La trasformazione agile è un tema di cui molte aziende oggi parlano, ma non sono ancora molte coloro che veramente l’hanno intrapresa con costanza e impegno.
Purtroppo ancora molte aziende implementano Agile solo perché si tratta di una moda manageriale e non la colgono come un’occasione per rivedere la propria strategia, i propri processi, la propria cultura, la propria struttura organizzativa.
Le aziende che invece hanno deciso di implementare davvero Agile lo fanno perché si sono accorte che qualcosa nel contesto economico e sociale in cui viviamo è cambiato e lo fanno perché vogliono avvicinarsi alla Business Agility ed acquisire la capacità di riconfigurare rapidamente strategia, modelli di business, struttura, processi, competenze e tecnologie, la trasformazione Agile è una conseguenza.
Cambiare il proprio modello di business per diventare Agile significa trovare nuove opportunità, diventare più innovativi, costruire una relazione unica con i propri clienti e anche migliorare la soddisfazione dei propri dipendenti.
Prima di vedere quali sono i passi vediamo da cosa è caratterizzata una trasformazione Agile.
La trasformazione Agile
Partiamo subito col dire che una trasformazione Agile non si può imporre. Non può essere implementata come un progetto di change management a cascata. Agile si introduce scalando la struttura organizzativa, dopo aver adattato le molte metodologie a disposizione nella propria realtà organizzativa, dopo aver sperimentato, in un progetto pilota, come potrebbe cambiare la struttura organizzativa, dopo aver valutato le metriche dei risultati del progetto pilota.
Inoltre una trasformazione Agile è caratterizzata da alti livelli di incertezza sia in termini di cosa fare che di come farlo.
Non si potrà dunque fin da subito sapere come sarà la nostra organizzazione futura nel dettaglio e quale percorso intraprendere per raggiungere il nostro obiettivo.
In una trasformazione Agile è dunque necessario utilizzare un approccio empirico.
È importante anche sottolineare che la parola trasformazione potrebbe causare malintesi: infatti una trasformazione Agile non ha un punto di partenza e uno di arrivo.
Al contrario l’organizzazione, il proprio sistema operativo e organizzativo sono in costante cambiamento a causa dei continui cambiamenti nel nostro ambiente di business.
Viste queste premesse si può capire come l’approccio tradizionale ai progetti di trasformazione Agile non funzioni. Infatti è molto difficile che la trasformazione abbia successo semplicemente copiando e incollando un modello organizzativo, ad esempio Spotify. Questo approccio è uno degli errori più frequenti che vengono fatti in una trasformazione Agile.
Allora quali sono le linee guida che portano al successo di una trasformazione Agile?
Gli 8 passi
Una trasformazione Agile è sicuramente molto impattante per un'azienda e comporta molti cambiamenti organizzativi. Sebbene l’approccio top-down waterfall, in cui tutto è pianificato fin dall’inizio non funziona, non è necessario reinventare nuovamente la ruota per una trasformazione Agile. Alcune intuizioni del change management "tradizionale", come ad esempio gli “8 step fondamentali in un processo di cambiamento" di Kotter, possono fare da guida durante la trasformazione Agile.
Ecco qui di seguito gli 8 passi:
1. Creare un senso di urgenza
Pensando ai giorni nostri, il Covid-19 ha creato un senso di urgenza tale per cui cose che richiedevano anni per essere implementate, improvvisamente sono avvenute in pochi giorni, perché non c'era altro modo. Il senso di urgenza è fondamentale e se non viene percepito da tutti nell'organizzazione, è compito dei leader farlo percepire a tutti.
2. Costruire una coalizione di guida
Da un team di leadership allineato (compreso il Consiglio di amministrazione) a un team incaricato di guidare questo cambiamento, la coalizione di guida è fondamentale per la trasformazione Agile.
3. Formare una visione strategica e delle iniziative
In una trasformazione Agile è necessario avere ben chiara la visione strategica. Non si tratta solo del motivo per cui stiamo intraprendendo il percorso, ma anche di come lo faremo e di cosa vogliamo ottenere. Per esempio: Si tratta di accelerare il nostro time-to-market? Si tratta di creare un ambiente basato sull’innovazione distribuita? Si tratta di portare valore il più velocemente possibile al cliente finale?
4. Arruolare un esercito di volontari
Il cambiamento richiede un grande sforzo, per questo è importante partire da gente molto motivata, degli early adopters che affrontino fin da subito questo percorso con entusiasmo. Inoltre in Agile vige il principio della non coercizione perciò è bene metterlo in atto fin dal primo progetto pilota.
Lasciate che si auto-formi, si auto-organizzi, che sperimenti, per creare storie di successo iniziali e condividano tali storie e apprendimenti all'interno dell’organizzazione.
5. Abilitare l'azione rimuovendo gli ostacoli
Ogni progetto di trasformazione presenta degli ostacoli. È compito del team, con il supporto dell’Agile Coach, superare gli ostacoli o rendere trasparenti tali ostacoli con il fine di avere l’aiuto dei leader nel rimuoverli: ad esempio è necessario cambiare delle policy o ad esempio il team ha bisogno di collaborare con elementi esterni all’organizzazione.
6. Generare successi a breve termine
In un cambiamento che dura anni è fondamentale celebrare ogni conquista, apprendimento, storia di successo. In una trasformazione Agile è più importante che mai permettere ai team pilota di poter condividere le proprie esperienze sulla sperimentazione. Succede molto spesso che dipendenti che lavorano in modo tradizionale vedano i grandi risultati raggiunti dai team Agile e vogliano dunque mettersi anche loro in gioco.
7. Sostenere l’accelerazione
Purtroppo spesso molte organizzazioni dopo gli iniziali successi dell’implementazione, iniziano a rallentare con il cambiamento rischiando così di tornare alla condizione precedente. Di questo ne è consapevole l’Agile Coach che all’interno dei team e delle organizzazioni instaura tre ossessioni:
- quella per il cliente finale
- quella per la misurazione dei dati
- ed infine quella del miglioramento continuo.
Una trasformazione Agile di successo implica un cambiamento dopo l’altro spinti da queste tre ossessioni.
8. Instaurare il cambiamento o non smettere mai di cambiare
In linea con il passo precedente, una volta diffuso ampiamente Agile e una volta abituati al cambiamento costante è di fondamentale importanza interiorizzare a pieno la cultura del miglioramento continuo.
Conclusione
Dal paragrafo precedente possiamo riassumere che per il successo di una trasformazione Agile sono necessari:
- una buona comprensione degli obiettivi dell'organizzazione e la capacità di articolarli in una visione stimolante;
- l’impegno del board e del leadership team;
- un team volontario;
- una figura che dall’esterno possa aiutare i team e l’organizzazione a superare gli ostacoli e che instilli una ossessione del miglioramento continuo.
Noi come Agile School possiamo fornire questo supporto. Se stabilire la visione strategica e la volontà di cambiare non può che venire dall’interno, la consapevolezza, la diffusione e la sperimentazione di Agile invece può essere supportata dai nostri Agile Coach.