Il concetto della gestione visiva ha le sue radici nella metodologia Lean. In questo articolo, attraverseremo la storia e le origini del Visual Management System, esplorando la sua evoluzione, come questo sistema innovativo è stato sviluppato e come ha contribuito a migliorare la gestione dei processi aziendali.
Le radici nel Toyota Production System (TPS)
Per comprendere le origini del Visual Management System, dobbiamo fare un salto indietro negli anni '50, quando, ad opera di Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, viene sviluppato, in quasi trent’anni di lavoro, quello che ha preso il nome di Toyota Production System (TPS) e che é alla base di quello che gli americani avrebbero chiamato Lean production e delle sue evoluzioni.
La Toyota aveva l'obiettivo di ridurre gli sprechi e migliorare l'efficienza dei processi di produzione. Per ottenere questo compresero presto che erano necessarie alcune pratiche fondamentali: formare i lavoratori a svolgere più attività, farli lavorare in team, dotarli di un sistema di feedback loop (andon) che permettesse loro di fermare la produzione per risolvere il problema quando emergeva senza lasciare che il difetto prodotto arrivasse a valle, questo implicava che i manager dovevano essere presenti in stabilimento per aiutare i lavoratori a risolvere i problemi. Tutto questo non poteva essere gestito attraverso report che giungevano negli uffici dei manager e tantomeno da procedure scritte su manuali troppo lunghi da consultare. Occorreva creare un sistema semplice e visuale che desse indicazioni in tempo reale sul funzionamento del sistema a fornisse istruzioni su quello che doveva essere prodotto (kanban). L'adozione di un sistema di gestione visiva era pertanto fondamentale per raggiungere questi obiettivi.
Le prime forme di Visual Management System furono il kanban, i cartellini che indicavano da valle a monte che cosa dovesse essere prodotto e in quale quantità. Questi cartellini erano inseriti in un board che rendeva evidente il livello ottimale dei pezzi richiesti. Se il livello superava la fascia rossa, ovvero stava creando un collo di bottiglia questo indicava un problema che veniva inserito come nota in un’altra board di soluzione dei problemi. Un altro elemento del Visual Management System era l’andon costituito da una corda o da un pulsante rosso che permettevano all’operatore di fermare la macchina. Una volta tirato si accendeva una luce rossa e un suono di allarme sulla postazione dove era stato tirato l’andon per evidenziare che in quel punto vi era un problema che doveva essere risolto. Questo approccio era stato inventato da Sakichi Toyoda, che aveva fondato l’omonima industria tessile, e prendeva il nome di Jidoka, automazione con il tocco umano. L’invenzione consisteva in un ingegnoso meccanismo che fermava automaticamente la macchina tessile se il filo si fosse rotto. Questo permetteva ad un singolo operativo di gestire fino a 30 macchine al posto di prestare attenzione ad una sola per verificare che non avvenissero disfunzioni. Il suo compito era quello di risolvere il problema dove accadeva, riavviare la macchina e mettere in evidenza su una lavagna il problema.
Il Visual Management System consiste quindi in un approccio visivo al lavoro dove viene messo in evidenza il lavoro da fare, i problemi inerenti al lavoro, le performance, i costi relativi, i materiali difettosi, tutto con criteri chiari di misurazione grazie alle condizioni obiettivo e una segnaletica semplice: rosso non funziona, verde è all’interno dello standard stabilito. Il rosso mette immediatamente in evidenza il problema che il team affronterà per trovare una soluzione attraverso il ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act): ovvero pianificare un’azione migliorativa da sperimentare, sperimentarla, misurarne l’efficacia e se ha funzionato diffonderla all’intera organizzazione.
Sono seguiti altri strumenti che si rifanno a questo approccio come le 5S.
Il concetto delle 5S
Uno dei pilastri del Visual Management System è il concetto di 5S, che permette di migliorare gli standard di lavoro e quindi anche le performance operative. Nato in Toyota per l’eliminazione degli sprechi, ha l’obiettivo di eliminare tutto ciò che è superfluo per le attività svolte. Si utilizza principalmente nel caso della postazione di lavoro, come la propria scrivania, ma ha applicazioni anche più ampie. Questo metodo consiste nel seguire queste 5S:
- Seiri - separare o scartare ciò che non è funzionale nel flusso lavorativo e che crea disturbo e disordine.
- Seiton - riordinare o sistemare in modo efficiente strumenti, attrezzature, materiali utili per lavorare bene.
- Seiso - pulire o spazzare e quindi tenere in ordine costantemente.
- Seiketsu - standardizzare e quindi definire delle metodologie ripetitive per l’applicazione dei precedenti 3 passaggi in modo da renderli un’abitudine.
- Shitsuke - diffondere o sostenere questo modo di pensare a tutta l’organizzazione e per tutte le attività aziendali.
L'evoluzione verso il Visual Management System
Negli anni successivi, dalle 5S e da altri metodi di lavoro introdotti dal TPS, il concetto di gestione visiva si è ulteriormente sviluppato, dando vita al Visual Management System come lo conosciamo oggi. Le aziende hanno iniziato a sfruttare l'uso di grafici, diagrammi, indicatori di performance e altri strumenti visivi per comunicare informazioni chiave in modo rapido ed efficace. Il Visual Management System ha dimostrato di essere uno strumento indispensabile per migliorare la comunicazione interna, ridurre gli errori e ottimizzare i processi aziendali.
Il Visual Management System si basa sulla creazione di un ambiente di lavoro visuale, in cui le informazioni critiche sono rappresentate in modo chiaro e accessibile a tutti.
È uno strumento versatile poiché ha trovato applicazione in diverse industrie e settori, dimostrando i suoi benefici in vari contesti aziendali. Ad esempio, nel settore manifatturiero, il Visual Management System contribuisce a migliorare la produzione, riducendo i tempi di ciclo, ottimizzando gli spazi e riducendo gli sprechi. Nelle aziende di servizi, aiuta a migliorare la gestione delle attività, la comunicazione con i clienti e la pianificazione dei progetti.
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Il futuro della gestione visiva è digitale
Il Visual Management System ha rivoluzionato la gestione aziendale. Le sue origini nel sistema di produzione Toyota e l'evoluzione verso un sistema più completo hanno dimostrato il potenziale di miglioramento che può offrire alle aziende di tutti i settori lavorativi. Attraverso l'uso di elementi visivi, il Visual Management System ha contribuito a migliorare la comunicazione, l'organizzazione e l'efficienza dei processi aziendali.
La digitalizzazione porta con sé la necessità di avere uno strumento digitale che le aziende possono utilizzare per gestire i loro flussi collaborativi e per ottimizzare le riunioni regolari dei team distribuiti. Paradossalmente, la digitalizzazione è diventata un "must have" per il futuro del Visual Management System nel nostro nuovo mondo ibrido.
Ora la domanda per qualsiasi organizzazione grande o piccola è: quando adotteranno un sistema di Visual Management digitale e quale soluzione permetterà loro di digitalizzare il sistema abilitando una cultura collaborativa?
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