene sotto la guida del Agile Coach, vi partecipano tutti coloro che sono coinvolti, direttamente e indirettamente, nel progetto. Si tratta del management, dei componenti del team o dei teams, se sono coinvolti più gruppi, degli sponsor, dei responsabili di progetto / prodotto / servizio, degli stakeholders.
La finalità del kick-off meeting è quella di creare un senso di ownership sui risultati e serve a:
- imparare sul progetto e identificare con chiarezza lo scopo,
- generare allineamento aiutando il team a creare un alleanza per compiere la missione, alleanza basata su definizione e accordi sulle regole di lavoro, sulla definizione degli obiettivi, sulla definizione dei ruoli necessari e la loro auto-assegnazione;
- definire il contesto, ovvero circoscrivere i confini le interdipendenze, identificare le competenze necessarie e le azioni da intraprendere. Essere consapevoli del contesto significa vedere come l’intero sistema organizzativo lavora e chi sono gli attori coinvolti.
Il kick-off meeting dura da mezza giornata a due giornate a seconda della dimensione e complessità del progetto. Durante il kick-off meeting il team, o i team, prendono consapevolezza di come vengono svolte realmente le attività, impara a disegnare le attività AS IS. Identifica gli attori coinvolti e i principali ostacoli che incontrerà. Decide anche i criteri di misurazione che adotterà durante il periodo che intercorre tra il kick-off e il prossimo incontro.
Il quarto passo: il processo di implementazione del progetto pilota
Durante questo quarto passo è molto importante che il team sperimenti per proprio conto ciò che ha deciso durante l’incontro con l’Agile Coach per discutere gli apprendimenti emersi nell’incontro successivo. Normalmente il tempo tra un incontro e l’altro durante questo quarto passo sono di una settimana tra un incontro e l’altro. Durante questo periodo intermedio il team affina il processo su cui sta lavorando verificando di aver tenuto conto di tutti i vincoli e di tutte le variabili e di averlo effettivamente disegnato per come è non come si pensa dovrebbe essere.
1) Definire il valore dal punto di vista del cliente e identificare le misure
- revisione del processo AS IS, confronto sui dati di misurazione raccolti e verifica degli apprendimenti raccolti durante la settimana
- il team apprendere il significato di domande di valore e risposte fallite
- il team comprende come si misurano le attività dal punto di vista del cliente
- il team impara come si misura la capacità di risposta alla variabilità della domanda
- il team stabilisce i criteri con i quali misurerà le attività durante la settimana
Durante la settimana il team misurerà giornalmente le attività che ha deciso di monitorare
2) Distinguere il valore
- riflessione sui risultati della misurazione settimanale e incidenza sulle attività
- il team comprende come distinguere le attività a valore da quelle che non hanno valore attraverso una simulazione
- sempre tramite la simulazione il team comprende come si migliorano le performance
- il team sviluppa le ipotesi di miglioramento in base ai criteri di misurazione precedentemente identificati e tramite un approccio sistemico
Durante la settimana il team ridisegna il processo in base a quanto appreso durante la giornata precedente
3) Implementare il nuovo processo
- il team mostra i risultati del proprio lavoro e discussione sul nuovo modo di fare le attività
- il team decide quale fase del processo iniziare a sperimentare, modalità e tempi di implementazione
- il team, insieme al Agile Coach, identifica i potenziali impedimenti e lavora su come è possibile superarli
A questo punto il team lavora per conto proprio sperimentando le modifiche sulle proprie attività. Fa ricorso agli incontro periodici con l’Agile Coach che sono a questo punto rarefatti ogni due o tre settimane e su richiesta del team.
Alla fine del periodo del progetto pilota che ha una durata determinata durante il kick-off si osservano i risultati e manager e sponsor decidono se proseguire con il prossimo passo, ovvero la diffusione del nuovo modello operativo in tutta, o quasi tutta, l’organizzazione. In pratica si tratta di costruire un caso di successo interno che indica la strada per la trasformazione Agile.
Lo scopo del Agile Coach esterno è quella di rendere indipendente e autonomo il team.
Scopri di più sulle 4 fasi del progetto pilota
Sappiamo che normalmente un progetto pilota ha una durata massima di sei mesi, ma questo dipende da diversi fattori:
- la complessità organizzativa
- le difficoltà nel superare le barriere organizzative
- la velocità di performance del team
Se tutti questi fattori sono favorevoli la durata può essere molto inferiore.
Gli interventi del Agile Coach esterno essenziali sono i seguenti:
1) È opportuno un primo incontro di set up tra l’Agile Coach e i manager e gli sponsor del progetto per comprendere il contesto e la struttura organizzativa. In questo incontro vengono considerati i vari aspetti: quali filiere di processi considerare, gli attori potenzialmente coinvolti, su quanti progetti lavorare, che cosa considerare nel mettere insieme il team, chi coinvolgere, come strutturare la comunicazione interna.
Durata: mezza giornata.
2) Partire dal Mindset in cui si sviluppano i temi fondamentali relativi al Mindset del paradigma di autonomia condivisa e come si passa dal paradigma convenzionale di predizione e controllo a quello di autonomia condivisa attraverso esercitazioni pratiche su casi concreti.
Durata: una giornata in cui sono coinvolte tutte le persone che potenzialmente prenderanno parte al progetto identificati durante l’incontro di set up.
3) Conduzione del kick-off meeting e lavoro di training ai teams per apprendere come disegnare i processi.
Durata: una giornata.
4) Definire il valore dal punto di vista del cliente e identificare le misure
Durata: una giornata per due team.
5) Distinguere il valore
Durata: una giornata per due team.
6) Implementare il nuovo processo
Durata: una giornata per due team.
