Qual è il passaggio fondamentale per iniziare la trasformazione Agile? In un recente articolo abbiamo visto che Obeya e l’architettura collaborativa permettono la realizzazione della Business Agility. Vediamo ora cosa occorre fare concretamente e quali sono le fasi per gettare le basi per costruire l’architettura collaborativa come luogo in cui sono presenti tutte le informazioni che servono per gli scambi di informazioni, per prendere le decisioni, per ricevere feedback e fare una pianificazione a breve e lungo termine.
Obeya Charter
Ogni architettura collaborativa deve iniziare con una chiara comprensione di come i team lavorano insieme. Per questo si fa l’Obeya Charter, un workshop che dura da 1 a 5 giorni a seconda della complessità organizzativa, e del numero di persone. Vi partecipano il leadership team, non in tutte le fasi, e i team operativi in tutte le fasi.
In questo workshop i team operativi chiariscono scopo, obiettivi, criteri di misurazione e possono costruire una pianificazione di lungo periodo. Ogni team operativo può poi avere una propria lavagna per la pianificazione, una per misurare le performance e gli impatti del lavoro, e una lavagna per i problemi che possono essere risolti rapidamente da una o due persone e problemi che richiedono la costituzione di un team apposito per essere risolti. Infine vengono decise, almeno inizialmente, frequenza e durata dei meeting.
Durante il workshop i team operativi portano nella visualizzazione tutto ciò che serve per il loro lavoro: piantine, disegni, diagrammi, metriche, immagini, mappe, foto, manifesti.
Costruire il Value Stream Map
Le persone che fanno parte del team allargato vengono quasi sempre da dipartimenti diversi, si conoscono ma sono unicamente concentrare sul proprio lavoro, difficilmente hanno sviluppato una visione d’insieme di come il lavoro fluisce end to end. Semplicemente non hanno mai impiegato del tempo per comprendere come il lavoro fluisce realmente nel sistema.
Il primo passaggio che viene fatto con i team operativi è quindi focalizzato a costruire il Value Stream Map. Così in genere vedono per la prima volta il sistema come insieme e come funziona, vedono l’impatto del loro lavoro sugli altri, individualmente e come team, come parte di un’azienda, con i clienti, le interazioni tra le parti e le relazioni, nonché iniziano a comprendere le interdipendenze.
Misurare il Value Stream
Un altro aspetto rilevante dal punto di vista dell’architettura collaborativa è che il team deve aver una chiara comprensione di cosa fa, come lavorano insieme le persone e che cosa hanno bisogno di migliorare. Occorre rendere visibile il lavoro e trovare il miglior modo di collaborare insieme, il che significa che i problemi vengono resi visibili e risolti, i problemi comprendendo gli impedimenti che vengono superati accordandosi su come lavorare più efficacemente insieme.
Il secondo passo è quindi quello di misurare il Value Stream che mostra lo stato corrente di come funziona l’organizzazione e permette di determinare lo stato futuro che vogliamo ottenere identificando le aree di sperimentazione e i problemi da risolvere.
Definire la cultura
Dopodiché è il momento di costruire la cultura che permetterà realmente il miglioramento continuo. Dopo le prime fasi, le persone nel team si sono rese conto che non sono più isolati professionisti che svolgono bene il loro lavoro, sono un team all’interno di un’organizzazione. Ora occorre costruire l’allineamento sulle interazioni delle persone, che in primo luogo riguarda la comunicazione e come fornire le giuste informazioni alle persone giuste e al tempo giusto.
Questa fase dell’architettura collaborativa é particolarmente rilevante perché vengono costruiti all’interno dell’Obeya le lavagne necessarie a visualizzare le informazioni e vengono prese decisioni sui criteri di misurazione e sui segnali che faranno emergere i problemi immediati da risolvere fungendo da feedback continui.
Disegnare la Road Map
A questo punto il team è pronto a creare la propria Road Map, che attenzione non è una Road Map di cose da fare, ma la strada per creare la loro architettura collaborativa. La Road Map serve per avere una strada chiara dallo stato corrente a quello futuro dove sono chiari gli obiettivi. È una visualizzazione approssimativa di quello che dobbiamo affrontare subito, di quello che dovremo affrontare più avanti e quello che affronteremo molto più avanti. La Road Map viene quindi dettagliata man mano che si procede nel tempo.
Si tratta in sostanza di costruire il sistema di aspettative in grado di garantire che ci si sta impegnando a mantenere il miglioramento continuo e a sottoscrivere l’impegno di tutti. Questo perché è facile cadere nella trappola della retrospettiva o degli eventi kaizen dove vengono creati gli items ma non la cultura del miglioramento continuo. Il fatto è che il sistema deve dare valore ai miglioramenti in modo da far diventare i problemi una parte della routine lavorativa, un qualcosa che viene fatto automaticamente, non sporadicamente.
Leadership team
Veniamo ora alla collocazione del leadership team nel workshop operativo.
Spesso i manager nei vari dipartimenti ideano iniziative senza confrontarsi con gli altri manager. Questo porta ad una grande quantità di iniziative tutte urgenti e tutte richiedono risorse che ovviamente non ci sono. In genere vengono costituiti team che si dedicano part time alle varie iniziative il cui destino è quello di non vedere mai la luce o perché il tempo si allunga a tal punto da rendere l’iniziativa inutile o perché altre iniziative hanno preso maggiore priorità e i team part time vengono allocati ad altre iniziative più urgenti.
Con questa premessa ora capirai perché anche il leadership team ha necessità di costituirsi come team e seguirà un suo percorso per costruire la propria architettura collaborativa che andrà ad incontrare e fondersi con l’architettura collaborativa dei team operativi.
Il leadership team deve rendere visibile la strategia, creare una lavagna per le idee e uno Strategic Portfolio Management con criteri di decisione chiari, discutere le priorità, decidere gli obiettivi e rendere il tutto visibile nello Strategy Board, ovvero nello spazio dedicato in Obeya così da far parte integrante dell’architettura collaborativa dell’organizzazione.
Anche la strategia, le iniziative, gli obiettivi di business, i passaggi importanti della strategia rispetto al tempo sono visibili a tutti, fanno parte del Information Radiator nel luogo dove ci si incontra per discutere.
La strategia incontra le execution
Come abbiamo visto, per creare l’architettura collaborativa è necessario che il leadership team partecipi nella fase di workshop operativo con gli altri team e dia indicazioni, sempre visibili sulla lavagna, e risponda alle domande dei team che hanno bisogno di maggiori informazioni per rendere concreto il lavoro.
Questo è il luogo e il momento in cui la strategia incontra le execution. Il leadership team può sempre vedere l’andamento del lavoro grazie alle misurazioni, i cui criteri sono stati decisi insieme ai team, misurazioni che vengono costantemente aggiornate e fungono da triggers che attivano la soluzione dei problemi/opportunità. Oltre agli incontri periodici coi team, la cui durata e la frequenza vengono decise insieme, può indire riunioni speciali per problemi gravi.
A questo punto l’architettura collaborativa inizia a funzionare e l’autorità viene assegnata alla responsabilità dei team e degli individui.
Per comprendere appieno l'architettura collaborativa Agile, scarica l’estratto del libro Obeya Management System e prenota un incontro conoscitivo per chiarire qualsiasi dubbio e ricevere consigli adatti al tuo contesto lavorativo.