7) I follow up sono determinati dalle esigenze dei teams con una presenza in genere una volta al mese.
8) Meeting di valutazione finale.
Durata: mezza giornata.
TOTALE degli interventi del Agile Coach nel progetto pilota tra 6 e 10 giornate.
Scopri di più sui tempi e le fasi del progetto pilota
A causa di tutta la confusione che si è creata attorno al reale significato di Agile e delle varie modalità create per la trasformazione Agile sono sorte delle difficoltà nell'avviamento del progetto pilota.
Principalmente sono 4 le difficoltà che sono state riscontrate:
-
Formare le persone sulle metodologie e non sul Mindset Agile;
-
Continuare a lavorare su piani, budget, target e obiettivi;
-
Considerarlo un viaggio con una fine;
-
Richiedere report di andamento ai team
Scopri di più sulle 4 difficoltà di avviare un progetto pilota e sul ruolo fondamentale dell' Agile Coach
Fare un progetto pilota nel settore assicurativo
Abbiamo seguito un progetto pilota in una compagnia del settore assicurativo e se anche tu lavori in questo settore puoi comprendere che cosa significa fare un progetto Agile e che cosa comporta.
L’organizzazione era già venuta in contatto con alcune metodologie Lean Agile applicate in diversi contesti, ma mai fino alla totale implementazione. Il fatto che avessero avuto un approccio a partire dalla metodologia non aveva permesso la diffusione del mindset Agile, per cui decidemmo di partire proprio dal mindset Agile.
Si sono poi susseguite le fasi e i tempi come descritti sopra.
Leggi come è stato svolto il pilota e che risultati e benefici ha portato all'azienda
Una volta terminato il progetto pilota e valutati risultati, modalità, difficoltà, velocità con cui è stato implementato il progetto, il management e gli sponsor decidono se partire per il viaggio di trasformazione Agile e di implementare il nuovo modello operativo in tutta l’organizzazione e, se non tutta, in quali settori. In realtà non si tratta di un milestone come nei progetti classici waterfall, poiché le misurazioni e i feedback sull’andamento del progetto sono costanti. Questo mette in grado il management di decidere prima se fare il passo successivo ovvero lo scale up e quindi iniziare a preparare gli Agile Coach Interni che saranno i veri driver della trasformazione Agile.
Gli Agile Coach interni sono il cuore di una trasformazione Agile. Quindi è opportuno formarli attraverso un percorso formativo certificato. Ogni Agile Coach interno è trasversale e segue più di un team, in genere tre comodamente. Un Agile Coach non è un esperto della materia ma diventa un buon conoscitore del Mindset Agile e di alcune metodologie Agile che ha appreso durante la sua formazione certificata. Inoltre conosce l’organizzazione per cui lavora e conosce come i team del progetto pilota hanno raggiunto i risultati adattando metodologie e creando il loro modo di lavorare. Un Agile Coach conosce tecniche e dinamiche dei gruppi e sa come aiutarli durante le fasi di implementazione.
Il team di Agile Coach interni è supportato periodicamente da un Agile Coach esterno che funge da catalizzatore e li aiuta a confrontarsi, a superare gli impedimenti, a risolvere le problematiche che incontrano durante la trasformazione Agile e a renderli indipendenti e autonomi.
A seconda delle dimensioni dell’organizzazione, dell’ampiezza di processi coinvolti e della complessità organizzativa un viaggio di trasformazione Agile di tutta l’organizzazione per diventare Business Agile, ovvero capace di innovare anche i modelli di business recependo e prevenendo i bisogni in tempo reale, dura tra i due e tre anni.
Scopri di più sulla fase di Scale Up
Quali sono le metodologie che possono essere utilizzate dai team durante lo scale up? Come si può passare da pochi a centinaia di team Agile?
Tra le metodologie Agile quelle che vengono adoperate per la fase di scaling sono 13:
- Safe
- LeSS
- Enterprise Scrum
- Scrum of Scrum
- XSCALE
- DAD Disciplined Agile Delivery
- Nexus
- Spotify
- Enterprise Transition Framework
- Holacracy
- Aequacy
- Management 3.0
- Radical Management
Il percorso di certificazione ICAgile ICP-BAF Business Agility Foundations ha lo scopo di far entrare le imprese nell’ottica della customer-centricità e di comprendere come l’organizzazione si integra end-to-end per portare valore ai propri clienti attraverso una trasformazione Agile.
Vuoi promuovere la Business Agility all’interno della tua azienda?
Capire quali sono i passi che deve attraversare un team che ha adottato una metodologia Agile?
Vuoi contribuire a creare un’azienda che prende decisioni di business in base al valore da portare al cliente finale?
Come creare il proprio modello operativo
Un modello operativo inizia da qualche cosa di molto semplice, inizia con la domanda sul valore per il cliente finale e ridisegna, a ritroso, il flusso per portare quel valore.
Si tratta di un ribaltamento del punto di vista: da inside-out ad outside-in, ovvero da push a pull se preferite, da product-centric a customer-centric, anche se sarebbe meglio parlare di customer-obsession.
Dopo aver iniziato un progetto pilota di sperimentazione Agile la configurazione organizzativa prenderà la struttura necessaria al modello operativo in uno specifico e determinato periodo e contesto, pronta a cambiare in base alle esigenze del modello operativo.
È il modello operativo che detta il cambiamento, rende estremamente adattiva l’organizzazione e crea innovazione distribuita ed evoluzione continua.
I ruoli diventano granulari, ovvero si costituiscono sulle esigenze del momento e fino a quando servono, l’organizzazione diventa un network di team che si costituiscono e si dissolvono per seguire nuovi progetti e nuovi modelli di business sulla base dei dati.
Scopri di più su come creare il tuo modello operativo
Agile Blog
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